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O advento da internet trouxe inovações para diversas áreas de atuação, e o setor contábil não é uma exceção a essa regra. Fazendo uso da tecnologia ao seu favor, a contabilidade na era digital é capaz de prestar um serviço muito mais ágil e eficiente para seus clientes.

Isso ocorre porque diferentemente dos profissionais tradicionais, os contadores mais atualizados estão inteirados a respeito dos benefícios auferidos pela tecnologia e têm o conhecimento necessário para tirar proveito deles.

O resultado desse esforço contínuo na busca por atualizações é um serviço mais rápido, seguro e eficiente. Uma vez que essa qualidade se apresenta como uma verdadeira vantagem competitiva, empresas que não contarem com ela tendem a ficar para trás.

Gostaria de entender porque é tão importante contar com serviços mais modernos? Continue a leitura e descubra os riscos de não atualizar a contabilidade de sua empresa para a era digital.

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Gestão ineficaz de documentos e informações

Você é capaz de se imaginar cumprindo tarefas importantes, como procurar fornecedores, sem fazer uso de ferramentas tecnológicas? Pense em como seria complexo pesquisar diversos fornecedores em uma lista telefônica e ligar para cada um deles e pedir um orçamento.

Embora esse procedimento fosse padrão alguns anos atrás, era lento e ineficaz. O mesmo se aplica à contabilidade mais tradicional, ainda muito presa a processos manuais, que demandam uma grande quantidade de tempo.

A contabilidade na era digital, por meio da automação de tarefas simples, permite que o contador dedique atenção a pontos mais relevantes. Tal comodidade torna o serviço mais rápido e ainda abre espaço para que o profissional tenha insights importantes sobre a situação contábil da empresa.

Outro ponto fundamental é que, por meio da integração de sistemas, o contator pode ter acesso, em tempo real, aos arquivos e documentos que precisa. Essa funcionalidade torna o serviço mais ágil e reduz os custos de tempo e dinheiro com o deslocamento entre a empresa e o escritório.

Atendimento ineficiente

Não foram poucas as vezes que precisamos entrar em contato com o prestador de algum serviço e nos vimos forçados a esperar um longo período pelo atendimento. É provável que você consiga se lembrar de muitas situações em que perdeu tempo em um call center, tentando resolver algum problema.

Escritórios de contabilidade mais tradicionalistas, que não fazem um uso efetivo da tecnologia, tendem a apresentar condições de atendimento ainda mais complicadas. Isso porque, boa parte das vezes, eles nem mesmo contam com um call center.

Caso sua empresa passe por uma emergência, ter apenas um e-mail e um número de whatsapp pode não ser o bastante, de modo que, talvez, contatar o profissional leve um longo tempo que seu negócio não pode esperar.

Escritórios que trabalham com a contabilidade digital tem uma forte presença na internet e oferecem diversos meios de contato — meios esses que vão desde um chatbot (para dúvidas e problemas simples) até o atendimento personalizado prestado por um colaborador profissional.

Isso, é claro, sem deixar de lado o atendimento por e-mail, telefone e whatsapp, que se apresentam como uma importante ferramenta de comunicação tecnológica, mas que não podem ser as únicas usadas pelo escritório.

Em uma situação de emergência, contar com esses canais de comunicação fará uma enorme diferença para sua empresa.

Menos segurança

Quando comparamos o trabalho feito por um humano ao desenvolvido por um software, é óbvio que o feito por um humano está mais sujeito ao erro. Isso ocorre porque, ainda que a pessoa coloque empenho e atenção em sua tarefa, está aberta a cometer falhas que um sistema eficiente não cometeria.

Escritórios de contabilidade que não fazem um uso adequado da tecnologia podem deixar passar pequenos erros e divergências que, no fim, causam resultados negativos à empresa.

Contadores que aderiram à contabilidade na era digital, via de regra, costumam trabalhar com sistemas modernos, que permitem a integração entre o escritório e a empresa.

Esses sistemas também contam com elevado índice de segurança, o que reduz, de modo significativo, o risco de que dados sejam vazados ou perdidos.

A disponibilidade de registrar informações em nuvem, em servidores especializados na tutela de dados, permite que a contabilidade da empresa seja acessada em qualquer lugar do mundo, tanto pelo empresário quanto pelo contador.

Tempo mal aproveitado

Quando a empresa contrata um colaborador, ela está comprando seu tempo, para que esse seja dedicado a alguma função que a beneficie. Levando esse fato em consideração, é óbvio que gestores e empresários desejam que o tempo de seus colaboradores seja usado do modo mais produtivo possível.

A grande questão é que, quando o escritório de contabilidade não trabalha com os recursos digitais, sempre é necessário que a empresa aloque um funcionário — ou toda uma equipe — para fazer a conexão com o contador.

Mesmo que essa função não seja integral e que, em outros momentos, o colaborador se dedique a tarefas diferentes, é inegável que seu tempo seria melhor utilizado se fosse totalmente voltado a atividades produtivas.

A integração de sistemas (uma das ferramentas utilizadas pela contabilidade na era digital) permite que o contador tenha acesso, em tempo real, a todos os documentos que precisa. Isso sem a necessidade de que algum colaborador direto da empresa participe do processo.

Gestão ineficiente de clientes

Quando a empresa está iniciando as suas operações e conta com um número menor de clientes, o número de recibos e notas fiscais que devem ser emitidos também é menor. É óbvio, porém, que conforme a empresa cresce e conquista novos clientes, esse número aumenta drasticamente.

Um contador que não faz uso das ferramentas que tornam o trabalho mais ágil e eficiente, pode encontrar dificuldade em gerir essa nova demanda, de modo que os documentos não sejam elaborados no ritmo desejado pela empresa.

Em uma situação como essa, diversos erros podem ocorrer,  inclusive o descontentamento de clientes que, frente a problemas com suas compras, podem avaliar a sua contabilidade de um modo negativo.

Nos tempos em que vivemos, todos os serviços estão se atualizando e fazendo uso da tecnologia para elevar o seu nível de eficiência. A contabilidade está passando pelo mesmo processo e tem aderido a uma série de ferramentas que a tornam ainda mais rápida e precisa.

A questão é que, como foi dito, trabalhar com contabilidade digital é ir muito além de ter um site e receber arquivos por e-mail. É necessário que o escritório forneça uma plataforma e funcionalidades que, de fato, utilizem a tecnologia a favor de seus clientes.

Você gostaria de ter acesso à verdadeira contabilidade na era digital? Conheça a ContSimples e descubra um serviço de contabilidade digital realmente alinhado às necessidades de sua empresa!

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