Os erros contábeis são problemas frequentes nas empresas. Mesmo aquelas que têm um serviço contábil regular também costumam sofrer com multas, bloqueios de certidão e contabilização equivocada dos fatos que ocorrem no dia a dia.
Certamente, o principal motivo desse tipo de problema é a falta de conhecimento da maioria dos gestores e proprietários de empresas, que acabam deixando essas questões de lado ou a cargo de pessoas que não têm o devido conhecimento técnico.
No artigo de hoje, apresentaremos 8 dos principais erros contábeis identificados nas empresas. Além disso, também mostraremos como eles podem ser evitados. Acompanhe!
1. Não analisar os custos de um projeto
O primeiro erro contábil que vamos mencionar é a falta de gestão e análise de custos. Esse procedimento deve ser feito todas as vezes que um novo projeto for iniciado. Ou seja, o lançamento de um novo produto, a venda de outros tipos de mercadoria e, até mesmo, a prestação de algum serviço.
A falta de análise dos custos pode, simplesmente, destruir seus projetos. Por mais bem estruturados e geradores de receita que eles sejam, deixar de planejar os custos que serão gerados vai fazer com que ele cause prejuízos à sua empresa.
Isso porque, um aumento nas vendas ou prestação de serviços gerará um acréscimo correspondente nos custos do projeto, como gastos com pessoal, materiais e, principalmente, com os tributos incidentes sobre o faturamento.
Portanto, para resolver esse problema, é necessário realizar um levantamento de todos os custos que aparecerão com a entrada de um novo projeto. Isso inclui despesas gerais e administrativas, gastos com pessoal, tributos e eventuais valores adicionais.
2. Deixar de registrar pequenas transações
Outro erro grave que, além de prejudicar a gestão da empresa, também a coloca em risco perante os órgãos de fiscalização é a falta de registro das pequenas transações. Muitos gestores acreditam que, por se tratar de valores pequenos, o registro de determinados fatos é irrelevante.
Ocorre que “valor baixo” é um termo muito subjetivo e algumas pessoas podem considerar transações que deveriam ser registradas como irrelevantes. Esse tipo de problema pode interferir severamente na gestão do negócio.
Afinal, por mais que os valores sejam insignificantes, o somatório de várias transações não registradas pode acumular um montante maior que impactará diretamente nas demonstrações contábeis.
A solução disso é bem simples: todos os fatos que ocorrerem dentro da empresa, independentemente do seu valor ou frequência, devem ser registrados.
3. Errar na escolha do regime tributário
O regime tributário é, basicamente, a metodologia pela qual serão apurados os tributos que a empresa deverá arcar ao longo de um ano. Por essa definição simples e genérica, podemos entender bem a importância dessa questão e o porquê de ela ser incluída como um dos principais erros contábeis.
Quando você seleciona um regime tributário de forma equivocada, a sua empresa poderá ser obrigada a pagar mais impostos do que realmente seria devido se ela fosse enquadrada em outra modalidade mais adequada.
Basicamente, as empresas podem optar por 3 regimes, o Lucro Real, Presumido e o Simples Nacional. Muitos gestores e, até mesmo, contadores, preferem selecionar o último por se imaginar que se trata de um regime em que as alíquotas são menores e o número de obrigações é um pouco reduzido.
Isso é um grande engano! O regime tributário deve ser definido mediante uma análise criteriosa do faturamento da empresa, seus custos e despesas e as projeções para o ano seguinte. Dessa forma, em conjunto com o seu contador, será possível optar por um tipo que seja permitido pela Lei e que proporcione uma carga tributária justa para a empresa.
4. Deixar de recolher tributos na data de seu vencimento
A falta de recolhimento dos tributos é outro problema contábil que atrapalha a gestão da empresa, bem como o seu crescimento e desenvolvimento. Os órgãos tributantes estão cada vez mais avançados em termos de identificar possíveis tentativas de fraudar o pagamento de impostos.
