planilha de custos de serviços

Planilha de Custos de Serviços

A vida está cada vez mais corrida, por isso, uma boa organização é recurso valioso para ter mais praticidade e tempo no dia a dia. Por isso, e para ajudar nos processos do seu negócio, elaboramos uma planilha de custos de serviços bem simples e fácil de usar.

Ela não exige domínio de recursos avançados no Excel e é suficiente para ajudar a calcular o valor das horas de serviço prestado. Além disso, ajuda a garantir que a sua margem de lucro seja sustentável e satisfatória.

Também, desenvolvemos este post abordando os elementos inclusos na planilha e ainda outros importantes sobre finanças e precificação. Então, leia-o até o fim para aprender mais e depois baixe sua planilha e use-a com excelência.

Ponto de equilíbrio: o que é e por que precisa ser calculado

O ponto de equilíbrio, também chamado de break even, precisa ser atingido para suprir as necessidades do seu negócio. É um determinado valor de receita que identifica se a empresa terá lucro ou prejuízo dentro de determinado período, geralmente de um mês.

O break even é alcançado quando o faturamento cobre todas as despesas do negócio e seu lucro é zero. A partir disso, toda a receita gerada representa lucro.

Ou seja, se a empresa não atinge o ponto de equilíbrio não tem como ser lucrativa e o prejuízo pode acabar com ela em pouco tempo. Nesse sentido, o cálculo do ponto é necessário para que a situação do negócio seja diagnosticada antecipadamente, sem que fique clara apenas ao fim de cada mês e do ano.

Assim, se o cálculo indicar que o ponto é alcançado e há lucro, o responsável pode planejar maneiras de elevar a lucratividade. Por outro lado, caso a empresa não tenha se equilíbrio e gere prejuízo, mais cedo as estratégias de reversão do quadro podem ser desenvolvidas.

Como calcular o ponto de equilíbrio

Para se chegar ao ponto de equilíbrio utilizamos, além das despesas, o ticket médio dos serviços ou o volume de prestações. Para o exemplo a seguir utilizaremos o ticket médio de R$ 1 mil.

Identificando os elementos, eles precisam ser elencados para a realização da conta:

  • despesas fixas do mês: R$ 7 mil
  • despesas variáveis projetadas para o mês: R$ 4 mil prestado;
  • ticket médio: R$ 1 mil.

Nesse caso, a cada 11 prestações a empresa cobre todos os seus gastos e passa a gerar lucro a partir da 12ª.

Isto posto, é necessário identificar em que período do mês o 11º serviço é prestado em média. Sendo perto do fim do mês, o lucro é pequeno e o negócio tem de encontrar formas de aumentar o volume para não ficar com a saúde financeira comprometida e conseguir crescer.

Aliás, com o crescimento das operações não se pode esquecer de aumentar a projeção das despesas variáveis para o período calculado pela relação direta entre esses custos e as prestações.

Elevar os gastos variáveis não significa que o ponto de equilíbrio não terá mudança, pois se os serviços são lucrativos seus gastos serão cobertos e sobrará mais dinheiro em caixa. Além disso, as despesas fixas, que não tendem a aumentar na mesma proporção, serão mais rapidamente pagas dentro do cálculo.

Para facilitar a conta, primeiro preencha a planilha de custos de serviços. Depois disso, você terá em mãos valores confiáveis a serem utilizados no cálculo, os quais o ajudaremos a apurar adiante neste texto.

Custos variáveis: quais são e como calcular

Esses são todos gastos que o negócio tem com base na sua receita, como mão de obra, materiais diretos e impostos, proporcionalmente ligados ao volume de prestações realizadas.

É fundamental conhecê-los profundamente e manter controle sobre eles para tarefas como calcular o break even, precificar corretamente os serviços e de maneira geral manter as atividades de forma sustentável e visando crescimento.

Como calcular os custos variáveis

Para calculá-los é preciso separar o quanto cada um desses custos pesa sobre os serviços prestados e apurá-los individualmente. Depois disso, é possível chegar ao total dessas despesas.

