Tudo que você precisa saber sobre gestão de pequena empresa

Afinal, como fazer a gestão de pequena empresa? Você já parou para analisar a quantidade de fatores que interferem na administração de um negócio, mesmo quando ele ainda está em sua fase inicial?

Gestão financeira, fiscal, de pessoal, estratégias de marketing, vendas, contabilidade, enfim, são dezenas de conceitos que pairam entre a atividade de gerir uma empresa que muitos ficam perdidos.

Se você tem dúvidas nesses assuntos ou, simplesmente, deseja melhorar a gestão do seu negócio e elevá-lo a outro nível, está no lugar certo, pois hoje vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre como fazer a gestão de pequena empresa. Boa leitura!

1. Como abrir uma pequena empresa

Antes de pensar em abrir uma empresa, você precisa saber que tipo de negócio fundará. É preciso colher informações sobre o fluxo de faturamento mensal, quantidade de funcionários estimada e questões gerais como local de instalação, razão social, etc.

Isso deve ser feito com muito cuidado, pois, a partir desse ponto, será definida a forma como sua empresa será constituída — se será um MEI ou uma pessoa jurídica comum, tributada pelo Simples Nacional ou outro regime ordinário. Vamos mostrar como cada um deles funciona mais a diante.

Saber isso fará toda a diferença no processo de abrir um negócio, uma vez que, se você estiver enquadrado na Lei do Microempreendedor Individual, o seu cadastro poderá ser feito facilmente acessando o site do Portal do Empreendedor. Caso contrário, o registro da sua empresa deve ser realizado na Junta Comercial do seu estado ou cartório de registro civil, dependendo do caso. Assim, será imprescindível a participação de um bom contador, especialista nesse tipo de trabalho.

Ainda na fase de concepção e registro de um negócio é fundamental começar a se preocupar com o processo de registrar a sua marca. Afinal, ela será o cartão de visita do seu empreendimento. Todas as vezes que alguém olhar para aquele logotipo, associará imediatamente à sua empresa.

Além das questões legais de registro, abrir uma empresa envolve outro fator crucial: o capital de giro inicial. Você precisa ter em mente que será necessário ter determinado valor disponível para arcar com as despesas do primeiro mês de existência da empresa, considerando o fato de que, nesse período, talvez o seu faturamento não seja suficiente para cobrir todas as despesas.

Nesse ponto entra outro detalhe muito importante: a mente empreendedora. Você, enquanto gestor, deverá ter a consciência de que, no início, quase toda a receita do seu negócio deverá ser revertido para ele próprio.

Entenda a gestão de uma pequena empresa, nova, como um recém-nascido. No início da sua vida ele precisa de total atenção — ele é 100% dependente dos seus pais para exatamente tudo. Com o passar dos meses, ele vai ficando mais independente até chegar ao ponto de conseguir fazer as coisas sem nenhum auxílio.

No mundo empresarial funciona da mesma forma. Nesse caso, o recém-nascido é a empresa e os pais são os sócios que, nos primeiros meses, deverão dedicar todo o seu tempo, atenção e receita gerada para que a companhia possa crescer, se desenvolver e gerar receitas naturalmente. A partir desse ponto, você passará a ter o seu tão esperado lucro.

2. Planejamento estratégico e pesquisa de mercado

O planejamento estratégico de um negócio funcionará como um guia que será utilizado para construir, rever ou desenvolver o posicionamento de uma empresa frente ao mercado, bem como as estratégias que serão aplicadas para poder conquistá-lo.

O objetivo do planejamento estratégico é implantar um controle e direcionamento para minimizar suas deficiências e proporcionar a eficiência em todas as ações que visam atingir o mercado que ela atua.

Para que ele seja colocado em prática será necessário definir algumas etapas básicas. São elas:

  • definir o negócio: dar uma definição única para as atividades que a empresa desenvolve. Com isso, ela jamais será percebida de forma imprecisa;
  • definir uma visão de futuro: nessa etapa é criada uma imagem da empresa no futuro em um ambiente desejável e ambicioso, com um nível de satisfação máxima dos seus clientes;
  • definição da missão: basicamente, é a razão de a empresa existir;
  • definir os valores: são os elementos que regem as decisões tomadas no âmbito empresarial e que afetam a sua percepção frente ao mercado.

2.1. A pesquisa de mercado

A pesquisa é entendida por muitos como uma etapa do planejamento estratégico, mas como ela é um estágio extremamente importante, decidimos dedicar um tópico para ela. Afinal, com base nos resultados obtidos é que a sua empresa passará a tomar as decisões direcionadas para alcançá-lo.

