Guia sobre eSocial: tudo que você precisa saber sobre o assunto

Você sabia que eSocial nas empresas já está valendo? Essa é uma grande inovação que o Governo Federal trouxe para o mundo empresarial. Trata-se de um sistema que unificará todas as informações e geração de tributos trabalhistas.

Muitas pessoas podem enxergar o projeto como uma coisa ruim, considerando-o mais uma obrigação acessória a ser cumprida. Entretanto, isso não é bem assim. O eSocial nas empresas pode proporcionar alguns benefícios e vantagens.

Apresentaremos para você, neste artigo, um guia completo sobre essa inovadora obrigação, bem como os benefícios que ela pode proporcionar ao seu negócio. Confira! 

1. O que é o eSocial e quais são os seus objetivos?

O eSocial é um sistema que surgiu a partir das inovações trazidas pelo programa do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ele representou um grande avanço do fisco no controle tributário exercido nas empresas brasileiras.

Com o apogeu desse sistema, outros originados dele surgiram, tais como: ECD, ECF, entre outros. O eSocial é o “filho mais novo” dessa leva de obrigações. Ele veio para simplificar o processo de envio de informações trabalhistas entre as empesas.

Para os mais familiarizados com termos, o eSocial pode ser considerado como o SPED trabalhista. Ele será o responsável por enviar obrigações como: CAGED, SEFIP, entre outras, as quais ainda mencionaremos em outro tópico deste artigo.

Assim, o objetivo principal do eSocial é unificar as obrigações trabalhistas que já existem, tornando o trabalho dos profissionais que atuam nessa área da empresa mais ágil, bem como, fortalecendo os trabalhos de fiscalização por parte do Governo.

Contudo, você não precisa se desesperar. O processo de implantação do eSocial já começou, mas essa migração será feita de forma gradual. O procedimento ainda está em andamento e demorará mais alguns meses para se efetivar por completo.

A implantação deve ocorrer dessa forma para que os empresários e contadores tenham tempo de adequar suas empresas. O cronograma de implantação também será descrito em outro tópico deste mesmo artigo. 

2. Quais são os benefícios do eSocial?

Agora que você entendeu o que é o eSocial e quais são os seus objetivos, vamos listar alguns dos principais benefícios que esta nova obrigação acessória pode proporcionar. Muitas pessoas torcem o nariz quando presenciam o surgimento de uma obrigatoriedade. Entretanto, a maioria delas acaba gerando mais benefícios que problemas.

Um exemplo crasso dessa afirmação é a Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Quando ela surgiu, o mundo empresarial se assustou, afinal, diversas corporações precisaram atualizar seus sistemas ou adquirir softwares que realizassem a emissão do documento.

Mas, pense bem! Hoje em dia, alguns empresários saberiam viver sem as vantagens de enviar notas por e-mail, importar dados fiscais de arquivos XML ou realizar outro procedimento que só foi possível com a NF-e? Definitivamente não.

O eSocial seguirá a mesma linha. Em um primeiro momento muitos enxergarão obstáculos e dificuldades em sua aplicação. Entretanto, após a implantação completa, ele proporcionará benefícios como os que vamos elencar a partir de agora.

2.1. Melhor integração de dados dos colaboradores

Um dos primeiros benefícios que poderão ser identificados é a integração de dados dos seus funcionários. Todas essas informações estarão cadastradas na mesma base de dados do eSocial e dispensará a utilização de outros sistemas diferenciados.

Atualmente, as empresas utilizam um aplicativo para enviar uma informação x e outro para transmitir um dado y. Com o eSocial esse tipo de coisa deixará de acontecer, pois todas as obrigações serão realizadas na mesma plataforma utilizando uma base de dados única.

2.2. Controle de informações dos funcionários

Além disso, os dados dos funcionários como: data de admissão, limite para férias, vencimento de contratos, entre outros, passarão a ser integrados na plataforma do eSocial. Assim, você poderá ter controle de todas essas informações de forma mais fácil e ágil.