Por exemplo, sobre o serviço prestado pela empresa incide a alíquota de 6% de tributos, conforme a primeira faixa de receita do Anexo III do Simples Nacional. Então, se o valor cobrado pelo serviço for R$ 400 — ou for o ticket médio, caso os valores variem para cada cliente —, o custo variável tributário é de R$ 24.

Seguindo, se o funcionário que presta o serviço, ou auxilia na realização dele, recebe R$ 1.500 por mês e gasta cinco horas em média para cada prestação, é necessário calcular o gasto em horas com esse empregado. Vamos à conta:

  • transformar o salário mensalista em valor horário: R$ 1.500 ÷ 220 = R$ 6,82;
  • calcular o custo do funcionário para prestar cada serviço: R$ 6,82 x 10 = R$ 68,20 é a despesa com mão de obra para prestação do serviço.

Como citamos o gasto com mão de obra, precisamos também incluir o FGTS na conta. O Fundo de Garantia tem como base de cálculo o salário do empregado e tem de ser depositado pelo empregador, diferentemente do que ocorre com o INSS — pago pelo funcionário com desconto em seu contracheque.

É muito comum que as empresas esqueçam de incluir o FGTS no cálculo, pois ele é um encargo trabalhista e visto como distante das operações. Mas a verdade é que ele encarece em 8% a mão de obra, percentual que na soma de vários serviços prestados faz diferença nos custos computados.

Para o exemplo, teríamos um FGTS a pagar de R$ 5,46. Ao longo de dez clientes atendidos, seria um gasto não previsto de mais de R$ 50. No fim, sem a inclusão do Fundo, haveria um valor que não entraria no caixa e seu destino não seria previsto ou registrado considerando as despesas das prestações.

Outro gasto muito importante e comum é com materiais, ferramentas ou licenças que precisam ser adquiridos conforme o volume de clientes atendidos. Supondo que cada cliente precise de uma licença de um software para seu atendimento no valor de R$ 200, esse é mais um elemento dos custos variáveis.

Por outro lado, se uma ferramenta for paga, custando R$ 800 ao mês, e seja necessária à prestação dos serviços mas não tenha preço alterado conforme entram mais clientes, é um gasto fixo. Por isso, é importante visualizar a natureza das despesas e como ocorrem para classificá-las corretamente.

Continuamente, dessa forma, é preciso separar e elencar cada elemento que seja um custo variável e apurar todos os seus valores. Ao final, basta somar todos os resultados e preencher na planilha de custos de serviços o valor total calculado para a prestação ou para cada tipo de serviço se a empresa oferecer mais de um.

Despesas fixas: quais são e como calcular

São todos os valores gastos pela existência e pelo funcionamento da empresa, independente da sua movimentação, como:

  • aluguel;
  • conta de luz;
  • telefone;
  • honorários contábeis;
  • aplicativos
  • ferramentas digitais de preço fixo;
  • hospedagem e domínio de site.

Igualmente ao que precisa ser feito com os custos variáveis, deve-se elencar todas as despesas fixas para totalização dos gastos.

Porém, para esses custos, não é necessário apurar o quanto eles significam para cada serviço prestado nesse momento, pois não dependem do volume de operações, mas sim da existência do negócio.

Além disso, nem sempre é necessário fazer cálculos, pois os valores totais que chegam à empresa para cada um deles são diretamente utilizados e muitas vezes não mudam. Pode ocorrer de determinadas despesas fixas não serem totalmente exatas, o que ocorre com aluguel mas não com a conta de energia elétrica.

De qualquer forma, mesmo os gastos fixos que oscilam não têm grande discrepância entre um mês e outro. Então, para montar a planilha de custos de serviços para o curto prazo pode-se calcular a média dos gastos que oscilam e utilizar o valor confiavelmente na apuração dos gastos totais do negócio.

Lucro líquido: por que dar mais atenção a ele

É o resultado final da operação, quando da receita são reduzidos todos os gastos fixos e variáveis.

Ou seja, é esse valor que determina a saúde financeira da empresa e o potencial que ela tem para crescer e investir em melhorias, e não o faturamento.

