emissão de nota fiscal

Tudo o que você precisa saber sobre emissão de nota fiscal

A emissão de nota fiscal é um procedimento obrigatório para todas as empresas brasileiras — sendo um método que amplia ainda mais a transparência dos processos realizados dentro da instituição. Além disso, a organização e atenção com o procedimento de emitir notas fiscais pode oferecer diversas vantagens para o negócio: ajuda a reduzir gastos, evitar multas elevadas e a gerir melhor o empreendimento.

Mas você sabe, por exemplo, o que a nota fiscal comprova e qual é a diferença entre ela e o cupom fiscal? Se você tem alguma dúvida em relação ao tema, no post a seguir vamos explicar tudo sobre a emissão de nota fiscal, esclarecendo diversos pontos. Confira!

O que a nota fiscal comprova?

A nota fiscal é basicamente um recibo, que deve ser emitido após qualquer transação de venda de serviços ou produtos. A nota fiscal eletrônica ou de papel documenta diversas transações e é utilizada para recolhimento de impostos.

Todas as empresas brasileiras são obrigadas a emitir nota fiscal. A não utilização da nota é considerada sonegação fiscal, e, por isso, a empresa possui a obrigação de fornecê-la aos clientes.

Para emitir notas é preciso ter uma máquina de cartão de crédito ou débito?

Por enquanto, não é necessário ter uma máquina de cartão de crédito ou débito para emitir notas. Em alguns estabelecimentos do país o novo sistema de emissão de nota fiscal por meio da máquina de cartão já está operando.

No futuro, o sistema pode expandir e chegar em um maior número de estabelecimentos. Na maior parte de empresas, as notas são emitidas por sistema no computador e impressas por outro aparelho.

Qual é a diferença entre a nota fiscal e o cupom fiscal?

É normal confundir as funções da nota fiscal e do cupom fiscal. Os termos são usados por consumidores como se fossem o mesmo documento. A diferença entre eles é pouco conhecida e a importância de cada um também é distinta. Entenda as características de cada um:

Cupom fiscal

O cupom fiscal é um documento emitido pela caixa registradora, que informa basicamente o local, data e horário da compra, os itens comprados, o total a pagar, a forma de pagamento, o valor pago, o desconto e o troco. São poucas informações e geralmente quase nenhum dado sobre o cliente.

Nota fiscal

A nota fiscal é um documento emitido por meio do sistema de gestão da loja ou indústria. Nela, constam absolutamente todos os dados da empresa, do cliente e também da transportadora. A descrição dos itens e dos detalhes financeiros da compra também é mais completa.

Como profissionais autônomos e MEIs fazem a emissão de nota fiscal?

Para autônomos emitirem notas fiscais, uma das alternativas é abrir uma empresa. O que oferece alguns benefícios e permite o início das atividades de uma empresa regularizada com pouca tributação. Esses fatores favorecem a gestão de uma empresa, devido à ampliação de oportunidades de negócios e uma taxa tributária menor.

Outra boa opção é se tornar um MEI, pois o microempreendedor possui todos os direitos de uma empresa — ou seja, a possibilidade de emitir nota fiscal comum e eletrônica, se houver o sistema na sua cidade. Assim, é possível realizar vendas para órgãos governamentais, pessoas físicas e jurídicas, além da possibilidade da criação de uma conta corrente de pessoa jurídica.

Qual é a diferença entre nota fiscal e NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica traz diversas mudanças: além de substituir grande parte das notas de papel, que ficam ocupando espaço na sua empresa, o avanço tecnológico traz mais praticidade ao dia a dia empresarial. Com a Nota Fiscal Eletrônica não há necessidade, por exemplo, de perder tempo para digitar e conferir notas fiscais. Com a NF-e há a possibilidade de importar dados de arquivos compatíveis, o XML.

Como funciona a Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica substitui o documento de papel. Ou seja, não será mais necessário gastar uma enorme quantidade de tinta da impressora e papel. O novo sistema armazena um arquivo no seu computador e no sistema da Fazenda. Geralmente, o arquivo é emitido instantaneamente para contadores e para a Fazenda após uma transação.

O sistema significa mais transparência e menos burocracia. Isso significa também menos tempo para realizar procedimentos fiscais. Uma empresa que utiliza o sistema da forma correta vai evitar diversas multas. Atualmente, existem diferentes tipos de Nota Fiscal Eletrônica, que foram implementadas pelo Sistema Público de Escrituração Digital.

NF-e

Essa é a versão mais simples da Nota Fiscal Eletrônica, que geralmente é utilizada para vender produtos. Os produtos dessa categoria sofrem cobrança de Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS). O arquivo é emitido pela empresa e validado por meio de um sistema, ou seja, pela assinatura digital do emissor e pela Fazenda. As notas ficam salvas no computador.

NFS-e

A NFS-e substitui a Nota de Serviço. Essa nota está relacionada à cobrança de Imposto sobre Serviços, o ISS. Uma das características desse documento é a fixação de impostos pela prefeitura do seu município. A NFS-e é validada geralmente pela empresa responsável por sua emissão no formato XML. O prazo máximo para o arquivamento da nota é de cinco anos após emissão.

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CT-e

Criado em 2012, o CT é usado para documentar a prestação de transporte de grandes cargas. O serviço possui uma fatura específica e seu processo é mais rápido em relação a outros sistemas. Essas características são presentes no CT devido a sua importância para economia do país. Esse sistema reduz custos e contribui para evitar multas. Utilizando o CT há uma menor chance de inconsistência entre notas e produtos transportados.

NFC-e

A NFC-e possibilita ao governo um maior controle fiscal e traz algumas vantagens para empresas, como redução de gastos e agilidade para realizar alguns procedimentos. O documento comprova a compra de produtos, além de revelar de forma clara os custos das transações, fato que evidencia a facilitação da fiscalização.

Ainda tem alguma dúvida sobre a emissão de nota fiscal? Escreve pra gente!

Autor Contsimples Fransico

Francisco Melo Jr.

Contador com 20 anos de experiência Especializado em contabilidade para pequenos negócios, com 20 anos de experiência.
Head de contabilidade da ContSimples, dedica seu tempo a descomplicar  a contábeis e abrir novas  e a escalar montanhas



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