Trabalhar com base na sua concepção de mercado pode ser extremamente arriscado, já que os gostos, costumes e hábitos de compras das pessoas podem mudar mesmo dentro de uma única cidade.

Portanto, não se engane. A pesquisa de mercado é a ferramenta que mostrará os pontos que precisam ser trabalhados e aqueles que podem ser deixados de lado. Acredite, empresas vão à falência pelo simples fato de falharem no processo de pesquisa de mercado.

3. A contabilidade de uma pequena empresa

Com exceção do Microempreendedor Individual (MEI) — que, segundo a Lei, dispensa a necessidade de registros contábeis —, toda empresa, obrigatoriamente, deverá ter um contador legalmente habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade do seu estado para atuar no mercado

Essa obrigatoriedade decorre da necessidade do cumprimento de obrigações acessórias que são impostas às empresas. Além do cálculo das guias, que é uma das especialidades dos contadores, eles também enviam uma série de dados e informações digitais e físicas para os órgãos tributantes municipal, estadual da sua região e federal.

Portanto, inicialmente, não há como se pensar em uma empresa sem contador, no entanto, o trabalho desse profissional vai muito além de simplesmente gerar guias e cumprir com obrigações acessórias.

Atualmente, a legislação contábil, fiscal e trabalhista se tornou algo tão complexo que é imprescindível contar com o apoio de um profissional que domina essas três áreas com eficiência, principalmente, que saiba adequar a norma ao seu tipo de negócio.

Quando você tem uma contabilidade bem feita, a sua empresa funciona de forma melhor. Assim, você consegue dedicar mais tempo aos trabalhos que são mais importantes para o crescimento do seu negócio como a gestão financeira, vendas, prestação de serviços ou, até mesmo, a produção.

Portanto, a contabilidade para pequenas empresas atuará nas seguintes atividades principais:

  • fechamento das demonstrações contábeis;
  • emissão de relatórios gerenciais e fiscais;
  • cumprimento de obrigações acessórias federais, estaduais e municipais;
  • apuração e emissão de guias de tributos;
  • assessoria na emissão de documentos fiscais;
  • contratação, férias, cálculo de folha e tributos e rescisão de funcionários;
  • constituição e alterações no seu contrato social ou ato constitutivo.

Além dessas funções, o seu contador poderá ser providencial quando o assunto for questões de redução de custos, controle de estoque e dicas de contabilidade, principalmente, sobre o planejamento tributário, um dos principais elementos de uma empresa, independentemente do seu tamanho.

3.1. Enquadramento tributário e vantagens de uma pequena empresa

O enquadramento tributário afetará na forma que sua empresa apurará os impostos. Consequentemente, essa questão interferirá diretamente nos lucros do negócio. Uma escolha errada pode prejudicar todo o futuro de uma empresa, uma vez que, quando selecionado, o enquadramento tributário deve perdurar por todo o ano.

Mas para entender efetivamente como isso funciona e, posteriormente, mostrarmos algumas aplicações práticas de cada um dos enquadramentos ou modalidades tributárias, vamos apresentar cada um deles a seguir.

Basicamente, existem 4 tipos: o Lucro Real e Presumido, que são considerados regimes ordinários; o Lucro Arbitrado, que é uma modalidade de tributação judicial e que é muito incomum; e o bom e velho conhecido de todos, Simples Nacional (SN). Para selecionar um dos tipos é bem fácil basta escolher o mais descomplicado que é o SN, correto? Não! Esse é um erro crasso e gravíssimo que pode fazer sua empresa ir à falência em poucos meses.

De fato, o Simples Nacional tem a menor carga tributária e menos obrigações acessórias. No entanto, dependendo do fluxo de faturamento e número de gastos que uma empresa tem, outro enquadramento pode ser considerado melhor.

O SN é uma modalidade de tributação em que o seu tributo é calculado utilizando uma alíquota que é determinada pelo volume de faturamento auferido nos últimos 12 meses. Não vamos adentrar no conceito do cálculo, pois a partir de 2018 ele se tornou muito complexo. No entanto, você precisa saber que, à medida que o seu faturamento mensal aumenta, a alíquota também será maior e, em determinado momento, o montante do imposto pago pode ser maior que em outras modalidades.

3.1.1. O Lucro Real

O Lucro Real é uma modalidade de tributação em que os dois principais impostos federais, a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) são calculados sobre o montante resultante da operação: receita e despesas.

Ou seja, se uma empresa possui um número de despesas muito elevado, talvez seja melhor considerar o fato de que o Lucro Real as considera para reduzir os tributos que têm as maiores alíquotas. Além disso, no Lucro Real, a sua empresa poderá se beneficiar dos créditos tributários oriundos das notas fiscais de compra de produtos ou mercadorias.

