As atividades contábeis dentro de uma empresa são variadas, elas envolvem diversos processos e, na maioria das vezes, são muito complexas, gerando diversos erros caso não sejam realizadas corretamente. Por esse motivo, saber como fazer contabilidade de um negócio é essencial.
Como essas falhas podem ocasionar muitas dores de cabeça, além de afetar negativamente os resultados, prejudicando o sucesso da instituição, é preciso ter um cuidado especial nessa área e buscar soluções efetivas.
Pelo fato de ser muito importante que você saiba quais são os problemas mais comuns que acontecem na contabilidade e como resolvê-los, elaboramos este texto. Acompanhe!
Problemas na emissão de notas fiscais
O preenchimento correto dos campos é primordial para a emissão da nota fiscal eletrônica. Mas é muito comum encontrar alguns erros nelas, principalmente quando o responsável pela emissão não tem muito conhecimento ou não sabe como realizar essa atividade com perfeição.
Esse tipo de falha pode fazer com que a empresa pague impostos indevidos ou seja penalizada com multas, devido aos erros relativos ao preenchimento.
Por esse motivo, uma boa ideia é contar com a automatização dos processos de emissão de notas. Isso pode ser realizado por meio de um software de gestão contábil adequado às necessidades apresentadas por esse procedimento.
Descarte de recibos
Jogar os recibos fora pode se tornar um grande problema, uma vez que os órgãos fiscalizadores podem solicitar esses documentos como prova de demonstrativos financeiros. Caso eles não sejam apresentados, a fiscalização pode entender as entradas como deduções inválidas, resultando em alterações nos valores dos impostos. Quando isso acontece, existe uma grande possibilidade de você ser penalizado por isso.
Portanto, é muito importante que os recibos sejam guardados pelo prazo mínimo de 5 anos. Eles podem ser digitalizados e armazenados em arquivo próprio do computador, xerocados e guardados em pastas, dentre outros. Dessa forma, você terá muito mais segurança ao deduzir e declarar os impostos da sua empresa.
Falta de organização
A desorganização é um dos principais motivos dos erros de contabilidade. Ela pode causar descumprimento de leis trabalhistas e fiscais, pagamentos atrasados ou em duplicidade, omissão de lançamentos etc., causando sérios problemas no negócio.
Por essas razões, é essencial que todos os arquivos estejam sempre organizados, independentemente do que seja. Tudo que a empresa declara deve ter uma comprovação e uma cópia guardada.
Você pode fazer isso por meio do armazenamento em nuvem, que evita o acúmulo de papéis e simplifica o procedimento de busca pelos documentos quando necessário. Também é importante que o gestor defina uma data para atualizar os registros e organizar o setor fiscal e, assim, evitar possíveis problemas burocráticos que podem trazer penalidades para a instituição.
Planejamento apenas no curto prazo
Pensar apenas no curto prazo e se esquecer do futuro também é um grande problema, o qual deve ser analisado quando você busca alternativas de como fazer contabilidade eficaz.
É extremamente importante prever o desenvolvimento no futuro e identificar os riscos financeiros resultantes de tomadas de decisões ou resultados atuais.
A solução é planejar o que está por vir, considerando várias questões, como necessidade de ter uma boa equipe de contabilidade, os problemas contábeis que podem ocorrer ao longo prazo, possibilidade de expansão da empresa, dentre outros.
Atrasos de pagamentos
O pagamento de salários, tributos, fornecedores etc., é algo que nunca pode ser esquecido. Esses atrasos podem gerar várias complicações, como o acúmulo de dívidas e o descontrole financeiro do negócio.
Além disso, alguns tipos de atrasos podem sair mais caros do que se você fazer o pagamento de juros dos impostos em atraso, devido ao pagamento de multas.
Por isso, adotar um sistema contábil que seja capaz de integrar os lançamentos de folha de pagamentos, escrituração fiscal e controle patrimonial, pode ser uma boa sugestão.
Pode ser criado também uma agenda tributária e de pagamentos internos, unindo as obrigações fixas e mensais, como a folha de pagamentos dos funcionários, impostos, entrega de declarações e suas datas de vencimento.
Erros de cálculos
Errar os cálculos é algo que pode acontecer com qualquer um. Contudo, o que acontece em muitos casos é que quem realiza essa tarefa é o próprio gestor e isso não é o mais correto, uma vez que o ideal é que essa função seja exercida por um profissional qualificado e que entenda do assunto.
Quando um erro desse acontece e o responsável foi uma pessoa despreparada, para resolvê-lo a empresa gastará muito mais dinheiro, devido à necessidade de contratar um profissional capacitado de última hora.
Devido a isso, o correto é contar com uma equipe especializada, preferencialmente um escritório contábil, para auxiliar e orientar a empresa nesse processo. Além do mais, esse tipo de ajuda vai possibilitar a desburocratização dos procedimentos e aumentar a eficácia deles.
Dessa forma, você poderá concentrar seu tempo em atividades mais específicas e ter um gerenciamento profissionalizado do negócio.
Acúmulo de tarefas
Esse também é um problema muito comum, principalmente nas pequenas empresas, devido ao número reduzido de funcionários e alta quantidade de tarefas a serem realizadas. Apesar de não parecer um grande problema de início, ele pode trazer consequências que vão interferir no andamento de todo o negócio.
Além disso, esse tipo de problema pode gerar tomadas de decisões erradas pela falta de tempo de fazer a gestão e análise minuciosa dos dados da empresa.
Para resolver esse problema, uma boa dica é elaborar um planejamento da sua rotina diária, separando as tarefas por importância, grau de dificuldade e prazos para a entrega. Você também pode utilizar ferramentas com calendários que notifiquem quando algum prazo está se aproximando.
Dessa forma, será possível controlar as suas atividades, não deixar de fazê-las e evitar perder um prazo importante.
Conseguiu perceber por que é importante entender quais são os maiores problemas, e como fazer contabilidade estratégica pautada em soluções pode ser um grande diferencial para o sucesso do seu negócio? Além disso, contar com uma boa equipe de contabilidade vai ajudá-lo a evitar esses impasses e oferecer resultados positivos.
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