Apesar de existir há décadas no Brasil e no mundo, a gestão contábil ainda é um assunto que parece um pouco distante dos empresários brasileiros. Por mais que esteja presente em tudo o que ocorre em uma empresa, ainda existem aqueles que a veem como um mal necessário ou apenas uma obrigação imposta pelo governo.
Entretanto, é um processo que pode proporcionar benefícios incalculáveis a uma empresa, tanto na parte gerencial quanto financeira. Pensando na importância que ela tem, resolvemos escrever este artigo.
Nele vamos apresentar um guia completo contendo exatamente tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Acompanhe!
O que é gestão contábil?
A contabilidade é uma ferramenta que tem como objetivo principal reunir informações patrimoniais e financeiras para elaborar peças contendo dados e informações para a gestão da empresa, que, por sua vez, utiliza tais relatórios para tomar decisões importantes no âmbito da companhia.
É, portanto, o mecanismo que reúne todos os dados, tanto aqueles que são fornecidos pelo empresário quanto os que são tratados pelo contador, que posteriormente os traduz em informação útil.
Por meio da gestão contábil um empresário poderá se beneficiar de todos os serviços que a área pode oferecer, desde o cálculo de guias de tributos, questões trabalhistas, cumprimento de obrigações acessórias até o principal, a emissão de relatórios.
Dessa forma, torna-se uma ferramenta imprescindível nas empresas e o gestor que souber aproveitar o que ela tem de melhor para oferecer pode levar o seu negócio a um nível de gestão e controle inimaginável.
Por que a gestão contábil é importante?
Como mencionamos, a contabilidade é uma ferramenta que vai muito além de simplesmente gerar guias de tributos. Entretanto, essa é uma função de extrema importância para uma empresa.
Afinal, as questões tributárias, quando não atendidas da forma correta, podem gerar problemas como bloqueios de certidões, multas, impedimento de emissão de notas fiscais, entre outros.
Ou seja, a gestão contábil auxiliará o administrador da empresa no cumprimento das suas obrigações tributárias de modo que ele execute suas atividades sempre dentro do que é exigido pela legislação. Além disso, a contabilidade da sua empresa também orientará quando algum procedimento estiver sendo realizado de forma incorreta, impactando diretamente no cálculo dos tributos.
Legislação fiscal
A legislação fiscal brasileira é muito ampla e, como se isso já não fosse suficiente, muda com uma frequência assustadora. Dessa forma, é de extrema importância poder contar com uma gestão contábil eficiente, que acompanhe de perto todos os seus processos e possa avaliar o que pode ser feito para reduzir os tributos de forma legal, assim como evitar erros que possam gerar problemas com órgãos tributantes.
Também não podemos deixar de mencionar as obrigações acessórias. O Brasil, além de ter uma legislação fiscal complexa, também é o campeão mundial das burocracias tributárias. Ou seja, além de pagar os impostos, a empresa também deve demonstrar uma série de informações ao fisco.
Nos últimos anos, esses demonstrativos e declarações modernizaram muito e, com o auxílio de supercomputadores, a Receita Federal e as fazendas estaduais e municipais estão mais criteriosas e exigindo maior clareza na prestação de informações.
Com isso, foi criado o programa chamado de Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que a cada ano vem dominando as empresas, reunindo diversos tipos de informações, desde fiscais até trabalhistas.
Isso fez com que a gestão contábil se tornasse ainda mais importante. É impossível para um gestor, além de exercer suas funções principais, ainda dominar todas essas ferramentas e prestar informações claras, corretas e precisas para os órgãos tributantes sem o auxílio de um contador.
Mercado em geral
Também devemos destacar a grande importância que a gestão contábil tem perante o mercado em geral, principalmente com relação a bancos, instituições financeiras e credores diversos.
Com o crescimento da contabilidade e a grande importância que ela vem adquirindo, essas empresas passaram a ser mais criteriosas na hora de ceder crédito, analisando com mais cuidado as demonstrações contábeis de um negócio e, comumente, negando crédito para empresas que não têm uma gestão contábil bem elaborada.
Administração empresarial
Por fim, não podemos deixar de destacar a importância que a contabilidade tem para a administração da empresa. Como mencionamos, ela fornecerá as informações que os gestores precisam para tomar decisões importantes.
Por exemplo, o seu contador pode te auxiliar na hora de fazer um empréstimo bancário, mostrando as opções mais vantajosas no mercado ou, ainda, mostrando possibilidades de reduzir tributos dentro da lei.
