Mulher mexendo no computador

O que é SPED e quais documentos fazem parte dele?

Afinal, você efetivamente sabe o que é SPED? Trata-se de uma obrigação acessória que está presente há muitos anos em nossa legislação fiscal, entretanto, apesar de muitos gestores virem cumprindo com ela, a maioria não sabe exatamente do que se trata.

No artigo de hoje, você entenderá, definitivamente, o que é essa obrigação, bem como, os documentos que a compõem. Então, acompanhe-nos nessa leitura e aprenda mais sobre o famoso SPED.

Afinal, o que é SPED?

SPED é a sigla utilizada para designar o termo Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se de um programa audacioso criado pela Receita Federal em 2007 que teve por objetivo principal unificar a forma em que as empresas prestam informações tributárias aos órgãos de fiscalização.

Esse sistema é capaz de carregar todas as notas fiscais de entrada e saída, bem como, créditos tributários e a própria apuração de impostos de uma empresa. Assim, os órgãos tributantes têm acesso a todas as informações fiscais de um negócio, aumentando o nível de fiscalização.

Basicamente, são obrigadas ao SPED todas as empresas, exceto as que são tributadas pelo Simples Nacional e o Microempreendedor Individual.

As subdivisões do SPED

Antes de prosseguirmos, é importante mencionar que, atualmente, o SPED se expandiu muito, inclusive, saindo do campo tributário e atingindo até o registro de demonstrações contábeis, realizado pelo SPED ECD e a transmissão da declaração do Imposto de Renda, por meio do SPED ECF.

Entretanto, no artigo de hoje, mencionaremos os formatos mais comuns e que têm mais recorrência nas empresas que é o SPED Fiscal, criado para transmitir a apuração do ICMS e IPI, bem como, o SPED Contribuições, destinado ao cálculo do PIS e da COFINS.

A criação do SPED no Brasil e os seus desafios

A criação da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), aproximadamente um ano antes, foi o pontapé inicial para que o Governo colocasse o audacioso projeto para rodar. Em um primeiro momento, a maior parte dos gestores e, até mesmo, profissionais da contabilidade, classificou o SPED como um problema ou um desafio muito grande ser superado.

Afinal, ele proporcionou aos órgãos de fiscalização tributária mais controle sobre as operações fiscais das empresas, consequentemente, tornando a penalização por erros e falhas mais severas. No entanto, com o passar dos anos, nós pudemos verificar que o SPED também trouxe alguns benefícios, sem os quais, a maioria das empresas não saberia sobreviver, mas isso será assunto para o nosso próximo tópico.

Quais são os benefícios do SPED?

Como mencionamos, contrariando a opinião de muitas pessoas, atualmente, o SPED foi o responsável pela criação de benefícios que os gestores, profissionais da contabilidade e colaboradores que atuam na área fiscal não dispensam. Neste tópico, mostraremos algumas dessas vantagens.

Redução de custos

Um dos principais benefícios foi a redução de custos, tendo em vista que, o SPED dispensa a impressão de livros e documentos fiscais. Afinal, tudo é resolvido na plataforma do sistema e enviado pela internet utilizando um certificado digital.

Redução de erros e falhas

Antes de enviar um arquivo do SPED o Programa Validador (PVA) faz uma análise crítica das informações e, caso encontre alguma inconsistência, ele indica e apresenta um relatório com os avisos e erros do arquivo. Entretanto, ele não é capaz de avaliar toda a apuração, portanto, essa função jamais substituirá a análise crítica e atenta de um colaborador.

Maior integração de dados

O SPED também proporcionou uma maior integração de dados entre sistemas. Isso porque, os desenvolvedores de softwares de gestão enxergaram nessa obrigação uma possibilidade de suas ferramentas serem capazes de ler o arquivo e importar todos os dados para sua base de dados.

Portanto, praticamente, acabamos com as intermináveis pilhas de papéis que precisavam ser lançadas manualmente no sistema. Com um arquivo do SPED é possível importar todas as notas fiscais de entrada e saída com apenas alguns cliques.

Quais são os documentos que fazem parte do SPED?

Agora que você entendeu mais sobre como funciona o SPED, vamos mostrar quais são os principais documentos ou partes que compõem essa obrigação acessória. O que mencionaremos neste tópico são dados ou informações essenciais para que o seu arquivo seja validado e possa ser enviado. Continue lendo!

Documentos do SPED Fiscal

O SPED Fiscal é o responsável por transmitir as informações fiscais da empresa, além disso, ele faz a apuração do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Assim, ele carrega os seguintes dados e informações:

  • livro de Entrada de notas fiscais;
  • livro de Saída de notas fiscais;
  • livro de Apuração do ICMS;
  • operações realizadas com cartão de crédito ou débito, se houver;
  • livro de Inventário;
  • livro de Produção e Estoque (o famoso bloco K do SPED Fiscal);
  • livro de apuração do ICMS com base no regime da Substituição Tributária;
  • livro de apuração do IPI;
  • produtos adquiridos diretamente com fornecedor agrícola.

Documentos do SPED Contribuições

O SPED Contribuições é a ramificação do projeto que trata da apuração e recolhimento do PIS e da COFINS, tributos federais que são administrados pela Receita. Os principais documentos dessa obrigação são:

  • relação de entrada e saída de notas fiscais;
  • livro de Apuração do PIS e COFINS.

Qual o papel da tecnologia no SPED?

Para finalizar este artigo, precisamos destacar a importância da tecnologia para o SPED. O PVA, apesar de carregar muitos avanços tecnológicos, é um sistema muito complexo de se trabalhar diretamente.

Portanto, é importante que você invista em automação de processos em sua empresa, assim, toda a movimentação é lançada manualmente no seu software e ele fará, automaticamente, todos os processos para que o sistema do SPED leia e valide esses dados.

Assim, além de garantir maior efetividade na transmissão dos seus arquivos, você também ganhará mais agilidade e praticidade na hora de cumprir com a sua obrigação tributária acessória.

Agora que você sabe o que é SPED e conhece as principais particularidades e documentos que o compõe, ficará mais fácil saber identificar esses elementos dentro do arquivo. Consequentemente, você terá mais controle sobre o cumprimento desse tipo de obrigação dentro de sua empresa.

Gostou do artigo de hoje? Ficou com alguma dúvida ou tem algo a contribuir com esse conhecimento? Então, deixe um comentário logo abaixo. Sua opinião é muito valiosa para nós.

Autor Contsimples Fransico

Francisco Melo Jr.

Contador especializado em micro e pequenas empresas com 20 anos de experiência.
Head de Contabilidade da ContSimples, dedica seu tempo a descomplicar a contabilidade e a escalar montanhas por aí.



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