Dois homens conversando em frente ao computador

Guia: tudo que você precisa saber sobre microempresas

Abrir uma empresa não é uma das coisas mais fáceis no Brasil, muito em razão das suas burocracias e da falta de flexibilidade em muitas questões que envolvem esse processo, mas também não é algo impossível! Podemos dizer que um dos desafios nessa jornada está em escolher o modelo empresarial que seja ideal para o seu negócio. Hoje, vamos falar mais sobre um deles: as microempresas.

Para quem não sabe, as microempresas são uma das opções mais utilizadas e bem-vistas no nosso país nos dias de hoje, sendo ideais para quem tem um sonho grande, planeja ter um crescimento acelerado, mas precisa começar pequeno.

Para que você possa entender melhor sobre esse universo, preparamos este guia completo sobre as microempresas. Continue acompanhando a leitura conosco para entender todos os detalhes que envolvem esse modelo empresarial.

O que caracteriza uma microempresa?

Antes de mais nada, é preciso que você entenda o que caracteriza uma microempresa. Então, vamos mostrar o que um negócio precisa ter para se enquadrar e ser considerado uma empresa dentro desse formato empresarial, certo?

Quando falamos de uma microempresa, estamos nos referindo a uma sociedade, composta por 1 ou mais sócios, sendo que o seu faturamento anual precisa estar dentro de um limite de R$ 360 mil brutos. Esse limite foi estabelecido pela lei e pelos órgãos competentes.

Obviamente que há a possibilidade de a empresa “estourar” esse valor de faturamento, conforme cresce em relação aos números das suas vendas. Caso isso aconteça, ela passará a ser considerada como uma empresa de pequeno porte.

Há também os casos em que esse limite é muito alto para o empreendedor. Sendo assim, pode ser que o formato de Microempreendedor Individual (MEI) seja mais interessante e ajuste-se melhor à sua realidade.

Mais à frente, apresentaremos uma comparação entre a microempresa e esses 2 modelos que citamos agora.

Como abrir uma microempresa?

Agora que você já entendeu o que é uma microempresa, vamos para a parte prática: preparamos um passo a passo para facilitar o entendimento sobre como abrir uma empresa nesse formato.

Confira abaixo os detalhes dessa jornada.

Realize o registro junto à Junta Comercial

O primeiro passo será realizar o registo do negócio na Junta Comercial da sua cidade. Podemos dizer que esse é o primeiro grande compromisso burocrático para começar a abrir uma microempresa. Muitos consideram essa etapa como um pré-requisito para iniciar a abertura.

Sendo assim, serão solicitados alguns documentos para concluir esse registro com sucesso:

  • o contrato social, apresentado em 3 vias;
  • a cópia autenticada do CPF e do RG dos sócios do negócio;
  • a ficha de Cadastro Nacional (FCN) preenchida;
  • o Requerimento Padrão preenchido;
  • a DARF, referente às taxas do processo, paga.

No fim dessa etapa, caso ela seja concluída com sucesso, você receberá o Número de Identificação do Registro da Empresa, o NIRE. Esse documento pode ser comparado com a Certidão de Nascimento das pessoas físicas.

Ou seja, o NIRE nada mais é do que a certidão de nascimento para as pessoas jurídicas.

Obtenha o CNPJ

O segundo passo é nada mais, nada menos do que obter o CNPJ da empresa. Caso você ainda não saiba, o CNPJ é o cadastro geral de empresas no país, ou seja, ele se assemelha ao CPF de uma pessoa física.

Aproveite esse momento para definir qual será a atividade de atuação da organização. Isso pode ser feito de acordo com as opções oferecidas pelo CNAE. Tenha muito cuidado nesse momento, pois a classificação escolhida será importante para definir a tributação e a própria fiscalização das atividades do negócio.

Ou seja, uma má escolha poderá gerar problemas futuros.

Escolha o melhor regime de tributação

Junto ao processo de abertura do CNPJ, será preciso escolher também o regime de tributação que a empresa adotará. Hoje, o Brasil oferece as seguintes opções: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.

É muito natural que a primeira opção que venha à mente dos empreendedores seja o Simples Nacional, mas é preciso levar em consideração que nem todas as empresas podem adotá-lo, devido a algumas restrições que ele apresenta.

Por isso, é preciso estudar todos esses modelos e verificar qual se encaixa melhor na sua realidade. Nesse processo, não deixe de analisar as questões importantes, que envolvem a fiscalização, os impostos, o tamanho da empresa, dentre outras.

