documentos fiscais de uma empresa

Aprenda como organizar documentos fiscais de uma empresa

A boa gestão de um negócio está relacionada a diversas práticas empresariais, que somadas, garantem o crescimento e sucesso do empreendimento. Entre elas, uma das mais importantes diz respeito ao departamento contábil, que é responsável pelo correto cumprimento das obrigações fiscais. A primeira regra para atingir a eficiência nesse setor é a correta organização dos documentos fiscais de uma empresa.

É importante ter em mente que a gestão de um negócio, seja ele grande ou pequeno, deve partir sempre de práticas que visem a organização, já que está é a melhor forma de garantir um bom planejamento e a adoção de estratégias que garantam o crescimento da sociedade empresária.

Neste artigo, você descobrirá como manter sua contabilidade em dia, organizando corretamente os documentos e estando sempre preparado para apresentar informações ao Fisco ou, até mesmo, consultar com rapidez e facilidade as notas fiscais e os livros de registro, quando for necessário. Confira!

Escolha um local exclusivo para os documentos fiscais

O primeiro passo para começar a organizar os seus documentos fiscais, é definir um local onde serão armazenados todos esses dados. A estratégia vai depender do tamanho do seu negócio e do fluxo de documentos emitidos mensalmente.

Para microempreendedores individuais e empresas de pequeno porte, uma simples gaveta e algumas pastas já podem ser suficientes. Mesmo que o volume seja pequeno, é imprescindível que você defina um local exclusivo para armazenar essa documentação. Dessa maneira, fica mais fácil saber onde encontrar documentos e garantir que nenhuma informação vá se perder.

Empresas de maior porte precisam prestar ainda mais atenção na importância de possuir um local apropriado e exclusivo para o arquivamento de documentos fiscais. Pode ser um armário ou até mesmo uma pequena sala reservada para o armazenamento de tais informações.

O importante é definir um local, o que facilita a consulta e busca de informações sempre que se fizer necessário.

Categorize os documentos por tipo

Entre as diversas metodologias de organização, a categorização de documentos é muito útil na prática de sistematização de dados.

Entre os documentos fiscais comuns em uma empresa, podemos destacar o Livro de Registro do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (LRISS), as Notas Fiscais de prestação de serviços série A, série B, série C, Nota Fiscal de fatura de Serviços, Carnês de pagamento, Cupons Fiscais, Recibos de Retenção na Fonte (RF), Declarações Mensais de Serviços (DMS) e Autorizações para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF). A grande quantidade de documentos de origem e forma distinta, ensejam a necessidade de criar categorias que facilitem a busca por algumas informações.

Dessa forma, a dica da ContSimples é que o empreendedor procure descobrir qual maneira de categorizar que vai funcionar melhor para o seu negócio. Algumas opções muito utilizadas são:

  • categorizar por data;
  • categorização por tipo de documento;
  • categorização por cliente.

A organização dos documentos pode ser distinta. Por isso, quando for definir a organização dos documentos da sua empresa, tenha em mente o volume de papéis que serão armazenados e qual prática se adaptará melhor a sua demanda de emissão e a sua necessidade de consulta.

Estabeleça rotinas e práticas de arquivamento

Se você tem uma demanda baixa de documentos fiscais, é possível definir pequenas práticas diárias de organização e armazenamento desses documentos. Isso vai ajudar na sua rotina de trabalho e facilitar no momento de consultar informações.

Contudo, se você tem uma empresa maior, com uma demanda mais alta de documentos fiscais, é muito importante adotar práticas específicas de organização e arquivamento. Normalmente, organizações mais extensas possuem equipes de profissionais que trabalham no setor contábil exclusivamente voltados para a emissão de notas dessa natureza. Por isso, é essencial que toda a equipe esteja alinhada e adote os mesmos costumes, envolvendo o manejo desses importantíssimos documentos.

O gestor deve ficar atento e auxiliar nas rotinas desses profissionais, garantindo que as práticas sejam ajustadas e todos trabalhem com o mesmo objetivo.

Dica: a definição de práticas a serem adotadas por todos os colaboradores é uma estratégia altamente eficaz, e que pode ser utilizada em diversos setores do seu negócio.

Aloque um profissional responsável pela organização dos documentos fiscais

Se você conta com uma equipe de trabalho, é importante escolher um profissional responsável pela organização dos documentos fiscais. Dessa forma, fica mais fácil gerir o trabalho e manter todos os papéis em seu devido lugar, evitando desorganizações e prejuízos.

O ideal é que esse profissional tenha um conhecimento básico em contabilidade, de maneira que possua familiaridade com os documentos manuseados e arquivados na sua prática de trabalho.

Estabeleça rotinas específicas para organização de notas fiscais

As notas fiscais representam o maior volume de documentos fiscais emitidos em uma empresa. Por isso é importante dedicar uma atenção extra na organização delas.

A dica da ConSimples é que você organize as notas desse tipo em pastas por data. Podem ser pastas diárias, semanais ou mensais, a escolha dependerá da demanda de notas emitidas. Você pode, também, criar subpastas divididas por produto ou cliente. Essa prática facilitará muito na hora de procurar arquivos importantes.

A tecnologia como aliada na organização de documentos fiscais de uma empresa

Quando se fala em organização e armazenamento, é muito importante ter em mente a facilidade trazida pela tecnologia. Hoje, por exemplo, é possível contar com assessoria e contabilidade online, recursos que vieram para melhorar o otimizar a prática de diversos empreendedores que trabalham remotamente ou que defendem novas formas de trabalho.

Essa mudança tecnológica impacta também na organização de documentos fiscais. O empreendedor tem hoje a possibilidade de armazenar todos os seus documentos fiscais na nuvem, garantindo não só a localização rápida das informações, como também a segurança da documentação — já que esse tipo de armazenamento é blindado contra riscos de extravio, por exemplo.

Agora que você já conhece algumas dicas de práticas para organização de documentos fiscais de uma empresa, compartilhe, no campo de comentários, a sua opinião, experiência e dicas sobre a rotina adotada no seu negócio. Ajude outros empreendedores na tarefa de manter a segurança, eficiência e eficácia das práticas de organização contábil.


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