Enfim, são inúmeros os benefícios que a gestão contábil pode proporcionar para a administração da empresa, tornando o dia a dia mais produtivo, evitando trabalhos desnecessários e economizando dinheiro.
Quais os principais erros contábeis nas empresas?
Como mencionamos, a gestão contábil, apesar de estar presente na vida das empresas há muitas décadas, ainda é algo que parece distante da realidade de alguns empresários. Com isso, é inevitável que erros aconteçam — alguns são simples de serem solucionados, outros que podem custar a vida do seu empreendimento.
Neste tópico vamos listar os principais erros contábeis que ocorrem dentro da empresa, bem como o que pode ser feito para solucioná-los. Acompanhe!
Omissão de informações
Um dos erros muito comuns em empresas, independentemente do tamanho, é a omissão de informações. Muitas organizações, visando a não geração de tributos para o negócio, acabam evitando o fornecimento de dados de receitas auferidas.
Algumas, inclusive, fazem isso inconscientemente, talvez por desconhecimento da Lei ou por simples e mero esquecimento. Mas o fato é que, com as tecnologias das quais o fisco dispõe atualmente, é praticamente impossível esconder uma receita.
O que ocorre nesses casos é uma autuação de um órgão tributante cobrando o imposto que deveria ser pago sobre o total da receita real — e o pior é que esse valor já é acrescido de juros e multas.
Além da omissão de informações sobre a receita, também existem outros tipos que prejudicam em muito o trabalho da gestão contábil. A falta de envio de notas fiscais, contratos, duplicatas, entre outros documentos, atrapalha o fechamento das demonstrações contábeis e a geração dos relatórios para a administração.
Com isso, a gestão da empresa terá em mãos informações imprecisas ou mesmo incorretas, correndo o risco de tomar decisões com base nelas e cometer erros que podem prejudicar seriamente a administração de uma empresa.
Portanto, para solucionar esse problema, você precisa entender que o seu contador é o maior parceiro do seu negócio. Ele precisa saber de tudo o que ocorre no âmbito da empresa. Assim, ao final de cada mês você precisa reunir todas as informações do seu negócio, bem como os acontecimentos que geraram algum impacto financeiro ou patrimonial.
Dessa forma, o seu contador poderá realizar as operações que lhe são obrigadas e fornecer as informações precisas para que você, enquanto gestor ou administrador de um negócio, possa ter ideias e tomar decisões.
Escolha de um regime de tributação inadequado
O regime tributário ou modalidade de tributação é um conceito que interfere diretamente na apuração tributária de uma empresa. Atualmente, os mais utilizados são o Lucro Real, Presumido e Simples Nacional.
Cada um tem características bastante singulares e são aplicados em empresas com situações específicas. O que pode ser excelente para uma, pode simplesmente quebrar a outra — tudo depende de cálculos e análises que devem ser feitos pela gestão contábil.
O problema é que muitos gestores não têm o devido cuidado na hora de selecionar o regime de tributação para as suas empresas e acabam tomando decisões equivocadas, optando por uma modalidade inadequada.
O resultado desse erro pode ser fatal, afinal, a empresa pagará mais impostos do que realmente seria devido e o problema se torna ainda maior quando consideramos o fato de que ela deve permanecer no regime por todo o ano calendário.
Acredite, existem situações em que o Lucro Real é muito mais vantajoso até mesmo que o Simples Nacional. Tudo depende de uma análise criteriosa, feita por um profissional da contabilidade que entenda do assunto.
Falta de planejamento tributário
A falta de um planejamento tributário é a principal causa de problemas fiscais nas empresas. Esse processo é o que definirá a modalidade de tributação, que mostramos no tópico anterior, além de outras questões importantes que impactam diretamente na forma que os impostos são apurados e pagos.
O planejamento tributário contribui para que a empresa conheça a fundo as suas questões fiscais e consiga, dentro dos limites legais, pagar menos impostos ou, pelo menos, contribuir apenas com aquilo que é lhe é exigido.
Além disso, o planejamento tributário também definirá a forma que as obrigações acessórias serão cumpridas, contribuindo para que todas sejam enviadas de forma correta e dentro do prazo exigido pela legislação.
O planejamento tributário é uma ferramenta que acompanhará a empresa ao longo do ano e precisa ser constantemente revisto para atender às mudanças frequentes que a legislação vem passando.
Quais os desafios da gestão contábil?
Como você pôde perceber, a gestão contábil ainda enfrenta alguns erros que, na verdade, são grandes desafios a serem vencidos. Entre eles, podemos destacar como principal a falta de comunicação entre empresa e contabilidade.