Isso implica afirmar que, se você precisar saber a data limite para conceder férias a um colaborador, basta pesquisar no sistema do eSocial que ela estará disponível.

2.3. Atendimento a todas as questões legais

Não dá para falar em questões trabalhistas sem mencionar a legislação. O nosso ordenamento jurídico é extremamente amplo e as Leis que regulamentam as normas entre o relacionamento entre empregado e empregador são bastante complexas.

As varas do trabalho estão frequentemente lotadas de funcionários que reclamam direitos trabalhistas que foram feridos, porém, muitos deles ocorrem por falta de conhecimento do empregador que, obviamente, se não for uma pessoa da área do direito, não deve conhecer todos os detalhes da lei trabalhista.

O empresário deve se preocupar com questões como: capital de giro, fluxo de caixa, a execução da sua atividade fim, bem como, o controle financeiro empresarial. Assim, ele deve deixar essas questões legais para serem resolvidas por quem tem conhecimento sobre elas.

O eSocial, portanto, surgiu para dirimir esse tipo de problema. Como as obrigações serão geradas por ele, dificilmente um empregador cometerá algum tipo de erro na hora de cumprir com elas. Isso porque, ele alimentará o sistema com os dados de cada colaborador e o próprio aplicativo fará o cálculo e o envio das obrigações acessórias.

Isso, sem dúvidas, servirá para reduzir o número de passivos trabalhistas que chegam na vara do trabalho, bem como, os transtornos que esse tipo de processo judicial causa para a empresa e o funcionário.

2.4. Facilidade na admissão e demissão de colaboradores

O eSocial acompanhará o funcionário em toda a sua jornada na empresa, isso inclui a admissão e a sua demissão. Os maiores problemas relacionados a área trabalhista de uma empresa estão ligados a essas duas ações, principalmente, a rescisão.

Como o eSocial fará o cálculo e os demais trâmites, ficará mais fácil para os colaboradores que atuam com essas questões, bem como, a sua contabilidade, realizar esse procedimento, tornando-o mais correto e evitando problemas na justiça.

2.5. Facilidade de utilização da plataforma

Por fim, um dos grandes benefícios que você poderá obter com o eSocial é a facilidade de utilização da plataforma. Os programas que algumas empresas utilizam e que serviram a elas durante muitos anos, como: SEFIP, CAGED, Conectividade Social, entre outros, apresentavam uma série de problemas de acesso.

Alguns exigiam programas específicos que, em sua grande maioria, ficaram para trás com o avanço da tecnologia. Em muitos casos, era necessário inserir aplicativos desatualizados para conseguir acessar ou enviar alguma informação trabalhista ao fisco.

Com o eSocial, esse problema simplesmente não existirá mais. O sistema foi desenvolvido com o que há de mais moderno e avançado, proporcionado ao usuário mais rapidez e facilidade de acesso em qualquer lugar que tenha internet à disposição.

3. Quais são as obrigações reunidas no eSocial?

Agora, chegamos a um ponto muito interessante da nossa leitura. Vamos mostrar para você quais são as principais obrigações que serão abrangidas pelo eSocial e, principalmente, aquelas que serão substituídas. Continue lendo!

3.1. GFIP

A GFIP é uma das obrigações que será descontinuada e passará a ser emitida exclusivamente por meio do eSocial. A Guia de Recolhimento do FTGTS e de Informações à Previdência Social será realizada inteiramente dentro do sistema.

O programa que realiza essa emissão é um dos que gera mais problemas para as empresas, portanto, espera-se que o eSocial torne o processo mais ágil e simples. Estima-se que até julho de 2019 a nova GFIP entre em operação dentro do novo sistema.

3.2. CAGED

CAGED é a sigla utilizada para designar o termo Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Ele serve, basicamente, para demonstrar as admissões e demissões de colaboradores que atuam sob o regime celetista, ou seja, que tem a sua CTPS assinada e são regidos pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).