Por exemplo, um negócio que fature R$ 1 milhão não tem potencial se as suas despesas somarem R$ 980 mil, pois é um lucro muito baixo diante da receita. Por isso, diante de qualquer problema, de uma baixa de vendas ou de um recebimento não efetivado por haver prejuízo e até quebra da empresa.

Ao fim de cada mês e do ano chega-se a ele de forma simples reduzindo do faturamento total todas os custos, mas ele pode ser calculado antecipadamente e levando em conta cada prestação. Assim, percebe-se se a precificação está correta e se os custos são coerentes antes que um problema maior e acumulado se apresente.

Quando você utilizar a planilha de custos de serviços, após todos os preenchimentos, poderá ver qual é o seu lucro líquido por prestação e também o bruto, ambos em valores e percentuais.

O lucro bruto é o quanto sobra depois da dedução dos gastos variáveis. Ou seja, é o lucro de cada serviço prestado por si só, não considerando as demais despesas que não dependem das operações e do seu volume — as fixas da empresa.

O que é e como definir o markup de precificação

Markup é a fórmula utilizada por muitas empresas para chegar ao preço cobrado dos clientes pela prestação dos serviços. Ele é índice um multiplicador que quando aplicado revela o preço dos serviços levando em conta as despesas do negócio e a margem de lucro desejada.

Como calcular o markup

Apesar de alguns elementos do cálculo de markup serem os mesmos que o do ponto de equilíbrio, a fórmula de cálculo não é a mesma.

Para incluir as despesas fixas na conta não se utiliza o valor total delas para determinado período, mas sim o percentual delas atribuído ao valor de cada serviço. Pode ser um pouco difícil chegar a esse número, mas é possível ter uma estimativa confiável analisando receitas e despesas de um período recente.

Por exemplo, se no mês passado o faturamento foi de R$ 25 mil e os gastos fixos somaram R$ 3 mil, 12%, esse percentual pode ser utilizado no markup.

O mesmo é feito para os custos variáveis, mas, nesse caso, é mais fácil de se chegar aos valores. Basta realizar os cálculos individualizados, como o de mão de obra por hora do funcionário que executa ou auxilia os serviços, que mostramos no início do texto.

Por último, é preciso ter em mente a margem de lucro desejada para cada prestação feita.

Com esses dados em mãos, a seguinte fórmula de cálculo deve ser seguida: 100 ÷ [100 – (despesas fixas + variáveis + margem de lucro)] = markup.

Para mostrar como fazer, vamos utilizar os seguintes dados:

  • 12% de despesas fixas;
  • 15% de despesas variáveis;
  • 20% de margem de lucro.

Cálculo:

  • 100 ÷ [100 – (12 + 15 + 20)];
  • 100 ÷ (100 – 47);
  • 100 ÷ 53 = 1,89 é o markup.

Agora, para obter o preço a ser cobrado dos clientes multiplica-se o resultado pelo custo direto das prestações. Por exemplo, se ele for de R$ 350, o markup de 1,89 gera um valor a cobrar de R$ 661,50 por serviço.

Naturalmente, um negócio gera gastos somente por funcionar. E conforme atende a clientes e aumenta o número de serviços prestados, eles crescem. Logo, somente ter clientes pode não significar que o negócio é saudável, pois a precificação pode não garantir lucratividade e equilíbrio para empresa.

Portanto, um bom planejamento financeiro é essencial. Para isso, é preciso ter as despesas controladas e projetadas, precificar corretamente os serviços prestados e acompanhar a evolução dos números para não ter surpresas desagradáveis.

Agora que você entende mais sobre o cálculo de gastos, precificação, ponto de equilíbrio e lucratividade, baixe a planilha de custos de serviços para manter total controle sobre seu negócio e os valores das operações.

Autor Contsimples Fransico

Francisco Melo Jr.

Contador com 20 anos de experiência Especializado em contabilidade para pequenos negócios, com 20 anos de experiência.
Head de contabilidade da ContSimples, dedica seu tempo a descomplicar  a contábeis e abrir novas  e a escalar montanhas



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