Alguns gestores ainda não entenderam a real importância da gestão contábil para o seu negócio, tanto na parte de cumprimento da Lei quanto no que se refere ao apoio administrativo que essa ferramenta pode proporcionar.
De fato, nos últimos anos, muitas empresas abriram os olhos para a contabilidade e a colocaram em uma posição de extrema importância dentro da companhia, estando sempre ao lado dos gestores e administradores.
No entanto, ainda existe uma parcela de empresas que estão com dificuldades para entender a importância dessa área, principalmente, aquelas que têm um porte menor e ainda não são obrigadas ao envio de muitas obrigações.
A contabilidade para PME mudou e ainda sofrerá mais alterações ao longo dos próximos anos. Portanto, não será nenhuma surpresa se as obrigações impostas às empresas maiores passarem a ser exigidas para as pequenas e médias empresas.
O grande problema é que elas deverão se adequar de forma rápida, podendo ter problemas nesse processo. Diante disso, surge outro grande desafio para a gestão contábil: convencer esses empresários da sua importância.
Aqueles gestores que já conhecem a contabilidade e os benefícios que ela pode proporcionar terão mais tranquilidade quando os órgãos tributantes apertarem mais o cerco e não sentirão na pele o que as grandes organizações sentiram quando surgiram as obrigações acessórias promovidas pelo SPED.
Como fazer uma boa gestão contábil?
Agora que você entendeu um pouco mais sobre a gestão contábil, sua importância e desafios vamos mostrar como você pode aplicar esses conceitos em seu negócio e começar a colher todos os benefícios que podem proporcionar.
Inicialmente, é necessário que você tenha uma empresa especializada e que preste um serviço com qualidade. Ainda neste artigo, vamos mostrar um formato de contabilidade inovador e que vem dando certo para muitas empresas espalhadas pelos quatro cantos do nosso imenso país.
Em segundo lugar, é necessário ter em mente que o contador é o maior parceiro do seu negócio e, como foi mencionado, deve estar por dentro de tudo o que ocorre no âmbito empresarial, desde uma simples compra de material para uso e consumo até mesmo de grandes negociações.
Além disso, é necessário fazer um planejamento tributário em conjunto com o profissional que você escolheu. Dessa forma, questões referentes à escolha do regime de tributação, pagamento de tributos e envio de declarações e demonstrativos nunca serão um problema em sua empresa.
Manter uma relação de proximidade com a gestão contábil proporcionará benefícios inimagináveis à sua empresa, colocando você no controle de extremo em que todos os atos praticados no âmbito empresarial poderão ser mapeados e controlados de perto por você, possibilitando a tomada de decisões mais precisas e eficazes.
Vale a pena utilizar softwares de gestão?
Como você pôde perceber, a contabilidade e a tecnologia vêm se tornando cada vez mais próximas nesse mundo globalizado em que vivemos atualmente. Praticamente, não há como pensar na gestão contábil sem os softwares e sistemas informatizados.
Além de existirem obrigações que só podem ser cumpridas com a utilização dessa tecnologia, atualmente, as empresas precisam de um conceito que já é bem conhecido e disseminado há muitos anos: a integração.
Os softwares de gestão proporcionaram a comunicação instantânea entre os departamentos, ou seja, compartilham informações uns com os outros, dispensando a necessidade da realimentação de dados no sistema da empresa.
Para entender essa relação, vamos citar o exemplo da compra de um produto ou material. Assim que a nota fiscal chega na empresa, é lançada pelo responsável. Essa única tarefa pode movimentar o estoque, abrir uma obrigação a pagar no financeiro ou alimentar o saldo devido de um fornecedor.
Ou seja, com apenas um lançamento, todos os demais departamentos foram agraciados com a informação. Obviamente, cada software tem uma forma específica de fazer essa integração, mas, na prática, é assim que funciona.
Com isso, seus colaboradores ganharão mais tempo para se dedicar a outras tarefas e até mesmo estudar sobre a empresa, seus produtos e serviços ou para se reciclar na atividade que já executam.
Esses sistemas também “conversam” diretamente com os softwares utilizados pela gestão contábil, oferecendo ainda mais benefícios para a empresa, tendo em vista que ela poderá ter suas informações contábeis, fiscais e trabalhistas em menos tempo e com mais precisão.
Por fim, os softwares de gestão integrada possibilitam o estreitamento da relação entre contabilidade e empresa, união que tanto defendemos neste artigo.
Como a contabilidade online pode ajudar?