Obtenha a Inscrição Estadual ou o Registro Municipal

O quarto passo é referente à obtenção da Inscrição Estadual ou do Registro Municipal. A Inscrição Estadual é o registro emitido pela Secretaria Estadual da Fazenda, sendo que é obrigatória apenas para os negócios que têm como finalidade a produção de bens ou a venda de mercadorias.

Saiba que a Inscrição Estadual é obrigatória apenas para os setores do comércio, indústria, comunicação e energia, além dos serviços de transporte intermunicipal e interestadual. Ela é o principal requisito para realizar a inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

A solicitação da Inscrição Estadual poderá ser feita via Internet e deverá ser solicitada pelo contador da empresa. Saiba também que, em alguns estados, somente será possível solicitá-la após o pedido de alvará de funcionamento da sede da empresa ser realizado.

Se a empresa trabalha com prestação de serviços, será necessário solicitar o Registro Municipal, que pode ser obtido na própria prefeitura da cidade em que ela está se formando e tem sede. Se for o seu caso, consulte as regras do seu município para entender como funciona melhor essa questão.

Solicite os alvarás

Por fim, o último passo está em solicitar os alvarás para que ela possa funcionar sem nenhuma irregularidade. Um deles é o próprio alvará de funcionamento, e o outro, o do corpo de bombeiros.

O alvará de funcionamento funciona como uma licença prévia para que o negócio possa começar a funcionar e iniciar o seu processo de operação ou produção. Ele é fornecido pelo próprio município.

Já o alvará o corpo de bombeiros é responsável por fazer uma avaliação do grau de risco da edificação em que a empresa está instalada. Obviamente que o prédio só será liberado para uso mediante um resultado positivo dessa avaliação.

Lembrando que, dependendo da atividade-fim da empresa, será preciso o envolvimento de outras secretarias do município nesse processo de legalização e fornecimento de alvarás. Exemplos delas são as relacionadas ao meio ambiente e à saúde. Então, verifique esses detalhes também, caso o seu negócio se aplique a uma atividade-fim específica.

Esteja apto a contratar funcionários e emitir notas fiscais

Realizando todos os passos anteriores, a empresa já estará apta para funcionar normalmente. Porém, há mais alguns procedimentos que podem ser realizados em paralelo com os que citamos acima.

Estamos falando de duas etapas que não são obrigatórias no processo de abertura da empresa, mas que são totalmente essenciais para começar a funcionar a todo vapor, sem perder tempo.

A primeira delas é referente à contratação de funcionários. Para que isso seja possível, será preciso realizar o cadastro na Previdência Social. A ideia é que seja viabilizado esse processo, bem como cumprida toda a questão de responsabilização perante as obrigações trabalhistas da lei, com o pagamento dos tributos definidos.

Saiba também que o prazo para finalizar o cadastramento é de cerca de 30 dias após o início das atividades e deve ser feito em uma agência da Previdência.

Por fim, lembramos que será preciso obter o aparato fiscal para que a empresa possa funcionar plenamente. Será necessário solicitar a autorização para a autenticação de livros fiscais, juntamente à impressão das notas fiscais.

Esse procedimento é feito na própria prefeitura. Com o aparato fiscal pronto e registrado, a empresa finalmente pode começar suas operações de forma legal.

Quanto custa abrir uma microempresa?

Uma das principais dúvidas e preocupações de todo empreendedor que vai abrir uma empresa é referente aos custos desse processo, bem como à manutenção do funcionamento do negócio.

Antes de mais nada, já avisamos que não é possível estimar um valor exato. Afinal, ele varia de empresa para empresa, visto que todas elas têm contextos diferentes.

Porém, para facilitar, podemos dizer que você terá 3 tipos de custos: taxas de inscrição, gastos de manutenção e tributos. Vamos falar sobre cada um deles abaixo, fornecendo maiores detalhes.

Taxas de inscrição

O primeiro tipo de custo se refere às taxas que precisam ser pagas para obter os registros que listamos no passo a passo do tópico anterior. Entenda que esse custo pode variar muito, dependendo da cidade, do tipo de empresa e do regime tributário escolhido, ou seja, depende da realidade de cada negócio.

Saiba que é possível, sim, levantar exatamente qual é o valor do total desses custos. Para isso, sugerimos o auxílio de um contador, pois esse é um profissional especializado no assunto e poupará o seu trabalho de levantar todos esses gastos de forma exaustiva.

Gastos de manutenção

Os gastos de manutenção são, basicamente, os custos fixos mensais da empresa, algo importante de se levar em consideração também, visto que as despesas não acabam no momento em que ela é concebida.

Dentre esses gastos, destacamos os seguintes: aluguel da sede da empresa, custos de Internet e telefone, energia elétrica, água, pagamento de colaboradores e gastos com o contador.

