A emissão de nota fiscal é uma das tarefas mais importantes para qualquer empresa. Ela não só é responsável pela garantia dos pagamentos dos tributos, mas também ajuda a contabilidade a ficar em dia.
Ao mesmo tempo, a emissão pode se tornar muito complexa quando você não conhece o que deve ser feito. Cheia de campos cabíveis ao preenchimento, a nota fiscal exige que tudo seja inteirado corretamente para a sua aprovação. Quanto mais conhecimentos você tiver sobre o assunto, mais fácil e descomplicada será a execução dessa tarefa.
Nota fiscal como preencher? Veja um passo a passo completo de tudo o que deve ser feito para o preenchimento dos campos de uma nota fiscal da maneira certa!
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1. Faça o credenciamento junto à Sefaz
O credenciamento junto à Secretaria de Fazenda (Sefaz) vai garantir que a sua empresa esteja devidamente autorizada a fazer a emissão de nota fiscal. Ele é necessário para que a Sefaz acompanhe seus lançamentos e autorize as notas, de modo a concluir as operações.
Para ter essa autorização, será necessário obter uma senha junto ao Posto Fiscal Eletrônico (PFE) e, então, selecionar o estabelecimento desejado. O envio da solicitação para credenciamento exige o envio de algumas informações do negócio.
Também é pedido um certificado digital, que garante a origem dos dados enviados, mantendo a segurança e fornecendo uma assinatura digital à nota fiscal emitida.
2. Encontre um emissor de nota fiscal
Outra necessidade, inclusive para fazer o próprio credenciamento, é a detenção de um emissor de nota fiscal. Trata-se do programa responsável por gerar o arquivo XML e por fazer o envio pelo sistema da Sefaz.
Anteriormente, toda secretaria de fazenda disponibilizava um programa gratuito para esse gênero de emissão. Tal oferta, no entanto, foi recentemente descontinuada, de modo que você deverá adquirir um emissor para o serviço.
Vale lembrar que a sefaz do Maranhão assumiu dar continuidade em disponibilizar este aplicativo para os contribuintes, mas costumamos não indicar, pois não existe suporte técnico.
Os clientes da ContSimples emitem nota fiscal gratuitamente! 😉
3. Preencha os dados da sua empresa
Assim que estiver pronto para emitir as notas fiscais eletrônicas, o primeiro passo consiste em preencher os dados do emitente, ou seja, do seu negócio.
É imprescindível informar o nome fantasia, a razão social, o CNPJ, a inscrição municipal, a inscrição estadual, seu endereço, a forma de contato e, também, se você é optante pelo Simples Nacional.
É mais comum que esse preenchimento tenha de ser feito apenas uma vez. Como as informações fornecidas não se alteram, você cadastra o empreendimento como emitente e utiliza esse “perfil” ao longo das emissões posteriores. Caso qualquer um dos elementos se modifique, como o endereço ou o regime de tributação, é essencial fazer a imediata atualização.
4. Complete os dados do cliente
O destinatário de uma nota fiscal é o cliente que fez a aquisição do produto. Se for uma empresa, é preciso apresentar seu nome fantasia, a razão social, o CNPJ e a inscrição estadual e/ou municipal. Já, se tratando de pessoa física, o preenchimento deve ser feito com o CPF e nome completo. Para os dois casos é importante completar com o respectivo endereço.
5. Informe os dados do produto
A parte mais crítica dessa emissão consiste no preenchimento dos dados do produto. Ao mesmo tempo, essa é a parte que apresenta mais erros, que levam à invalidação. Então, fique de olho!
É importante apresentar o nome do produto e a sua descrição. Quanto mais completa ela for, mais eficiente será para a emissão da nota fiscal. No caso de itens iguais ou parecidos, é necessário descrever tantas características quanto forem necessárias a fim de gerar diferenciação. Por exemplo, blusas de mesma marca e tecido devem ser diferenciadas quanto ao tamanho e à cor. O objetivo aqui é garantir que o item seja facilmente identificado.
A unidade de venda, a quantidade vendida, assim como o valor unitário, também devem ser especificados. Então, multiplicando-se o valor unitário pela quantidade, encontra-se o valor total do pedido. Quanto à classificação, deve-se obedecer à Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e ao Código Especificador de Substituição Tributária (CEST).
Lembrando que o CEST tem seu início de obrigatoriedade a partir de 07/2017.
Este ponto é o mais importante a ser feito, portanto o auxilio do sistema em conjunto com o contador será importante.
6. Tenha cuidado no cálculo de tributos
Ainda sobre o que é vendido, você deverá fazer o cálculo dos tributos devidos em cada nota. Isso dependerá do regime ao qual o empreendimento está submetido, do tipo de empresa e de produto.
Cada tributação tem um código específico, de modo que o valor é calculado automaticamente. Ainda, é necessário acrescentar a origem do item, com o objetivo de levar em conta os impostos aduaneiros, caso seja necessário.
A partir do valor total das despesas, há a base de cálculo de ICMS, exceto para os isentos desse tributo. A alíquota varia de acordo com o tipo de operação, assim como para cada estado.
Os campos opcionais incluem as partes de frete, que pode ou não correr por conta do comprador, assim como valor de seguro e de outras despesas.
Ao final, deve constar o valor aproximado de todos os tributos federais que incidem sobre o que foi adquirido.
O valor aproximado dos tributos é para atender a Lei 12.741/2012
7. Exporte o XML
O arquivo XML de uma nota fiscal eletrônica corresponde a uma espécie de comprovante. Ele deve ser enviado para o cliente, junto do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe), assim como ser armazenado pelo emissor.
O prazo de armazenamento é de 5 anos. Por isso, é importante ter um sistema que organize e guarde esses arquivos pelo tempo adequado.
8. Acompanhe a aprovação da nota
Depois de fazer o preenchimento adequado da nota fiscal e de enviá-la para o sistema da Sefaz, é importante fazer o acompanhamento da sua ratificação. Caso exista algum vício ou divergência, a nota poderá ser recusada, demandando uma nova emissão para que a sua contabilidade fique em dia.
Esse monitoramento evitará que documentos recusados causem problemas nos processos fiscais da empresa, além de permitir a solução rápida de qualquer problema ocasional.
9. Faça testes
O próprio sistema da Sefaz conta com uma área de testes, conhecido como ambiente de homologação. As notas lá emitida não possuem valor jurídico, o que torna possível fazer quantos testes você desejar.
Antes de garantir o credenciamento para a área de produção, onde tudo é para valer, aconselha-se repetir esses passos em testes, até que tudo esteja perfeitamente alinhado. Isso vai diminuir as chances de que ocorram problemas de confirmação, aumentando a segurança do processo.
Seguindo essas informações, é possível fazer uma emissão de nota fiscal sem erros. Isso favorece não só a parte contábil, mas todo o empreendimento em geral.
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