Contabilidade para Loja Virtual

Contabilidade para loja virtual: descubra como organizar suas finanças

O comércio eletrônico é o ramo de empreendimentos que mais cresce em nosso país atualmente. Isso acontece pela quantidade enorme de vantagens dessa modalidade de negócio, pois, em comparação ao comércio tradicional, o mercado virtual proporciona redução de custos em todos os aspectos da companhia.   Apesar disso pouco se fala de contabilidade para loja virtual.

Além disso, as lojas online atingem uma maior gama de clientes, visto que a abrangência de suas vendas não tem fronteiras. Porém, mesmo com os benefícios acima citados, existem muitos desperdícios e gastos desnecessários em tais negócios, o que causa um descontrole nas contas e gera prejuízos graves às empresas.

No entanto, existe uma solução prática que inverterá a situação e potencializará seus ganhos! Basta fazer uso da contabilidade para loja virtual. Esse serviço, se prestado de forma inteligente, permite que a companhia obtenha um faturamento extraordinário mesmo em cenários pessimistas.

Se você objetiva o aumento dos lucros, a ampliação da sua clientela e o destaque em relação aos seus concorrentes, então você acessou o guia certo! Neste post você verá tudo o que precisa saber sobre o tema: aqui falaremos sobre a importância da contabilidade para loja virtual, como torná-la efetiva e como contratar um serviço desse tipo.

Acompanhe!

1. A importância da contabilidade para loja virtual

Normalmente, a maioria das pessoas pensa que a contabilidade apenas trata dos cálculos de impostos, despesas e receitas. No entanto, suas funções vão muito além e são capazes de fazer toda a diferença no controle financeiro de uma empresa.

Devido às incontáveis vantagens de sua aplicação nas empresas, é inegável que a contabilidade para loja virtual seja extremamente importante para ter um empreendimento seguro e lucrativo. Confira, exatamente, quais são esses benefícios:

1.1 Permite saber precisamente o resultado operacional

O resultado operacional consiste na determinação do lucro obtido pela empresa depois de deduzir diversos gastos — como o custo da mercadoria vendida, as despesas administrativas, financeiras, de pessoal e outras. Esse cálculo demonstra a situação atual da empresa e é a partir dele que se pode deduzir se houve lucro ou prejuízo no ano.

Se uma companhia não possui tal informação, pode haver a ilusão de que ela está crescendo, quando na verdade não é bem assim. Afinal, grandes gastos desnecessários podem passar despercebidos se não há controle.

Quando a contabilidade para loja virtual não é realizada de modo correto e detalhado, o empresário se assusta ao perceber que os dados do seu negócio não condizem com o orçamento real. A supressão do resultado operacional ainda leva à tomada de decisões equivocadas, que podem guiar a companhia rumo a um desastre.

No entanto, ao obter informações precisas é possível garantir segurança e sustentabilidade ao negócio.

1.2 Elimina gastos desnecessários

A contabilidade é capaz de identificar exatamente todos os gastos da companhia. Ao fazê-lo, os gestores poderão aplicar possíveis reduções de gastos, com alterações na logística, no armazenamento de produtos ou arquivos — ou até mesmo no espaço físico de trabalho.

Mesmo que cada modificação seja de pequeno valor, após somar todas as melhorias a economia de capital fará grande diferença no lucro da empresa a longo prazo.

1.3 Mais acesso a crédito em instituições financeiras

Com a garantia de um bom resultado operacional e um orçamento controlado, você terá um grande grau de confiabilidade diante das instituições financeiras ou bancárias, pois elas saberão que você tem um faturamento seguro e planejado.

Além disso, antes de conceder crédito, algumas instituições requisitam as demonstrações contábeis (representação patrimonial e financeira da empresa) assinadas por um contador e declaração de faturamento dos últimos 12 meses.

Apesar de permitir que você tenha acesso ao crédito de tais entidades, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) logo se tornará obrigatório — e os bancos já estão se preparando para fazer tal exigência. Assim, com uma contabilidade moderna e atualizada, sua companhia estará um passo à frente de seus concorrentes.

2. Os segredos para aperfeiçoar a contabilidade

Perceba que, ao aplicar a contabilidade para loja virtual, você obterá vantagens irrecusáveis. Porém, não basta simplesmente fazê-lo com boa vontade. Para não cometer erros, aproveitar ao máximo os benefícios e ainda alavancar o crescimento de forma exponencial, será necessário aperfeiçoar as técnicas contábeis.

O único limite para o sucesso aqui é o seu conhecimento, sua organização e sua criatividade. Lembre-se: o êxito da estratégia contábil utilizada é diretamente proporcional ao sucesso mercantil. Para guiá-lo ao caminho certo nós vamos expor, a seguir, alguns dos segredos de como arquitetar uma contabilidade empresarial efetiva.