Tributos

Nesse caso, estamos falando dos impostos que apresentaremos no próximo ponto. É preciso entender que eles variam, principalmente, conforme a sua receita bruta. Tenha em mente desde já que a empresa que trabalha com comércio precisará pagar o ICMS, a que é da indústria, o IPI, e a de prestação de serviço, o ISS.

Além desses 3 tipos de custos, leve em consideração que todo negócio exige a existência de um capital de giro para auxiliar na sua sustentabilidade, principalmente no início do negócio. Tudo isso para não comprometer a sua saúde financeira e aumentar as suas chances de sucesso no curto, médio e longo prazo.

Quais impostos devo recolher?

Você já deve imaginar que toda empresa precisa recolher impostos, certo? O fato é que, principalmente, quando a microempresa funciona no regime do Simples Nacional, há um recolhimento de impostos unificados que pode variar com a sua renda bruta anual.

Sugerimos novamente que seja consultado um contador para esclarecer melhor esse ponto, a fim de que você entenda como isso funciona. Apesar dessa unificação, tenha em mente que as empresas precisam pagar cerca de 8 tributos diferentes.

Preparamos um resumo de cada um deles abaixo.

IRPJ

Um dos principais tributos que toda empresa precisa recolher é o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), que é calculado com base no faturamento do ano anterior da empresa.

Esse imposto varia de acordo com o regime tributário, bem como a atividade exercida pela microempresa.

CSLL

CSLL é o nome dado para a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido. No caso desse imposto, segue-se a mesma linha do IRPJ, ou seja, a taxa é praticamente a mesma para as empresas que atuam no ramo industrial ou no comércio, mudando apenas para as que são prestadoras de serviço.

PIS/PASEP

Uma das contribuições federais mais importantes é o PIS/PASEP, que é referente aos benefícios que precisam ser pagos para todos os trabalhadores registrados. Esse é um imposto que é quitado diretamente da folha de pagamento todos os meses.

PIS significa Programa de Integração Social, e PASEP, Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público.

Cofins

A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) é um imposto federal que é calculado sobre a receita bruta da microempresa e depende muito do regime tributário escolhido.

Geralmente, na indústria e no comércio, essa taxa pode chegar a 1,6%. Já no setor de prestação de serviços, pode chegar a mais de 2%.

ICMS

O ICMS é o imposto estadual aplicado nas empresas em que há a movimentação de produtos entre os estados. Tenha em mente que cada um deles tem uma alíquota diferente que pode variar de 1,5% a 4%.

ISS

O ISS é um imposto municipal e cobra o tributo sobre as empresas que trabalham com prestação de serviços. Essa taxa pode variar de 2% a 5%. Se você se encaixa nessa realidade, saiba que é preciso verificar as regras do município, bem como o seu faturamento.

IPI

IPI é a sigla para Imposto sobre Produtos Industrializados e é aplicado nas empresas que importam ou fabricam produtos pela necessidade de desembaraço aduaneiro e saída da indústria. Nesse caso, esse imposto segue uma tabela própria.

CPP

O pagamento da Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) é direcionado à seguridade social. As alíquotas variam de 2% a 8% e também dependem do tipo de empresa.

Outros impostos

Por fim, existe também a possibilidade de pagamento de outros impostos, que estão atrelados com a atividade que a empresa exerce. Entre eles, podemos listar:

  • Imposto sobre Operações Financeiras (IOF);
  • Imposto sobre Exportação (IE) e Importação (II);
  • Imposto de Renda (IR), quando a pessoa jurídica faz pagamentos ou obtém créditos e ganhos líquidos derivados de investimentos em renda fixa ou variável;
  • Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural (ITR);
  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) para os funcionários;
  • além de outras contribuições referentes ao INSS.

Quais as diferenças entre ME e EPP?

Um ponto importante que é preciso entender são as diferenças entre microempresa e outros formatos de negócio. Nesse tópico, trazemos a sua comparação com a empresa de pequeno porte (EPP).

Afinal, saber as diferenças entre uma e outra pode ser um ponto importante para fazer a escolha adequada. Então, separamos aqui 2 questões que tratam justamente dessa diferença entre os modelos: o faturamento e a tributação.

Faturamento

O principal fator que difere ambos os modelos está na faixa de faturamento que cada um deles representa. Saiba, de antemão, que as regras que definem essa questão foram alteradas em 2018, ou seja, a nova faixa foi definida recentemente.

Conforme já falamos aqui, uma microempresa pode ter um faturamento anual de até R$ 360 mil. Já a empresa de pequeno porte entra na faixa de faturamento entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.

