planilha de custos de serviços

Planilha de Custos de Serviços

A vida está cada vez mais corrida, por isso, uma boa organização é recurso valioso para ter mais praticidade e tempo no dia a dia. Por isso, e para ajudar nos processos do seu negócio, elaboramos uma planilha de custos de serviços bem simples e fácil de usar.

Ela não exige domínio de recursos avançados no Excel e é suficiente para ajudar a calcular o valor das horas de serviço prestado. Além disso, ajuda a garantir que a sua margem de lucro seja sustentável e satisfatória.

Também, desenvolvemos este post abordando os elementos inclusos na planilha e ainda outros importantes sobre finanças e precificação. Então, leia-o até o fim para aprender mais e depois baixe sua planilha e use-a com excelência.

Ponto de equilíbrio: o que é e por que precisa ser calculado

O ponto de equilíbrio, também chamado de break even, precisa ser atingido para suprir as necessidades do seu negócio. É um determinado valor de receita que identifica se a empresa terá lucro ou prejuízo dentro de determinado período, geralmente de um mês.

O break even é alcançado quando o faturamento cobre todas as despesas do negócio e seu lucro é zero. A partir disso, toda a receita gerada representa lucro.

Ou seja, se a empresa não atinge o ponto de equilíbrio não tem como ser lucrativa e o prejuízo pode acabar com ela em pouco tempo. Nesse sentido, o cálculo do ponto é necessário para que a situação do negócio seja diagnosticada antecipadamente, sem que fique clara apenas ao fim de cada mês e do ano.

Assim, se o cálculo indicar que o ponto é alcançado e há lucro, o responsável pode planejar maneiras de elevar a lucratividade. Por outro lado, caso a empresa não tenha se equilíbrio e gere prejuízo, mais cedo as estratégias de reversão do quadro podem ser desenvolvidas.

Como calcular o ponto de equilíbrio

Para se chegar ao ponto de equilíbrio utilizamos, além das despesas, o ticket médio dos serviços ou o volume de prestações. Para o exemplo a seguir utilizaremos o ticket médio de R$ 1 mil.

Identificando os elementos, eles precisam ser elencados para a realização da conta:

  • despesas fixas do mês: R$ 7 mil
  • despesas variáveis projetadas para o mês: R$ 4 mil prestado;
  • ticket médio: R$ 1 mil.

Nesse caso, a cada 11 prestações a empresa cobre todos os seus gastos e passa a gerar lucro a partir da 12ª.

Isto posto, é necessário identificar em que período do mês o 11º serviço é prestado em média. Sendo perto do fim do mês, o lucro é pequeno e o negócio tem de encontrar formas de aumentar o volume para não ficar com a saúde financeira comprometida e conseguir crescer.

Aliás, com o crescimento das operações não se pode esquecer de aumentar a projeção das despesas variáveis para o período calculado pela relação direta entre esses custos e as prestações.

Elevar os gastos variáveis não significa que o ponto de equilíbrio não terá mudança, pois se os serviços são lucrativos seus gastos serão cobertos e sobrará mais dinheiro em caixa. Além disso, as despesas fixas, que não tendem a aumentar na mesma proporção, serão mais rapidamente pagas dentro do cálculo.

Para facilitar a conta, primeiro preencha a planilha de custos de serviços. Depois disso, você terá em mãos valores confiáveis a serem utilizados no cálculo, os quais o ajudaremos a apurar adiante neste texto.

Custos variáveis: quais são e como calcular

Esses são todos gastos que o negócio tem com base na sua receita, como mão de obra, materiais diretos e impostos, proporcionalmente ligados ao volume de prestações realizadas.

É fundamental conhecê-los profundamente e manter controle sobre eles para tarefas como calcular o break even, precificar corretamente os serviços e de maneira geral manter as atividades de forma sustentável e visando crescimento.

Como calcular os custos variáveis

Para calculá-los é preciso separar o quanto cada um desses custos pesa sobre os serviços prestados e apurá-los individualmente. Depois disso, é possível chegar ao total dessas despesas.

