Uma frase de Sun Tzu, escritor de “A Arte da Guerra”, diz o seguinte: “Informação é crucial. Nunca vá para a batalha sem saber o que pode estar contra você”. Apesar de utilizada em um contexto diferente, 2.500 anos depois, esta frase define bem o que é o planejamento financeiro para pequenas empresas.
O planejamento financeiro é uma ferramenta elaborada no plano de negócios que visa fornecer ao empresário informações sobre a saúde da sua empresa e, assim, planejar o destino dos seus recursos.
As “batalhas” no contexto atual de mercado podem ser entendidas como as várias dificuldades de manter o negócio funcionando, como altas taxas tributárias, processos burocráticos, dificuldade de contratar mão de obra qualificada, custos e lucros muito variáveis — especialmente para empresas novas no mercado — etc.
Neste sentido, separamos 5 dicas que vão ajudar você a planejar financeiramente o seu negócio. Boa leitura!
1. Adquirir softwares
Muito se tem falado sobre a importância de adaptar as empresas para o novo perfil de mercado — mais tecnológico e dinâmico. É fundamental a busca por ferramentas que ajudem o empreendedor a encontrar soluções rápidas e eficientes para obter um diagnóstico instantâneo da saúde de sua empresa.
Os softwares de gestão estão aí para isso. Com uma busca simples no seu navegador, é possível encontrar centenas deles, pagos e gratuitos, que auxiliam no planejamento financeiro para pequenas empresas.
Existem ferramentas que permitem ao empreendedor analisar a lucratividade, acompanhar as contas a pagar e a receber, controlar os estoques, saldo em caixa e outros, tudo em tempo real. Mas, antes de sair baixando ou pagando o primeiro que encontrar, procure por avaliações de outras pessoas a respeito de sua experiência com aquele software.
Tenha cuidado com versões gratuitas. Não é uma regra, mas muitas delas não oferecem suporte e nem atualizações, ou ainda podem ser limitadas em alguns serviços. Já as versões pagas, oferecem geralmente um período de gratuidade para o empresário testar e se adaptar ao software.
Caso o empresário perceba que ainda não é a hora de migrar para essas tendências tecnológicas, é possível contar sempre com a boa e velha planilha eletrônica. É claro que essa é uma ferramenta limitada, mas com dedicação e organização ela pode dar conta do recado.
2. Contratar um encarregado
Esse item deve ser analisado com cuidado. O empresário, ao considerar contratar uma pessoa que fique exclusivamente responsável pelas finanças de sua empresa, deve se atentar a alguns fatores, como se a empresa tem condições de arcar com mais uma folha de pagamento e se as atividades ligadas ao financeiro estão ocupando muito tempo.
Evidentemente, caso opte por contratar alguém, o empresário pode se preocupar com outras atividades da empresa, gerenciando melhor, prospectando novos clientes ou planejando o crescimento da empresa.
3. Planejar periodicamente
Se você é daqueles que deixa para fazer tudo de última hora, este é o momento para repensar as suas prioridades e começar a planejar o rumo de sua empresa imediatamente.
É comum que os empreendedores deixem o planejamento para o começo do ano. No entanto, recomenda-se fazer semestral ou bimestralmente o planejamento. Assim, você tem uma previsão das entradas e saídas de caixa em um período menor, podendo ser mais assertivo, tendo em vista as imprevisibilidades de mercado.
Além disso, sempre que necessário, modifique ligeiramente suas estratégias para que o objetivo traçado seja alcançado. Por exemplo, se você planejou aumentar em 20% o faturamento em relação ao mesmo período do ano passado e, por alguma eventualidade, não conseguir chegar “naturalmente” nesse resultado, crie alguma campanha interna ou externa para atingir essa meta dentro do prazo estipulado.
Alguns empresários recomendam que o planejamento financeiro de sua pequena empresa deve ser realista, devido às sazonalidades e imprevisões do mercado. Entretanto, com base no histórico de sua empresa, uma melhor opção seria trabalhar dentro de uma faixa que compreende o melhor e o pior resultado de sua empresa nos anos anteriores, juntamente ao seu objetivo de crescimento estipulado.
4. Criar um fundo de reserva
Esta é umas das dicas mais importantes de planejamento financeiro para pequenas empresas. Ter uma reserva financeira pode trazer segurança em várias situações diferentes, especialmente quando você está pensando em fazer um investimento.
Apesar de parecer óbvio, se estiver planejando comprar um equipamento novo, aumentar uma área da empresa ou qualquer outro investimento e tiver exatamente a quantia em dinheiro para fazer tal aplicação, não faça.
Isso porque, mesmo em cenário mais otimista, sempre existem problemas e contratempos que podem fazer você gastar mais que o planejado. Dessa forma, ter um fundo de reserva, que deve ser utilizado para emergências, garante a continuidade de um novo projeto, sem comprometer as operações já existentes.
5. Não misturar as finanças empresariais e pessoais
Bons gestores sabem que o caixa de sua empresa é um local “sagrado” e jamais devem ser abertos para retiradas pessoais, pois este é o motivo que faz muitas empresas fecharem suas portas prematuramente.
O caos financeiro que misturar as finanças da empresa e da vida pessoal pode causar é difícil de ser contabilizado, portanto, deve ser evitado a todo custo.
Defina quando e quanto deve retirar mensalmente. Como empresário, tenha em mente que os lucros de sua empresa não são necessariamente o seu salário. Se resolver retirar o montante integral, sua empresa ficará sem recursos para o mês subsequente;
Tenha contas bancárias separadas. Suas despesas pessoais não devem ser tratadas como problema de sua empresa, portanto, a conta-corrente de sua empresa deve ser utilizada exclusivamente para o gerenciamento do negócio;
Evite levar os boletos pessoais para o trabalho. Especialmente os pequenos empresários, devido à rotina, acabam levando boletos de sua casa para a empresa e aproveitam a ida ao banco ou o acesso à Internet Banking para pagar todas as faturas de uma única vez.
O planejamento financeiro para pequenas empresas é sem dúvida uma das principais ferramentas que o empresário tem para gerir seus recursos com base nas informações disponíveis em seu histórico e no seu nicho de mercado. Portanto, utilizando boas práticas de gestão, é possível otimizar os recursos financeiros para garantir a vitalidade e longevidade do seu negócio.
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