Veja:

2.1 Certifique-se dos seus conhecimentos

Adotar um mecanismo do qual não se tem domínio é um dos maiores erros que podem ser cometidos pelos empresários. Se o gestor controla a área fiscal e contábil da empresa — o que exige um conhecimento especializado — sem a devida expertise, é enorme a probabilidade de ocorrerem erros. Isso pode causar um grande dano a longo prazo.

Para evitar problemas, basta contratar um serviço profissional especializado em contabilidade, utilizar uma ferramenta que simplifique a gestão contábil ou estudar bastante sobre o assunto até ter a confiança necessária no tema.

2.2 Examine a gestão da sua contabilidade

A contabilidade para loja virtual não pode ser aplicada de qualquer forma: sua prática exige uma organização e uma gestão bem pensada. Por isso, estude todo o procedimento contábil ali aplicado, faça relatórios e analise as técnicas utilizadas.

Após a leitura dos dados obtidos, procure por possíveis melhorias e elimine burocracias ou empecilhos que atrapalham o setor contábil. Fazer uma auditoria sobre os balanços e demonstrações contábeis também é essencial para aprimorar o sistema.

2.3 Melhore os processos

Existem várias maneiras de melhorar os procedimentos contábeis. Uma delas é a integração de departamentos. A contabilidade para loja virtual pode auxiliar a economizar diversas despesas de outros setores, bem como o de TI pode ensiná-los a serem mais eficazes no manejo dos computadores, por exemplo.

Outra melhoria tem relação com a automação dos procedimentos. A maior parte dos trabalhos feitos à mão já estão ultrapassados há vários anos e, graças à tecnologia, é possível automatizar várias ações puramente burocráticas — isso economiza tempo e dinheiro pois libera a sua equipe para atuar em questões mais estratégicas.

2.4 Use ferramentas disponíveis

Qualquer loja — seja ela física ou virtual — faz uso de algum software específico para gerenciar seus negócios, pois isso aumenta a eficiência de toda a produção. O mesmo acontece com o setor contábil: fazer uso de ferramentas especializadas facilita a rotina de todos os funcionários dessa área.

Tais plataformas permitem a centralização de informações e o acesso rápido às mesmas, evita ao máximo os trabalhos manuais desnecessários, permite o compartilhamento de dados de forma instantânea e reduz o espaço físico ocupado pelo arquivo morto. Isso permite economia e organização em todos os setores operacionais da empresa.

2.5 Crie um sistema de acompanhamento de finanças

Um sistema dedicado ao acompanhamento e à fiscalização das finanças é capaz de catalogar, diariamente, todas as transações realizadas pela loja virtual e compará-las aos recibos, títulos e extratos das respectivas vendas. Ao fazê-lo, todo o fluxo de capital será controlado — isso impede que existam desvios de dinheiro e outros problemas.

O empresário pode criar esse sistema sozinho, basta usar uma planilha no Excel ou em qualquer outro programa e determinar um método de gerência do setor financeiro. Caso seja inviável exigir que uma pessoa faça o trabalho, devido ao grande número de movimentações, recomenda-se terceirizar o serviço a contadores profissionais.

2.6 Configure um sistema de pagamento

Todo administrador ou proprietário sabe lidar com as contas de um negócio. Porém, sempre há espaço para melhorias — uma boa ideia é elaborar um cronograma para o pagamento de cada uma das obrigações empresariais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

Planeje à frente e faça tudo dentro das datas estipuladas, sem atrasos ou faltas. Quanto mais problemas você evitar, mais você economizará tempo, dinheiro e mais poderá concentrar-se nas atividades mais complexas da companhia.

Devido à importância dessa atitude para a organização orçamentária da empresa, é bastante comum que os gestores contratem terceirizados para realizar tal controle.

2.7 Conheça os impostos e as taxas

As questões tributárias são o calcanhar de Aquiles das companhias. Afinal, é de conhecimento geral que o Brasil tem uma das maiores tributações do mundo.

São dezenas de tributos que recaem sobre as atividades empresariais e seus produtos — vários são extremamente complexos e possuem alíquotas caras. Além disso, deixar de pagar os tributos obrigatórios faz com a empresa pague caríssimas multas e tenha gastos com cobranças judiciais realizadas pelo governo e por advogados.

No entanto, existem diversas soluções para contornar o problema. A sua empresa pode, por exemplo, contar com leis que concedem benefícios fiscais, que reduzem drasticamente o valor dos impostos. Também vale lembrar a importância da escolha do regime de tributação correto, o que alivia os valores que recaem sobre a renda e o lucro da empresa.