Mas, infelizmente, nem tudo são flores nesse tipo de enquadramento tributário. Ele é o que possui o maior número de obrigações acessórias, o que torna a contabilidade e gestão desse tipo de empresa mais custosa.

3.1.2. O Lucro Presumido

O Lucro Presumido é uma modalidade em que a CSLL e o IRPJ são calculados utilizando uma base de cálculo que já é presumida pelo Governo Federal de acordo com a sua atividade. Essa estimativa varia entre 1,6% e 32% do faturamento bruto obtido em um mês.

Por exemplo, suponhamos que você possui um posto de gasolina. Para esse tipo de empresa o percentual de presunção é de 1,6%. Caso tenha faturado um total de R$ 100.000,00, os dois tributos serão calculados sobre a base de R$ 1.600,00, aplicando as alíquotas teríamos R$ 240,00 de IRPJ (R$ 1.600 x 15) e R$ 144,00 (1.600 x 9%).

Essa modalidade é mais interessante para empresas que não têm uma despesa muito alta para ser deduzida da base de cálculo. Nesse tipo de enquadramento tributário não é possível aproveitar os créditos tributários, como ocorre no Lucro Real.

Com relação às obrigações acessórias, a partir de 2016, as empresas do Lucro Presumido passaram a ter quase o mesmo número que às tributadas pelo Lucro Real, portanto, quanto a isso não haverá tanta diferença. O Lucro Arbitrado é uma modalidade muito incomum em que a autoridade tributária determina a base de cálculo que os impostos serão apurados. Como não é muito utilizado na gestão de pequena empresa, não vamos nos aprofundar no assunto.

4. Vantagens de uma pequena empresa

Você sabia que o mercado em geral oferece uma gama de vantagens para pequenas e médias empresas? Ao contrário do que muitos pensam, fornecedores e clientes adoram negociar com organizações menores, afinal, nesse tipo de empresa o relacionamento é muito mais próximo e personalizado.

Portanto, você conseguirá ter mais facilidades de acesso ao crédito, por exemplo, tendo em vista que atualmente existem linhas direcionadas exclusivamente para os pequenos empreendedores. Essas modalidades oferecem condições exclusivas como maiores prazos para pagamentos e redução nos juros.

A redução da burocracia também é um fator de muita vantagem para as PMEs. Os bancos, fornecedores, credores e, até mesmo, os órgãos de fiscalização, tendem a facilitar seus processos administrativos e burocráticos. Afinal, cerca de 99% das empresas existentes no Brasil são PMEs, segundo dados do SEBRAE em outubro de 2017. Portanto, diante desse número gigantesco de organizações pequenas e médias, é fundamental facilitar os processos pelos quais eles precisam passar.

5. A importância de um sistema de gestão

Os sistemas de gestão surgiram a muitos anos no meio empresarial, no entanto, a pouco tempo eles dominaram as empresas por um único motivo: o avanço imparável da tecnologia aplicada às empresas.

Atualmente, a velocidade de informações é tão grande que é necessário contar com o apoio de modernos softwares, conhecidos como sistema de gestão ERP, que fazem todo o trabalho duro de forma integrada e em apenas alguns segundos. Neste tópico você descobrirá porque é tão importante contar com sistemas de gestão para o crescimento do seu negócio. Continue lendo!

5.1. Maior integração de dados

Sem dúvidas, o ponto-chave da utilização de um sistema de gestão é a integração de dados, afinal, o maior benefício que eles proporcionam é justamente a facilidade e agilidade na troca de informações.

Dessa forma, toda a empresa trabalha sobre o monitoramento de um único sistema, integrando todas as ações tomadas durante um dia de trabalho. Por exemplo, ao emitir uma nota fiscal de vendas, o estoque é baixado automaticamente, o financeiro gera contas a receber e o cliente já pode entrar no processo de recebimento.

Tudo com apenas uma única ação: a emissão do documento fiscal. Obviamente, para que tudo isso funcione com perfeição, é necessário parametrizar cada ação e treinar os seus colaboradores para atuarem dessa forma.

5.2. Melhor controle e gerenciamento de processos

Com um sistema ERP você pode gerenciar e controlar todos os processos realizados pelos seus colaboradores e identificar pontos que podem ser melhorados ou aqueles que precisam ser excluídos.

Com isso, é possível chegar a um nível de gestão consideravelmente alto, em que todos os processos são realizados de forma otimizada e ordenada.

