Pequenas empresas necessitam manter boa organização financeira, para que não sejam surpreendidas com imprevistos e consigam manter a saúde monetária. Portanto, é essencial que saibam como organizar fluxo de caixa e também como mantê-lo, projetá-lo e analisá-lo.
Apesar de o fluxo ser uma ferramenta das mais simples para a gestão financeira, alguns passos têm de ser seguidos para que ele seja exato e útil ao gerenciamento e às tomadas de decisão.
Então, saiba como organizá-lo em 7 passos. Confira!
1. Entenda os regimes de caixa e de competência
É importante entender o que são esses regimes e como funcionam, porque não há como organizar fluxo de caixa sem a aplicação de ambos.
No regime de caixa, os registros são feitos apenas quando os valores de entradas e saídas são efetivados. É dessa forma que se mantém o fluxo presente e contínuo, nunca contando com dinheiro que ainda não entrou, nem registrando pagamentos ainda pendentes.
Já o regime de competência é baseado em fatos geradores — independentemente de os valores serem efetivados —, e modelo de registro do fluxo, projetado — mostraremos a seguir como fazer.
Por exemplo, pelo regime de competência, para as projeções, o recebimento do mês seguinte é lançado na projeção antes de o pagamento ser efetivado pelo seu fato gerador — um contrato de prestação de serviços de 12 meses, por exemplo — já existir e estar ativo.
2. Classifique receitas e despesas
Havendo mais de uma fonte de recebimentos, como normalmente há de gastos, é interessante classificá-las para que sempre se saiba exatamente quais as origens e os destinos dos valores.
Além de ajudar na organização do fluxo, essa prática ajuda o empreendedor a não se perder em meio aos elementos da movimentação financeira. Por exemplo, torna mais fácil saber de quais fontes a maioria do faturamento vem, bem como ajuda no entendimento dos gastos e na avaliação deles.
3. Defina saldos e ponto de partida
Um saldo de ponto de partida exato precisa ser estabelecido para que a manutenção do caixa não tenha erros futuros.
Então, é preciso chegar ao número que existe como disponibilidade no momento e aplicá-lo como saldo inicial. A partir disso, conforme recebimentos e pagamentos vão sendo efetuados, basta lançá-los para que o saldo vá sendo ajustado com as movimentações.
Do contrário, se o saldo inicial for zero e depois os lançamentos forem acontecendo, a disponibilidade existente sempre será a diferença entre o saldo do fluxo e o real saldo do negócio. Ou seja, continuamente o resultado estará errado.
4. Registre as movimentações com exatidão
A exatidão é fundamental para manter a organização do fluxo sem que haja esquecimentos ou erros nos registros.
Logo, é preciso diariamente atualizá-lo com as saídas e entradas que ocorrem, de preferência em tempo real. Não sendo possível manter tal acompanhamento, pelo menos uma vez diariamente as ocorrências do dia precisam ser lançadas, para evitar o esquecimento e a possível perda de comprovantes que dão base ao caixa.
Também deve-se evitar ignorar pequenos valores gastos, pois eles somados podem representar uma boa quantia depois de certo tempo, tornando o saldo defasado de maneira teoricamente inexplicável na visualização do caixa.
5. Analise os resultados por período
Além do saldo de cada período, seja semanal ou mensal, é preciso também avaliar os saldos individuais das despesas e receitas classificadas anteriormente.
Isso ajuda o empreendedor a identificar saídas que podem ser reduzidas ou eliminadas e não continuar arcando com elas e desperdiçando dinheiro.
No caso de saldo positivo baixo, outro possível resultado, pode-se estudar a possibilidade de adiantar recebíveis com o banco, no caso da emissão de boletos, ou diretamente com clientes, oferecendo pequenos descontos no pagamento antecipado.
Outra opção para o cenário negativo é a tomada de empréstimo, mas ela exige cuidados e negociação para pagar os menores juros. Um dos cuidados é em relação ao fluxo de caixa projetado, que vamos abordar mais à frente. Caso ele demonstre que, futuramente, o saldo será positivo e suficiente para pagar o crédito, a opção é viável.
6. Projete o fluxo de caixa
As projeções servem para que se possa prever da maneira mais aproximada possível como estará a situação financeira mais adiante. Para isso, é preciso elencar as despesas com valores fixos e variáveis e os recebíveis nos próximos meses, em seus dias de efetivação exata ou aproximadamente, para depois calcular o saldo do período futuro.
Para despesas de valor fixo, como internet e software para prestação de serviço digital, os valores são conhecidos e basta lançá-los na projeção. Já os de custo variável, como conta de energia elétrica, podem ter os meses mais recentes como base para registro.
Em relação aos recebíveis, têm de ser lançados conforme o que já se tem acordado com os clientes, como valores futuros previstos em contratos de prestação de serviços.
7. Analise os resultados do fluxo projetado
O fluxo projetado tem de ser usado para sua finalidade. Então, é preciso, após os lançamentos, calcular o saldo para saber se será positivo ou se o próximo período reserva dificuldades financeiras.
Dessa forma, o empreendedor pode preparar-se antes para não ser pego de surpresa, especialmente se o resultado das projeções indicar cenário negativo.
Também, mesmo que o cenário seja positivo, a avaliação das projeções deve servir aos mesmos propósitos do fluxo presente, como avaliar as despesas lançadas e estudar possibilidades de reduzi-las ou eliminá-las sem afetar a qualidade dos serviços prestados.
Já olhando pelo lado do crescimento, os saldos positivos futuros podem ser analisados para ver se o tamanho das sobras permite investimentos. Caso as ferramentas desejadas ou estratégias caibam no saldo positivo, sem que todo o lucro seja tomado e a saúde financeira corra riscos, o planejamento para isso pode começar com antecedência.
Com esses 7 passos, você já sabe como organizar fluxo de caixa para seu negócio e não se perder nas movimentações e nos saldos, podendo contar com a ferramenta para tomar decisões no presente e para o futuro.
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