Porém, diferentemente do GFIP que tem data prevista para deixar de existir, o CAGED ainda não tem um prazo definido. Entretanto, já sabemos que alguns eventos/registros do eSocial serão responsáveis pela substituição de informações até então enviadas por meio do CAGED.

3.3. RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), também deixará de existir com a implantação do eSocial. Essa é uma obrigação muito conhecida por profissionais de RH e contadores, principalmente, pelos grandes problemas que ela gera quando é enviada de forma equivocada ou incompleta.

Assim como o CAGED, a RAIS não tem um prazo definido para deixar de existir e dependerá de uma portaria do governo para que seja destituída e passe a ser realizada por meio do eSocial. Entretanto, sabemos que isso ocorrerá pois existem eventos no novo sistema que abrangem as informações da velha obrigação.

3.4. LRE

O Livro de Registro de Empregados (LRE) também deixará de existir com a implantação do eSocial para empresas.  A grande vantagem dessa alteração é para aquelas empresas que já utilizam um software de RH.

Alguns desses sistemas podem realizar a integração desses dados diretamente com a plataforma do eSocial, facilitando em muito o trabalho dos colaboradores desse setor que não precisarão incluir as informações manualmente no sistema.

3.5. CAT

Diferentemente de outras obrigações, o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) não deixará de existir a partir da implantação completa do eSocial. Ele, simplesmente, deverá ser transmitido por meio desse novo sistema.

3.6. CTPS

Os registros constantes da Carteira de Trabalho por Tempo de Serviço serão substituídos pelo eSocial, entretanto, essa alteração dependerá de uma portaria do Governo Federal e ainda não tem uma data definida para acontecer.

3.7. DIRF

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação acessória enviada ao fim do mês de fevereiro de cada ano. Ela serve para basear o Governo Federal na fiscalização das declarações de IR enviadas pelos brasileiros entre março e abril.

Os dados de recebimentos de vínculos trabalhistas contidos na DIRF são cruzados com a declaração de IR enviada pelo contribuinte. Por meio dessa troca de informações a Receita Federal sabe se a pessoa, efetivamente, declarou o que recebeu ao longo do ano anterior.

Atualmente, essa transmissão de informações é realizada por meio de um sistema específico. Porém, com a implantação do eSocial passará a ser enviada por meio do novo e moderno software. Entretanto, para que isso ocorra, será necessária a edição de uma Instrução Normativa por parte do Governo Federal.

3.8. Folha de pagamento

A folha de pagamento, assim como a GFIP, já tem uma data prevista para ser implantada no eSocial. Inclusive, para algumas empresas, ela já é obrigatória. Entretanto, é preciso saber de um detalhe importante.

A folha de pagamento será apenas transmitida por meio de eSocial, isso não significa que o empregador poderá deixar de emitir o contracheque ou holerite (como algumas pessoas chamam) aos seus colaboradores.

Ela ainda terá essa obrigação, entretanto, também deverá enviar a folha de pagamento do mês por meio de um dos registros constantes no sistema do eSocial.

Além dessas obrigações, que são mais complexas e demandam certo grau de conhecimento e utilização de recursos mais sofisticados, também teremos outras alterações simples em obrigações já conhecidas. Confira outras que deixarão de existir ou passarão a ser enviadas por meio do eSocial

  • Comunicado de Dispensa (CD);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Quadro Horário de Trabalho (QHT);

4. Como funciona o cronograma de implantação do eSocial?

Agora que você entendeu quais são as principais mudanças que o eSocial vai proporcionar no dia a dia das empresas, principalmente nos departamentos que lidam diretamente com os colaboradores, vamos mostrar o prazo de implantação dessas alterações, que foi dividido em quatro etapas.

Essa divisão foi necessária, pois o Governo Federal percebeu que algumas das mudanças são muito bruscas e podem prejudicar o perfeito funcionamento das empresas e, o que é pior, causar transtornos para os funcionários no momento de receber seus vencimentos. Acompanhe e veja quais são esses prazos, bem como, quando a sua empresa estará obrigada ao eSocial.