5.3. Redução do trabalho manual

O sistema ERP proporciona uma redução drástica na realização de trabalhos manuais, uma vez que, a maioria das ações será realizada automaticamente pelo sistema. Dessa forma, sua equipe ficará mais enxuta e você poderá dedicar mais tempo para treiná-la.

Você também poderá remanejar alguns funcionários para desenvolverem outras tarefas na empresa, tendo em vista que, o sistema arcará com boa parte do trabalho manual que era realizado anteriormente por esses colaboradores.

5.4. Cumprimento de obrigações fiscais

Uma das principais vantagens de um sistema de gestão é o perfeito cumprimento da legislação fiscal. Sabemos que a Lei que rege as questões tributárias do nosso país é muito complexa e, como se isso não bastasse, elas sofrem alterações com muita frequência.

Portanto, não seria interessante ter um sistema de gestão que fosse frequentemente atualizado, de acordo com as mudanças da Lei, por profissionais qualificados e acostumados com ela? Portanto, ao contratar esse tipo de software você poderá se beneficiar disso, pois as empresas que fornecem esse tipo de ferramenta têm por obrigação manter os seus sistemas sempre atualizados e de acordo com a legislação vigente.

5.5. Maior integração com a contabilidade

Por fim, outro benefício de um sistema de gestão para pequena empresa é a possibilidade de integração desse software com o que é utilizado pelo seu contador. Fazendo isso, você poderá ter acesso a relatórios contábeis importantes para a sua empresa muito mais rapidamente.

A informação contábil, quando parte de uma integração com um bom sistema ERP torna-se muito mais confiável, tendo em vista que, reflete 100% da realidade da empresa, já que os dados foram os mesmos que foram gerados durante todo o período pelos seus funcionários.

Outro benefício dessa integração é que o seu contador poderá detectar possíveis falhas nos processos antes que gerem sanções ou bloqueios por parte de órgãos tributantes ou dificuldades administrativas e contábeis difíceis de serem solucionadas — e que podem atrasar o fechamento de suas demonstrações.

6. Divulgando sua pequena empresa

A divulgação também é uma parte fundamental na gestão de pequena empresa, afinal, mesmo que você tenha os melhores processos integrados, saiba selecionar o melhor regime de tributação e tenha excelentes profissionais, não adiantará nada se ninguém conhecer o seu negócio.

Quando se menciona o termo divulgação, vem à mente de muitos um carro de som, um outdoor em locais de grande movimentação de sua cidade e propagandas de rádio e televisão. De fato, essas estratégias são boas e têm o seu valor, no entanto, atualmente existem outras tão poderosas ou até mais eficientes que as velhas estratégias de publicação de uma empresa. É isso que vamos mostrar neste tópico. Acompanhe!

6.1.Utilização das mídias sociais

Pouco explorada por empresas pequenas, as mídias sociais são uma ferramenta incrível de divulgação de um negócio. Atualmente, alguns estão criando perfis para divulgarem o seu trabalho, depoimentos de clientes satisfeitos e cases de sucesso.

Você pode começar de duas formas, criando um perfil no Instagram ou página no Facebook — que são os dois principais canais — e divulgar para as pessoas que já são seus clientes, amigos e familiares. No entanto, existe outra estratégia ainda mais eficiente que mostraremos a seguir.

Essas mídias sociais possuem plataformas de anúncio extremamente eficientes: os posts patrocinados. Isso significa que uma empresa ou pessoa física pagou para que aquele post fosse entregue para um determinado grupo de pessoas.

Sendo assim, você pode utilizar essa estratégia também para o seu negócio. É só segmentar a sua campanha com pessoas nas suas proximidades e que gostem do produto que você comercializa. A própria ferramenta mostra o número de usuários que você poderá atingir com o valor que deseja investir. Acredite, as ferramentas de segmentação de público-alvo vão surpreender você.

Suponhamos que o seu negócio é de prestação de serviços de Designer e deseja atingir mulheres com idades entre 25 a 45 anos que residem na sua cidade e que são empreendedoras. Com essas ferramentas modernas de divulgação é possível fazer com que apenas as pessoas com esse perfil visualizem o seu anúncio.

O custo desse tipo de serviço é baixíssimo, chegando a ser irrisório comparado ao valor de uma propaganda na televisão, rádio ou jornal, que tem a sua eficiência, mas não podem ser direcionadas e focadas quanto os anúncios nas redes sociais.

Com todas essas dicas, a gestão de pequena empresa não será mais um desafio tão difícil como muitos pensam ser. De fato, exigirá muito esforço, trabalho, dedicação e sensatez quanto ao dinheiro gerado, porém, a partir de agora, as coisas tornam-se mais simples e visíveis para você.

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