Quando todos acreditavam que a gestão contábil estava evoluída e dificilmente mudaria, surge a contabilidade online, uma ideia audaciosa, mas que vem gerando resultados incríveis para as empresas que procuram integração e velocidade em qualquer parte do país, além de informações precisas e detalhadas.
A contabilidade online ou digital é uma modalidade de gestão contábil em que a relação entre contador e empresa é feita por meio de plataformas digitais, inteligentes e intuitivas que funcionam conectadas à internet, utilizando um computador, tablet ou até mesmo um celular.
Além dos serviços contábeis normais, ainda oferece serviços como controle de fluxo de caixa, conciliação bancária e até armazenamento de documentos na nuvem, fator que ainda será discutido neste artigo.
Portanto, a contabilidade online oferece serviços com mais agilidade, transparência e, principalmente, segurança, tendo em vista que o gestor da empresa pode acompanhar a sua empresa pela internet, sem ter que se dirigir a um escritório físico.
Ou seja, mesmo se você estiver de férias em uma praia longe da sede da sua empresa, é possível acompanhar tudo de perto por meio da plataforma online. É importante mencionar que, apesar de o serviço ser digital, por trás das plataformas tecnológicas existem profissionais da contabilidade, altamente qualificados, cuidando da sua empresa.
Utilizar a nuvem pode ser uma boa alternativa?
A contabilidade online é um serviço que veio revolucionar essa área, mas, antes do seu surgimento, testemunhamos uma inovação que também foi muito audaciosa: a criação do armazenamento na nuvem.
Basicamente, trata-se do arquivamento de documentos digitalizados, ou seja, a empresa transforma os seus papeis por meio da digitalização, uma função presente em diversos tipos de impressoras no mercado e, em seguida, carrega tais documentos em um espaço na nuvem.
Ela é nada mais nada menos que um servidor que fica na sede da empresa de armazenamento, podendo ser acessado a qualquer hora e em todo lugar com acesso à internet. Ou seja, você não precisa sair da sua mesa para buscar um documento importante, basta acessá-lo na nuvem.
Essa, sem dúvidas, é uma ferramenta que auxiliará em muito o dia a dia dos seus colaboradores, que não precisarão perder minutos do dia procurando documentos em armários repletos de papeis que, geralmente, são desorganizados e empoeirados.
Quais são os benefícios de uma boa gestão contábil?
Agora que você conheceu tudo o que precisa saber sobre a gestão contábil, vamos, finalmente, apresentar os principais benefícios que pode proporcionar à sua empresa. Continue lendo!
Atendimento às questões fiscais e trabalhistas
Um dos primeiros benefícios que a empresa e os seus gestores poderão perceber é o estrito cumprimento das questões fiscais destinadas a ela. A contabilidade trabalhará para que todas as obrigações, de pagar um imposto ou de prestar informações ao fisco, por exemplo, sejam atendidas dentro do prazo e com as especificações necessárias.
Assim, você terá a tranquilidade de trabalhar sabendo que todas as questões tributárias estão sendo cumpridas. Dessa forma, a gestão da empresa pode se preocupar com a sua atividade principal, a gestão de pessoas e outros assuntos inerentes a sua empresa.
Outra área da empresa que é beneficiada pela contabilidade é a trabalhista, afinal, a folha de pagamento, geração de impostos, rescisões e contratações são procedimentos realizados pela gestão contábil.
Além disso, também pode auxiliar no fornecimento de informações para defesa judicial em possíveis ações trabalhistas movida por funcionários.
Elaboração de demonstrações contábeis
A gestão contábil também trabalhará no fechamento e apresentação das demonstrações contábeis. Dessa forma, atenderá à obrigação de enviar esses dados à Receita Federal, assim como aos gestores da empresa, que utilizarão tais demonstrativos para analisar a situação patrimonial e financeira do negócio.
Melhor administração e gestão do negócio
Finalmente, a contabilidade também auxilia na gestão do negócio como um todo. Dessa forma, atua na organização administrativa, sugerindo possibilidades novas de execução de tarefas, além de fornecer dados importantes, como relação de faturamento, compras, vendas etc.
Ao trabalhar lado a lado com essa área você perceberá que os trabalhos na sua empresa se tornarão mais ágeis e, principalmente, mais precisos e detalhados, gerando dados que serão tratados e apresentados aos gestores em forma de informação para ser utilizada na tomada de decisões gerenciais, além de utilizá-las para fornecer informações específicas ao mercado como um todo.
Por fim, podemos afirmar que a gestão contábil é uma ferramenta completa, que proporcionará benefícios a todo o empreendimento, desde os funcionários até a alta administração da empresa.
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