Por exemplo, sobre o serviço prestado pela empresa incide a alíquota de 6% de tributos, conforme a primeira faixa de receita do Anexo III do Simples Nacional. Então, se o valor cobrado pelo serviço for R$ 400 — ou for o ticket médio, caso os valores variem para cada cliente —, o custo variável tributário é de R$ 24.

Seguindo, se o funcionário que presta o serviço, ou auxilia na realização dele, recebe R$ 1.500 por mês e gasta cinco horas em média para cada prestação, é necessário calcular o gasto em horas com esse empregado. Vamos à conta:

  • transformar o salário mensalista em valor horário: R$ 1.500 ÷ 220 = R$ 6,82;
  • calcular o custo do funcionário para prestar cada serviço: R$ 6,82 x 10 = R$ 68,20 é a despesa com mão de obra para prestação do serviço.

Como citamos o gasto com mão de obra, precisamos também incluir o FGTS na conta. O Fundo de Garantia tem como base de cálculo o salário do empregado e tem de ser depositado pelo empregador, diferentemente do que ocorre com o INSS — pago pelo funcionário com desconto em seu contracheque.

É muito comum que as empresas esqueçam de incluir o FGTS no cálculo, pois ele é um encargo trabalhista e visto como distante das operações. Mas a verdade é que ele encarece em 8% a mão de obra, percentual que na soma de vários serviços prestados faz diferença nos custos computados.

Para o exemplo, teríamos um FGTS a pagar de R$ 5,46. Ao longo de dez clientes atendidos, seria um gasto não previsto de mais de R$ 50. No fim, sem a inclusão do Fundo, haveria um valor que não entraria no caixa e seu destino não seria previsto ou registrado considerando as despesas das prestações.

Outro gasto muito importante e comum é com materiais, ferramentas ou licenças que precisam ser adquiridos conforme o volume de clientes atendidos. Supondo que cada cliente precise de uma licença de um software para seu atendimento no valor de R$ 200, esse é mais um elemento dos custos variáveis.

Por outro lado, se uma ferramenta for paga, custando R$ 800 ao mês, e seja necessária à prestação dos serviços mas não tenha preço alterado conforme entram mais clientes, é um gasto fixo. Por isso, é importante visualizar a natureza das despesas e como ocorrem para classificá-las corretamente.

Continuamente, dessa forma, é preciso separar e elencar cada elemento que seja um custo variável e apurar todos os seus valores. Ao final, basta somar todos os resultados e preencher na planilha de custos de serviços o valor total calculado para a prestação ou para cada tipo de serviço se a empresa oferecer mais de um.

Despesas fixas: quais são e como calcular

São todos os valores gastos pela existência e pelo funcionamento da empresa, independente da sua movimentação, como:

  • aluguel;
  • conta de luz;
  • telefone;
  • honorários contábeis;
  • aplicativos
  • ferramentas digitais de preço fixo;
  • hospedagem e domínio de site.

Igualmente ao que precisa ser feito com os custos variáveis, deve-se elencar todas as despesas fixas para totalização dos gastos.

Porém, para esses custos, não é necessário apurar o quanto eles significam para cada serviço prestado nesse momento, pois não dependem do volume de operações, mas sim da existência do negócio.

Além disso, nem sempre é necessário fazer cálculos, pois os valores totais que chegam à empresa para cada um deles são diretamente utilizados e muitas vezes não mudam. Pode ocorrer de determinadas despesas fixas não serem totalmente exatas, o que ocorre com aluguel mas não com a conta de energia elétrica.

De qualquer forma, mesmo os gastos fixos que oscilam não têm grande discrepância entre um mês e outro. Então, para montar a planilha de custos de serviços para o curto prazo pode-se calcular a média dos gastos que oscilam e utilizar o valor confiavelmente na apuração dos gastos totais do negócio.

Lucro líquido: por que dar mais atenção a ele

É o resultado final da operação, quando da receita são reduzidos todos os gastos fixos e variáveis.

Ou seja, é esse valor que determina a saúde financeira da empresa e o potencial que ela tem para crescer e investir em melhorias, e não o faturamento.