O problema é que o tema é extenso e exige um altíssimo grau de especialização por parte do setor responsável. Experts no assunto dedicam anos de suas vidas exclusivamente ao estudo dos tributos. Por isso, novamente, é recomendável contratar serviços de assessoria ou de consultoria para auxiliar o empresário nesse mérito.

2.8 Guarde todos os documentos

A legislação brasileira exige que a empresa mantenha arquivados vários de seus documentos. De acordo com o Código Tributário Nacional (CTN), tudo o que for relacionado aos tributos e às questões contábeis deve ser guardado pelo prazo mínimo de cinco anos.

Aqueles relativos aos direitos trabalhistas e previdenciários, por sua vez, têm prazos diferenciados e específicos — podendo variar de três até trinta anos.

2.9 Identifique e analise suas despesas

Já citamos inúmeras dicas de como a contabilidade pode auxiliá-lo a reduzir as despesas desnecessárias. No entanto, também há outra maneira de manejar esses custos: analisando e controlando-os.

É bastante comum que o empreendedor realize gastos relacionados ao negócio sem contabilizá-los nas contas da empresa. Alguns exemplos são jantares com sócios, transporte no dia a dia e viagens a trabalho.

Quando se realiza tais pagamentos, é comum misturar as contas pessoais com as empresariais — às vezes o sócio paga do próprio bolso e, em outras, em nome da empresa. É essencial manter um controle sobre esses gastos, pois, a longo prazo, poderá fazer uma grande diferença no bolso do mesmo ou da companhia.

2.10 Atente-se aos prazos

Obediência aos prazos evita o pagamento de multas e problemas legais. Por isso, é essencial manter uma planilha com prazos e segui-la à risca. No entanto, um bom gestor pode ir ainda além: determinar um tempo limite para atos dos setores operacionais e exigir rigidamente o seu cumprimento.

É muito comum que ocorram pequenos atrasos no cumprimento de vários atos. Porém, ao exigir que todos os envolvidos, inclusive o proprietário, cumpram os prazos estabelecidos, toda a produção sairá o mais próximo possível do planejado. Você se surpreenderá com o aumento de eficiência que será adquirido.

2.11 Mantenha-se atualizado em relação à contabilidade

Todos os anos surgem novidades no sistema de contabilidade brasileiro. Nos últimos anos foram criados o Sistema Público de Escrituração digital (SPED), o eSocial e a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e — perceba que a tendência é a informatização de todo o sistema.

Tais mudanças são boas, pois facilitam todo o trabalho dos empresários e contadores. Por outro lado, é preciso ter muita atenção às exigências que surgem com tais inovações, pois novos prazos são estabelecidos e artigos são alterados. Já que será tudo automatizado, as multas também serão aplicadas instantaneamente.

2.12 Escolha um escritório confiável

Como você pode perceber, aprimorar a contabilidade para loja virtual é um fator importantíssimo. Por isso, a terceirização do setor é bastante habitual nas empresas bem-sucedidas, deixando todo o trabalho para experts no assunto.

Porém, não se deve levar apenas em consideração o custo do escritório ou sua popularidade. A confiabilidade dos contratados é um ponto a ser pesquisado.

Um escritório de credibilidade informará a realidade da empresa e comunicará se o negócio está caminhando conforme o planejado, sem mascarar dados ou simular que a sua contratação está rendendo frutos.

Isso permite que você possa trabalhar com tranquilidade, focando no restante das atividades empresariais, pois você sabe que tudo ocorrendo bem e que será sempre informado com honestidade e transparência.

3. O poder da contabilidade para loja virtual

Um escritório que presta serviço de contabilidade online trabalha com ferramentas digitais — como sites, plataformas, aplicativos, softwares integrados ou outros meios parecidos. O envio de documentos é feito pela internet, assim como o acompanhamento bancário e de outros setores.

Normalmente, a cobrança é feita a partir de uma mensalidade paga ao escritório e a contratação dos serviços se dá de forma livre entre as partes. Pessoas conservadoras desconfiam e evitam ao máximo a prestação de serviços online — no entanto, isso não passa de um medo desnecessário.

A tecnologia à disposição atualmente permite que o serviço seja, inclusive, mais vantajoso que o convencional, principalmente para o e-commerce. Leia, a seguir, quais são os benefícios da contabilidade online para loja virtual.

3.1 Praticidade

Imagine uma situação na qual seja necessário apresentar demonstrações contábeis ou um relatório financeiro em uma importante reunião. Se você não tem acesso aos documentos naquele momento, como superaria tal episódio? Desmarcar a reunião ou pressionar seus funcionários não seriam as soluções ideais.

O problema acima não aconteceria com a contabilidade para loja virtual, pois todos os arquivos da empresa estão armazenados na plataforma utilizada pelo escritório. Ela pode ser acessada de qualquer lugar, desde que haja um dispositivo móvel — como um notebook ou celular — e uma conexão à internet.