Por isso, é muito comum que, após poucos dias do vencimento, quando não for constatado o pagamento, os mesmos órgãos notificam a empresa e bloqueiam a emissão de suas certidões de regularidade fiscal.
Isso pode gerar um grande problema, pois algumas empresas precisam desses documentos para realizar ações em bancos, financeiras e, até mesmo, receber por serviços prestados para algumas empresas ou órgãos públicos.
5. Não observar o cumprimento de obrigações acessórias
Obrigações acessórias são um conjunto de declarações e demonstrativos que uma empresa precisa enviar periodicamente ao fisco. O objetivo desses documentos é mostrar aos órgãos tributantes como foram feitas as apurações tributárias.
Além disso, algumas obrigações acessórias transmitem livros fiscais e contábeis e, até mesmo, a declaração do imposto de renda. São exemplos de obrigações acessórias: os SPEDs, DEFIS, DCTD, entre outros.
Portanto, outro erro muito comum é não observar se essas obrigações adicionais estão sendo cumpridas da forma correta. Em muitos casos, elas sequer estão sendo enviadas e os gestores simplesmente não têm consciência disso.
Assim como a falta do pagamento de tributos, que são considerados obrigações principais, a não transmissão das acessórias no prazo ou o cometimento de erros e omissão de informações também gerará problemas na emissão de certidões. Além disso, multas e outras sanções podem ser ocasionadas.
Portanto, é importante que você realize o cumprimento de suas obrigações acessórias em conjunto com o seu contador e verifique se tudo está sendo cumprido com regularidade e dentro do prazo estipulado.
6. Deixar de enviar documentos à contabilidade
Esse é um dos erros contábeis mais comuns dentro das empresas. Ele acompanha o que mencionamos anteriormente que trata sobre a falta de registro de operações com valores pequenos.
Em muitos casos, deixar de enviar documentos à contabilidade pode ser uma ação tomada sem perceber, o problema é que isso prejudica em muito o fechamento das suas demonstrações contábeis, o perfeito cumprimento de obrigações acessórias e a apuração de tributos.
Isso ocorre por um motivo simples: se não for encaminhada a informação para o setor de contabilidade, não há como ele saber que ela existe. Portanto, antes de enviar os documentos para o seu contador, certifique-se de que todos os atos registrados estão juntos.
7. Não registrar mudanças no cadastro da empresa
Outro erro comum é deixar de registrar mudanças no cadastro ou na forma de constituição da empresa. Alguns dados como endereço, informações dos sócios, alterações na razão social, capital ou atividade precisam ser modificados nos órgãos de registro como Junta Comercial ou Cartório (dependendo do tipo de empresa), Receita Federal, Estadual e Prefeitura.
Isso garantirá que sua empresa esteja sempre atualizada com esses órgãos e, além disso, evitará possíveis aplicações de multas e sanções pelo fato de existir inconsistência nos registros entre eles.
8. Não consultar o contador quando necessário
Por fim, temos um erro contábil que, simplesmente, não deveria acontecer. Muitos empresários e gestores tomam decisões que interferem nas questões contábeis, fiscais e trabalhistas da empresa sem consultar o profissional adequado para orientá-los.
Isso deve ser evitado ao máximo. O seu contador precisa ser o principal parceiro do seu negócio. Vocês devem caminhar juntos e ele deve ser acionado todas as vezes que uma decisão impactar a estrutura administrativa ou fiscal de um negócio.
Por fim, para evitar ou solucionar esses erros contábeis, você pode contar com um serviço de contabilidade online. Dessa forma, você poderá ter um atendimento personalizado e feito por profissionais que entendem as necessidades e particularidades do seu negócio.
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Patrícia Caldas é Contadora com experiencia de mais de 20 anos no mercado, pós graduada em finanças e gestão corporativa, hoje divide seu tempo em ajudar o crescimento dos pequenos negócios no País, ler bons livros e a curtir com a família por ai.