Por exemplo, um negócio que fature R$ 1 milhão não tem potencial se as suas despesas somarem R$ 980 mil, pois é um lucro muito baixo diante da receita. Por isso, diante de qualquer problema, de uma baixa de vendas ou de um recebimento não efetivado por haver prejuízo e até quebra da empresa.

Ao fim de cada mês e do ano chega-se a ele de forma simples reduzindo do faturamento total todas os custos, mas ele pode ser calculado antecipadamente e levando em conta cada prestação. Assim, percebe-se se a precificação está correta e se os custos são coerentes antes que um problema maior e acumulado se apresente.

Quando você utilizar a planilha de custos de serviços, após todos os preenchimentos, poderá ver qual é o seu lucro líquido por prestação e também o bruto, ambos em valores e percentuais.

O lucro bruto é o quanto sobra depois da dedução dos gastos variáveis. Ou seja, é o lucro de cada serviço prestado por si só, não considerando as demais despesas que não dependem das operações e do seu volume — as fixas da empresa.

O que é e como definir o markup de precificação

Markup é a fórmula utilizada por muitas empresas para chegar ao preço cobrado dos clientes pela prestação dos serviços. Ele é índice um multiplicador que quando aplicado revela o preço dos serviços levando em conta as despesas do negócio e a margem de lucro desejada.

Como calcular o markup

Apesar de alguns elementos do cálculo de markup serem os mesmos que o do ponto de equilíbrio, a fórmula de cálculo não é a mesma.

Para incluir as despesas fixas na conta não se utiliza o valor total delas para determinado período, mas sim o percentual delas atribuído ao valor de cada serviço. Pode ser um pouco difícil chegar a esse número, mas é possível ter uma estimativa confiável analisando receitas e despesas de um período recente.

Por exemplo, se no mês passado o faturamento foi de R$ 25 mil e os gastos fixos somaram R$ 3 mil, 12%, esse percentual pode ser utilizado no markup.

O mesmo é feito para os custos variáveis, mas, nesse caso, é mais fácil de se chegar aos valores. Basta realizar os cálculos individualizados, como o de mão de obra por hora do funcionário que executa ou auxilia os serviços, que mostramos no início do texto.

Por último, é preciso ter em mente a margem de lucro desejada para cada prestação feita.

Com esses dados em mãos, a seguinte fórmula de cálculo deve ser seguida: 100 ÷ [100 – (despesas fixas + variáveis + margem de lucro)] = markup.

Para mostrar como fazer, vamos utilizar os seguintes dados:

  • 12% de despesas fixas;
  • 15% de despesas variáveis;
  • 20% de margem de lucro.

Cálculo:

  • 100 ÷ [100 – (12 + 15 + 20)];
  • 100 ÷ (100 – 47);
  • 100 ÷ 53 = 1,89 é o markup.

Agora, para obter o preço a ser cobrado dos clientes multiplica-se o resultado pelo custo direto das prestações. Por exemplo, se ele for de R$ 350, o markup de 1,89 gera um valor a cobrar de R$ 661,50 por serviço.

Naturalmente, um negócio gera gastos somente por funcionar. E conforme atende a clientes e aumenta o número de serviços prestados, eles crescem. Logo, somente ter clientes pode não significar que o negócio é saudável, pois a precificação pode não garantir lucratividade e equilíbrio para empresa.

Portanto, um bom planejamento financeiro é essencial. Para isso, é preciso ter as despesas controladas e projetadas, precificar corretamente os serviços prestados e acompanhar a evolução dos números para não ter surpresas desagradáveis.

Agora que você entende mais sobre o cálculo de gastos, precificação, ponto de equilíbrio e lucratividade, baixe a planilha de custos de serviços para manter total controle sobre seu negócio e os valores das operações.

Autor Contsimples Fransico

Francisco Melo Jr.

Contador especializado em micro e pequenas empresas com 20 anos de experiência.
Head de Contabilidade da ContSimples, dedica seu tempo a descomplicar a contabilidade e a escalar montanhas por aí.



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