4.1. Primeira etapa

A primeira etapa é destinada às empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, ele ocorrerá dentro de algumas fases, conforme mencionaremos a seguir:

  • Fase 1: informações relativas às empresas, como, cadastro de empregador e tabelas. Essa fase venceu em janeiro de 2018;
  • Fase 2: envio de informações de vínculos com a empresa. Como admissões, afastamentos e desligamentos. Essa fase venceu em março do mesmo ano;
  • Fase 3: obrigatoriedade de envio da folha de pagamento a partir de maio de 2018;
  • Fase 4: substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias, obrigada a partir de agosto de 2018;
  • Fase 5: substituição da GFIP para recolhimento de FGTS, obrigatoriedade a partir de novembro de 2018;
  • Fase 6: obrigatória a partir de julho de 2019. Nessa última parte, deverão ser enviados os dados relacionados à saúde e segurança do trabalhador.

4.2. Segunda etapa

A segunda etapa etapa é destinada às empresas com faturamento anual inferior a R$ 78 milhões, ele ocorrerá dentro de algumas fases, conforme mencionaremos a seguir:

  • Fase 1: informações relativas às empresas, como, cadastro de empregador e tabelas. Essa fase venceu em 16 de julho de 2018;
  • Fase 2: envio de informações de vínculos com a empresa. Como admissões, afastamentos e desligamentos. Essa fase venceu em 10 de outubro de 2018;
  • Fase 3: obrigatoriedade de envio da folha de pagamento, a partir de 10 de janeiro de 2019;
  • Fase 4: substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias, obrigada a partir de abril de 2019;
  • Fase 5: substituição da GFIP para recolhimento de FGTS, obrigatoriedade a partir de abril de 2019;
  • Fase 6: obrigatória a partir de janeiro de 2020. Nessa última parte, deverão ser enviados os dados relacionados à saúde e segurança do trabalhador.

 

4.3. Terceira etapa

A terceira etapa é destinada às empresas privadas, incluindo aquelas no regime tributário do Simples Nacional, Microempreendedores Individuais (MEI) e pessoas físicas que têm funcionários devidamente registrados e que não são trabalhadores domésticos, tendo em vista que esses já têm a obrigatoriedade do eSocial.

  • Fase 1: será exigida a partir de 10 de janeiro de 2019 e deve conter apenas cadastros dos empregadores e tabelas;
  • Fase 2: as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações dos colaboradores e seus vínculos com a empresa, bem como, admissões, afastamentos e desligamentos. Ela será obrigatória a partir de 10 de abril de 2019.
  • Fase 3: começará em 10 de julho de 2019. Nessa fase será obrigatório o envio da folha de pagamento;
  • Fase 4: substituição da GFIP de contribuições previdenciárias. Obrigatória a partir de outubro de 2019;
  • Fase 5: substituição da GFIP para recolhimento do FGTS – obrigatória a partir de outubro de 2019;
  • Fase 6: obrigatória a partir de julho de 2020. Nessa última etapa, deverão ser enviados os dados relativos à saúde e segurança do trabalhador.

 

4.3. Quarta etapa

A quarta etapa ocorrerá apenas para os órgãos públicos, que também deverão se adaptar à essas mudanças. Ela ocorrerá em 6 fases, assim como nos exemplos anteriores e também terá as obrigações distribuídas entre elas.

  • Fase 1: será exigida a partir de 10 de janeiro de 2020 e deve conter apenas cadastros dos empregadores e tabelas;
  • Fase 2: Aguardando regulamentação da data;
  • Fase 3: Aguardando regulamentação da data;
  • Fase 4: Aguardando regulamentação da data;
  • Fase 5: Aguardando regulamentação da data;
  • Fase 6: obrigatória a partir de janeiro de 2021. Nessa última etapa, deverão ser enviados os dados relativos à saúde e segurança do trabalhador.

