Muita gente não sabe, mas a emissão de nota fiscal é obrigatória tanto para transações comerciais realizadas fisicamente, quanto para aquelas feitas online. A notícia boa é que todo o processo de emissão de nota fiscal para e-commerce já pode ser feito pela internet, com muito mais facilidade e eficiência.
Você possui um e-commerce, mas não sabe como emitir notas fiscais de suas vendas e serviços? A seguir, ensinaremos o melhor caminho para emitir a sua nota fiscal eletrônica, incluindo instruções para se cadastrar na SEFAZ, adquirir um certificado digital e escolher um emissor de NF-e.
Saiba o que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento emitido e armazenado digitalmente que tem a finalidade de registrar as operações fiscais relacionadas às vendas, prestações de serviços e circulação de mercadorias de uma empresa. Ela possui um único modelo válido para todo o território nacional, definido por uma legislação própria, que substitui todos os modelos das tradicionais notas fiscais em papel (vendas, serviços, transportes, etc).
A sua emissão é realizada de modo completamente online. A NF-e permanece salva no site da receita por até 180 dias, ficando disponível para consulta a qualquer momento. Além disso, a emissão online possibilita o envio do documento para os clientes por e-mail.
Conheça as vantagens da Nota Fiscal Eletrônica
O objetivo principal da NF-e é simplificar as operações de emissão do documento, facilitando o trabalho do fisco no acompanhamento da circulação de mercadorias e da prestação de serviços. Por ser mais ágil e prática que a nota fiscal convencional, ela ajuda a garantir o pagamento dos tributos e a manter a contabilidade em dia.
As notas fiscais eletrônicas também são uma excelente opção para melhorar a organização fiscal de sua empresa. Como os documentos são digitais, eles possibilitam a utilização de estratégias eficientes de arquivamento, gestão e controle. Atualmente, há ferramentas tecnológicas e softwares específicos para controlar a emissão dos documentos e elaborar estratégias direcionadas ao crescimento do negócio.
Saiba quem pode emitir a NF-e
Qualquer pessoa jurídica pode emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e) pela internet. Para fazê-lo, seu negócio precisa estar formalizado junto à Receita Federal, ou seja, ser registrado no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).
Porém, a emissão pode se tornar uma tarefa complexa, se você não sabe o que deve ser feito para preencher os campos corretamente para a sua aprovação. Quanto mais conhecimentos você tiver sobre o assunto, mais fácil e descomplicada será a execução dessa tarefa.
O primeiro passo é verificar em qual categoria a sua empresa se enquadra. Caso você fature até R$ 60 mil por ano, o caminho mais prático é se registrar como Microempreendedor Individual (MEI). A taxa para esta modalidade é unificada e baixa (menos de R$60,00 mensais). Caso o seu faturamento seja maior, você deve buscar as orientações de um contador para abrir uma microempresa.
Cadastre-se na Secretaria da Fazenda (SEFAZ)
Para a emissão de notas fiscais eletrônicas, deve-se ter autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de seu estado e adquirir um certificado digital para assiná-las. Para ter essa autorização, será necessário obter uma senha junto ao Posto Fiscal Eletrônico (PFE) e, então, selecionar o estabelecimento desejado. Dependendo do estado, esse cadastro pode ser feito online. Você precisa preencher o Requerimento de Credenciamento para emissão de NF-e, em que deverá selecionar a inscrição estadual (CAD/ICMS) de seu estabelecimento que emitirá NF-e.
Feito o Requerimento, o Ambiente de Homologação estará liberado para testes. Recomenda-se que se busque a assessoria de um contador para fazer o cadastro, uma vez que esse profissional conhece a legislação do estado e pode auxiliar no cadastramento.
Saiba como ter um certificado digital
Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, também é necessário ter um certificado digital, que garante a origem dos dados enviados, mantendo a segurança e fornecendo uma assinatura digital à nota fiscal emitida. O certificado digital é como se fosse uma assinatura que dá autenticidade e garante a segurança e a privacidade de todos os dados informados por uma empresa. Ele contém CNPJ, razão social e outros dados importantes para confirmação de sua identidade.
Ele pode ser adquirido pela Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Este selo pode ser posto no site do e-commerce para certificar a segurança da informação.
Escolha um emissor de NF-e
O emissor de notas fiscais pode ser adquirido a partir de empresas privadas, tornando mais fácil todo o processo. Os valores de certificados digitais variam de acordo com a modalidade da empresa que o comercializa.
Atualmente, é de responsabilidade das empresas obter um software para emitir suas notas (a emissão de NF-e pelo portal da SEFAZ foi interrompida em janeiro de 2017, em todos os Estados). Esse software deve ser desenvolvido de acordo com as necessidades do e-commerce e também pode apresentar outras funções que facilitem o gerenciamento e o controle das notas fiscais eletrônicas, como no caso do emissor da ContSimples.
Beneficie-se com o uso de plataformas
Plataformas de serviços de contabilidade online possibilitam ao cliente emitir ou enviar notas fiscais eletrônicas (NFS-e) de qualquer lugar e ter acesso ao documento, que é disponibilizado em ambiente online sempre que precisar. O usuário pode ter acesso ao histórico de notas fiscais e controle de clientes.
Algumas plataformas até enviam as notas fiscais automaticamente para os clientes. Aspectos como custo, eficiência no suporte e versatilidade do serviço são alguns dos fatores que precisam ser considerados na escolha da plataforma.
Saiba como preencher a nota fiscal para e-commerce
Assim que estiver pronto para emitir a nota fiscal eletrônica, o primeiro passo é preencher a nota com os dados de seu negócio, informando o nome fantasia, razão social, CNPJ, inscrição municipal, inscrição estadual, endereço de contato e se a empresa é optante pelo Simples Nacional.
O mais importante é saber como preencher os campos da nota e qual tipo de operação se enquadra no seu ramo, o que pode ser esclarecido com a ajuda de contadores habilitados. Atualmente, é possível contar com serviços de contabilidade online, que cuidam de toda a rotina contábil das empresas e geram as guias de impostos.
Complete depois a nota com os dados do cliente. Se for uma empresa, é preciso fornecer o nome fantasia, a razão social, o CNPJ, a inscrição municipal ou estadual. Em caso de pessoa física, basta apresentar o nome completo e o CPF. Em ambos os casos, é preciso fornecer também o endereço.
Como vimos, a emissão de nota fiscal para e-commerce é muito importante, pois assegura os pagamentos dos tributos e também ajuda a contabilidade a ficar em dia. Com ela, você pode ter acesso a toda sua documentação com rapidez e a qualquer momento, sem necessitar se deslocar até um contador. Além disso, a contabilidade online é muito mais econômica do que a tradicional e você economiza ainda com gastos de impressão.
Vale lembrar que as obrigações fiscais devem ser seguidas com muita atenção, uma vez que problemas na omissão de notas podem gerar multas para o empresário. Procure sempre seguir as leis de fiscalização à risca, evitando assim que pequenas ações se transformem em grandes problemas futuros.
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