Tendo em vista essas condições, caso uma microempresa ultrapasse o limite de faturamento anual, no próximo ano, ela precisará fazer a transição para ser uma EPP. Do mesmo modo, quando uma empresa de pequeno porte não consegue um mínimo de faturamento de R$ 360 mil, no ano seguinte, ela volta a ser considerada uma ME.

Tributação

Em relação à tributação, ambos os modelos podem optar por todos os regimes de tributação, tanto o Simples Nacional quanto o Lucro Real ou Presumido. Porém, é mais comum que as microempresas tenham mais facilidade de enquadramento no Simples Nacional, visto que a sua realidade é mais condizente com esse tipo de regime de tributação.

Apesar disso, é possível que muitas microempresas optem pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real. Da mesma maneira, existem empresas de pequeno porte que conseguem se enquadrar no Simples Nacional.

Quais as diferenças entre ME e MEI?

Da mesma forma, vamos falar das diferenças entre a microempresa e o MEI (Microempreendedor Individual), destacando também alguns pontos principais que podem separar esses modelos: faturamento, número de funcionários e tributação.

Faturamento

O faturamento da empresa também é um fator importante para definir qual se aplica no MEI e qual se enquadra em uma ME. Saiba que, para que um negócio seja considerado MEI, ele precisará faturar, no máximo, R$ 60 mil por ano.

Ou seja, bem menos do que o máximo permitido para as microempresas. Caso esse limite seja excedido, a empresa precisará migrar de MEI para ME.

Número de funcionários

O número de funcionários que podem ser contratados também é um fator que difere entre ambos os modelos. Enquanto uma microempresa pode contratar um número relevante de colaboradores, o MEI pode contar com apenas 1 funcionário.

Lembrando que todos eles devem ser registrados legalmente conforme os direitos trabalhistas.

Tributação

Por fim, trazemos aqui a tributação que difere muito nesses 2 modelos. Enquanto o microempresário precisa pagar todos os tributos que listamos acima, o MEI é obrigado apenas a pagar uma taxa mensal de cerca de R$ 50 por mês.

Portanto, é preciso entender o quanto todos esses fatores podem influenciar no funcionamento da sua empresa, a fim de realizar a melhor escolha referente ao modelo a ser adotado.

Quais as vantagens de ser um microempresário?

Por fim, preparamos uma breve lista sobre as vantagens de ser um microempresário, algo que também pode ser determinante para tomar a decisão de optar por esse modelo empresarial ou não.

Diminuição da burocracia

Sabemos que a burocracia pode ser um motivo determinante para que muitos empreendedores optem por trabalhar na informalidade, algo que não é nada bom. Então, destacamos aqui que, como a ME pode optar pelo Simples Nacional, toda essa questão burocrática reduz consideravelmente.

O primeiro ponto é que o Simples oferece a opção de emitir apenas uma guia para todos os impostos e pagar tudo de uma vez, sem correr o risco de esquecer algum imposto e ficar inadimplente.

Pode não parecer, mas isso torna os processos internos mais organizados, trazendo, inclusive, uma certa redução de custos para manter a empresa funcionando.

Aumento da vantagem competitiva

Outro grande benefício está no aumento da vantagem competitiva, pelo simples fato de que uma microempresa poderá emitir nota fiscal. Sabemos que esse é um dos principais requisitos para que muitos clientes aceitem contratar os seus serviços ou aderir aos seus produtos.

Ou seja, é um ponto importante para o avanço de qualquer negociação. Além disso, a empresa poderá participar de licitações, algo que pode trazer trabalhos grandes e relevantes para o seu portfólio, ajudando a fortalecer a sua marca.

Simplicidade na gestão da empresa

Outra grande vantagem está na simplicidade em realizar a gestão da empresa, visto que o seu porte permite que os processos sejam mais simples e enxutos, facilitando o acompanhamento do empreendedor em todas as áreas do negócio.

Pode não parecer, mas isso ajuda a ter uma gestão mais simples, bem como a facilitar o trabalho no sentido de ter mais tempo para focar nos assuntos e demandas mais importantes que precisam ser resolvidas.

Destacamos também a importância da contabilidade para as microempresas. Afinal, esse serviço é essencial, principalmente no que diz respeito a lidar com as burocracias do negócio, bem como com o próprio processo de abertura da empresa. As opções, hoje, são diversas, e vale lembrar que existe o serviço de contabilidade online, algo que é totalmente apoiado pela tecnologia.

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Autor Contsimples Fransico

Francisco Melo Jr.

Contador especializado em micro e pequenas empresas com 20 anos de experiência.
Head de Contabilidade da ContSimples, dedica seu tempo a descomplicar a contabilidade e a escalar montanhas por aí.



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