.Como você pode perceber, a obrigação do eSocial é algo grandioso e muito ousado. Sendo assim, o Governo Federal, em conjunto aos órgãos de fiscalização trabalhistas, resolveu dividir os grupos de empresas, bem como, as fases que cada um deve cumprir para chegar até a implantação final do processo.

5. Quais são os órgãos públicos integrados no sistema?

O eSocial é uma obrigação que envolverá o trabalho de vários setores e órgãos públicos existentes. Afinal, essas informações servirão para que esses entes possam fiscalizar a postura de cada empregador frente à legislação trabalhista e, principalmente, seus colaboradores.

Neste tópico, vamos mostrar quais são os principais órgãos públicos envolvidos e integrados no sistema, que receberão as informações que os empregados enviarão mensalmente a partir da implantação completa do projeto.

O principal órgão público que integrará o eSocial é o Ministério do Trabalho e Emprego. Ele receberá todas as informações sobre as demissões, admissões e anotações na carteira de trabalho. Outro órgão que receberá as informações do eSocial é o Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).

Afinal, ele é quem administra os recolhimentos e contribuições destinadas às contas dos colaboradores, que contará como acréscimo para as suas aposentadorias. A Caixa Econômica Federal (CEF) também terá uma grande participação o eSocial, assim como já recebe uma série de informações geradas a partir do velho sistema que ainda está em vigor para muitas empresas.

O IBGE também estará vinculado ao eSocial. Isso porque, ele utilizará os dados para realizar levantamentos sobre a empregabilidade no Brasil, bem como, o número de pessoas desempregadas em nosso país em determinado momento.

Com base nas informações geradas no sistema o Instituto analisará cenários e apresentará ao Governo Federal, órgão máximo ligado ao eSocial, os dados e informações que nortearão alguns programas nacionais para fomentar determinadas áreas que geram emprego e renda.

Por fim, também temos a Receita Federal. Na verdade, ela também está vinculada por meio do INSS, porém, ela também administrará alguns tributos e obrigações acessórias destinadas diretamente a ela, como o imposto de renda.

6. Quais são as principais mudanças provocadas pelo eSocial?

Em um primeiro momento, a principal mudança que o eSocial nas empresas proporcionará, causará certo desconforto e uma necessidade de alterações em sistemas e processos realizados em departamentos de recursos humanos.

Afinal, muitas ações que são realizadas atualmente, passarão a deixar de existir. Isso, certamente deverá alterar a forma como muitas pessoas realizam suas atividades diárias. Alguns colaboradores podem enxergar isso com maus olhos, o que pode causar uma queda no desempenho de alguns.

Isso é natural, o ser humano odeia fugir da rotina. Nós fomos criados para atuar seguindo padrões pré-estabelecidos. Sendo assim, quando algo foge de suas práticas normais, alguns tendem a rejeitar determinada mudança.

Porém, isso é temporário. Com o passar dos meses, assim que todos se acostumarem com as novidades, eles poderão enxergar o quanto o eSocial proporcionará vantagens para a empresa, facilitando o trabalho de todos e tornando o dia a dia mais agradável.

Além da agilidade a praticidade, você e seus colaboradores não sofrerão mais pelos problemas causados com a incompatibilidade de alguns sistemas com os modernos softwares existentes nos computadores de hoje em dia. Reduzindo, assim, o stress que acomete muitos colaboradores que atuam na área trabalhista.

Assim, você, enquanto gestor, terá mais tempo para dedicar-se à atividade principal do seu negócio, reservando um tempo maior para cuidar do planejamento financeiro e outras ações inerentes às tarefas de administrador.

Portanto, para que isso ocorra, também será necessário contar com a ajuda de uma contabilidade eficiente, que oriente e cumpra com as obrigações no prazo determinado e, principalmente, auxilie os seus colaboradores no preenchimento dos campos/eventos do eSocial.

Por fim, podemos concluir que o eSocial nas empresas é um grande desafio. Entretanto, se você se preparar para ele, não terá problemas na implantação e poderá, ao final, desfrutar de todas as vantagens que mencionamos.

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