nota fiscal eletrônica

Simplificamos a nota fiscal eletrônica para você. Confira!

“ A nota fiscal eletrônica é um documento digital, desenvolvido com o propósito de substituir gradativamente a tradicional nota fiscal em papel. O principal objetivo da NF-e é simplificar as operações de emissão do documento, facilitando o trabalho do fisco no acompanhamento da circulação de mercadorias e da prestação de serviços.

As notas fiscais eletrônicas também auxiliam o tesouro no controle dos casos de sonegação de impostos. É possível encontrar muitos conteúdos na internet que tratam da nota fiscal eletrônica —no entanto, muitos deles são contraditórios, incompletos e geram inúmeras dúvidas nos contribuintes.

Pensando nisso, elaboramos este guia definitivo e simplificado para ajudar você a entender tudo a respeito das notas fiscais eletrônicas. Confira!

As principais características da nota fiscal eletrônica

Algumas características definem e ajudam a compreender a função da nota fiscal eletrônica. Confira:

  • a NF-e é um documento emitido e armazenado de forma eletrônica. Sua existência é exclusivamente digital;
  • ela substitui todos os modelos de notas fiscais impressos em talão (vendas, serviços, transportes, etc);
  • possui um modelo único a nível nacional, definido por uma legislação própria;
  • deve conter uma chave de acesso que se caracteriza por um conjunto de 44 dígitos que atuam como uma identificação do documento;
  • possui uma representação impressa, o chamado Documento Auxiliar da NF-e, também conhecido como DANFE.

Muitas pessoas ainda confundem a DANFE com a nota fiscal eletrônica e, por isso, vale a pena entender um pouco mais sobre o documento auxiliar e sua função em relação à NF-e:

  • a DANFE é um documento que tem a função de acompanhar o trânsito das mercadorias;
  • não é igual à nota fiscal e também não substitui a mesma;
  • é um instrumento de consulta da NF-e.

Conhecer as características da nota fiscal eletrônica e a sua diferença em relação ao documento auxiliar é imprescindível para não errar na hora de emitir, organizar e gerir os documentos fiscais da sua empresa.

Os tipos de nota fiscal eletrônica

Existem três tipos de nota fiscal eletrônica: a nota fiscal eletrônica, a nota fiscal de serviços eletrônica e a nota fiscal do consumidor eletrônica. Entenda a diferença entre cada uma delas:

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

É a nota fiscal utilizada para compra e venda de produtos. Sua emissão é obrigatória tanto para operações de venda quanto para operação de importação, exportação, negociações interestaduais e até mesmo para as operações que envolvam a transferência de mercadorias entre estoques.

A autorização para a emissão desse documento é de responsabilidade da Receita Federal e está condicionada a um cadastro na Secretaria Estadual da Fazenda. Além disso, é imprescindível possuir um certificado digital, assinatura que garante a segurança na emissão da NF-e.

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

É o documento fiscal destinado ao mercado de prestação de serviços. A sua emissão é obrigatória nos casos em que há qualquer prestação de serviço — como consultorias, consultas jurídicas, consultas médicas, etc. Vale destacar que nesse tipo de documento fiscal incide a cobrança do Imposto sobre Serviços (ISS), de responsabilidade do município.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

É o conhecido cupom fiscal emitido após a compra de um produto por um consumidor final. A sua existência também é totalmente digital.

A obrigatoriedade de emissão da NF-e ou NFC-e depende das especificidades do seu negócio e, por isso, é importante consultar uma assessoria contábil para ajudar você na avaliação das obrigações e responsabilidades inerentes ao seu negócio.

A importância da emissão da NF-e

Inúmeros são os motivos para emitir notas fiscais eletrônicas. Como sabido, esse documento é muito importante para que o fisco controle o pagamento dos impostos. Além disso, ele facilita a análise de dados e a elaboração de estratégias políticas e econômicas que podem beneficiar toda a sociedade.

Com relação à importância da emissão das notas fiscais eletrônicas, podemos destacar:

  • o impacto na redução de custos com impressão, aquisição de papel, envio de documentos fiscais e armazenagem de documentos impressos;
  • a redução de problemas com erros na emissão de documentos fiscais;
  • a facilidade na retificação de documentos fiscais com erros no preenchimento;
  • a facilitação do trabalho do fisco, que passa a ter condições de controlar com mais eficiência as operações realizadas — o que traz benefícios para a sociedade como um todo;
  • o incentivo ao comércio eletrônico e ao uso da tecnologia como forma a contribuir para a sociedade.

O impacto positivo da NF-e na organização fiscal da empresa

As notas fiscais eletrônicas são uma excelente opção para melhorar a organização fiscal de empresa. Como os documentos são digitais, a empresa tem condições de contar com estratégias eficientes de arquivamento, gestão e controle.

Isso gera um impacto relevante na organização fiscal da empresa, que pode se apoiar em ferramentas tecnológicas e softwares específicos para controlar a emissão dos documentos e elaborar estratégias direcionadas ao crescimento do negócio.

Como emitir uma NF-e

Para emitir uma nota fiscal eletrônica a empresa deve seguir os seguintes passos:

  1. Obter um certificado digital: também chamado de assinatura digital, esse certificado garante a segurança e legalidade das suas operações. Para adquirir um certificado digital o empresário deve contatar uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
  2. Realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda: para emitir notas fiscais eletrônicas é imprescindível possuir um cadastro junto à SEFAZ do estado no qual a empresa realiza suas atividades. É importante contar com a assessoria de um contador para fazer o cadastro, já que esse profissional conhece a legislação do estado e pode auxiliar no cadastramento.
  3. Adquirir um software emissor de notas fiscais eletrônicas: até algum tempo atrás a SEFAZ oferecia um sistema para emissão de notas fiscais eletrônicas. Entretanto, agora é de responsabilidade das empresas obter um software que emita suas notas. Esse software pode ser desenvolvido de acordo com as necessidades do negócio e pode ter outras funções que facilitem o gerenciamento e o controle das notas fiscais eletrônicas emitidas, como fazemos aqui na ContSimples.
  4. No caso de NFS-e, o credenciamento será realizado junto à Prefeitura no seu município afim de obter a autorização para emissão das Notas Fiscais de Serviço.

Extra: dicas especiais para não errar na emissão das suas NF-e

Preparamos algumas dicas especiais para ajudar você na hora de emitir e gerir as suas notas fiscais eletrônicas. Confira!

  1. Atenção para não confundir DANFE com NF-e.
  2. Arquive suas notas fiscais eletrônicas com organização, preferencialmente por meio de um sistema específico. Lembre-se de que você é responsável pela guarda do documento por, no mínimo, cinco anos.
  3. Fique atento à validade da sua assinatura digital, só ela garante o valor das suas notas fiscais eletrônicas.
  4. Preste atenção à legalidade e à segurança do seu Certificado Digital.
  5. Todas as movimentações relacionadas à nota fiscal eletrônica — emissão, cancelamento e inutilização — devem ser informadas à Secretaria da Fazenda.
  6. Preste atenção no preenchimento dos dados. O preenchimento incorreto pode trazer problemas para a sua empresa.

E então, gostou de conhecer mais sobre a nota fiscal eletrônica? Deixe um comentário e compartilhe sua opinião e suas experiências a respeito da gestão de notas fiscais no seu negócio. Não deixe de escrever aqui caso você tenha sugestões de temas para o blog da ContSimples!”


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