Esse programa também oferece a possibilidade de realizar várias outras ações de forma rápida e prática — como receber guias de impostos, emitir notas fiscais eletrônicas, receber ou realizar pagamentos e até ser notificado das obrigações. Tais atos são morosos e burocráticos se forem realizados apenas manualmente.

3.2 Fácil cumprimento das obrigações legais

Na correria de uma rotina intensa, os gestores perdem os prazos constantemente, mesmo com um calendário à disposição e com as datas marcadas. Apesar da boa vontade do administrador, tal ato pode acarretar multas de altos valores ou até a suspensão do negócio.

Pela grande quantidade de burocracia legal, é difícil monitorar todas as obrigações da empresa. Porém, a plataforma de contabilidade online possui um rígido e automatizado controle de datas — isso significa que nenhuma data passará despercebida pelos responsáveis, pois todos os prazos serão notificados pelo sistema antecipadamente.

3.3 Melhor acompanhamento

Por meio do programa automatizado, o empreendedor terá acesso a todas as informações em tempo real. Com apenas um clique, ele poderá ver tudo o que está sendo trabalhado de forma objetiva e rápida. Isso é impossível de se fazer pessoalmente sem atrapalhar o trabalho do contador.

3.4 Segurança

Graças ao armazenamento online, os documentos são colocados em servidores seguros. Isso impede que os papéis sejam roubados, perdidos ou estragados por algum acidente ou desastre natural.

Além disso, a segurança também diz respeito à integridade das informações. Todas as modificações serão registradas no sistema — caso ocorram falsificações ou alterações de dados, tudo será acompanhado em tempo real e registrado pela plataforma contábil.

3.5 Preços acessíveis

O preço baixo não deve ser o principal fator na escolha de um serviço tão importante como a contabilidade. Porém, é inegável que os valores de um escritório online serão muito menores do que aqueles cobrados por um escritório comum.

Um serviço estruturado de forma informatizada possui uma grande redução de custos internos, pois economiza no aluguel de espaço físico, na papelada e em outros fatores. Isso permite que eles cobrem um valor mensal mais baixo sem prejudicar a qualidade do trabalho prestado.

3.6 Melhor atendimento

Um ponto a ser observado ao contratar qualquer serviço é o suporte oferecido. Nesse sentido também não há desapontamento, pois a disponibilidade para atendimento pelo escritório online consegue ser bem maior que a de um comum.

Os contadores podem ser contatados não somente por telefone, como também por chat, e-mail, mensagens ou pela plataforma contábil disponibilizada ao contratante. É possível deixar um recado a qualquer hora do dia para uma leitura posterior pelos contadores.

O suporte se torna mais ágil e simples, pois não há necessidade de que o contratante e o contratado estejam disponíveis simultaneamente.

3.7 Foco na atividade principal

Com o setor contábil terceirizado, os administradores poderão concentrar-se nas atividades principais da empresa, focando nas negociações, transações e executando suas estratégias empresariais sem preocupações com a contabilidade para loja virtual.

Os demais funcionários da companhia também poderão focar suas ações em suas atividades. Graças a esse foco, a produtividade será elevada em todos os setores operacionais.

3.8 Integração dos processos

A plataforma online não é apenas um programa para receber e enviar informações contábeis, ela também é um sistema de gestão. Ela permite a centralização das informações, a emissão de notas fiscais e o controle do pagamento de tributos, por exemplo.

Assim, é possível economizar tempo e fazer com que os setores trabalhem harmonicamente e de forma sincronizada.

O mundo tem avançado rapidamente na modernização dos escritórios. Atualmente, é perfeitamente normal contratar serviços completamente online — algo impensável há poucos anos. Porém, essa revolução tecnológica trouxe benefícios a todas as partes de uma relação comercial: contratante, contratado e consumidor final.

As lojas virtuais são ótimos exemplos de como trabalhar pela internet pode ser excepcionalmente vantajoso e, se alinhadas a um ótimo serviço contábil, elas terão seus faturamentos multiplicados e garantidos após todo exercício fiscal.

No entanto, mesmo com uma excelente gestão empresarial e contábil, é possível ir além: a contabilidade para loja virtual, se for prestada de forma online, permite que o empreendedor supere suas expectativas e alcance resultados inimagináveis. O nível de otimização, eficiência e de redução de despesas são irrefutáveis.

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Autor Contsimples Fransico

Francisco Melo Jr.

Especialista em contabilidade para pequenos negócios, com 20 anos de experiência.
Palestrante nas horas vagas e head de contabilidade da ContSimples, dedica seu tempo a descomplicar a rotinas contábeis e a escalar montanhas por aí.



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