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Contabilidade para arquitetos: saiba como decolar suas finanças

Contabilidade para arquitetos é uma disciplina muito estudada por esses profissionais. Certamente, ao se formar, você desejou trabalhar na sua área de atuação, elaborando projetos e tornando mais belos os sonhos imobiliários das pessoas, mas isso não é tão simples quanto parece.

Na faculdade, não te contaram que você precisava entender de contabilidade, finanças e administração para montar um negócio na área de arquitetura, certo? É como o grande escritor, Robert Kiyosaki menciona: “empreendedorismo não se aprende na escola”.

Mas nós viemos tranquilizar você. Neste artigo, apresentaremos um guia completo de contabilidade para arquitetos que fará com que você decole suas finanças. Acompanhe!

1. Iniciando na arquitetura: profissional liberal ou empresa?

Esta é uma pergunta muito comum entre os arquitetos que desejam empreender em sua área: será que é mais interessante atuar como um profissional liberal ou constituir uma pessoa jurídica? Para responder essa questão, devemos analisar alguns fatores que interferem diretamente na lucratividade e finanças do negócio.

O profissional liberal

O profissional liberal ainda é uma modalidade de prestação de serviços aceita pela legislação brasileira. Nesse caso, a lei pressupõe que a pessoa física é quem realiza todas as atividades relacionadas ao negócio.

Sendo assim, ela é a responsável por recolher todos os tributos incidentes, que são cobrados de forma normal. Nesse caso, os impostos compõem uma grande parcela do seu faturamento. Por exemplo, o Imposto de Renda pode chegar até a assustadora alíquota de 27,5% e o INSS, a 20%. Ou seja, dependendo do valor de faturamento, quase 50% poderá ser destinado ao pagamento de tributos ao governo, o que certamente prejudicará a sua lucratividade.

Pessoa jurídica legalmente constituída

Diferentemente do que muitas pessoas imaginam, atuar como uma empresa pode ser uma alternativa muito interessante, dependendo da forma que ela é constituída. Isso porque existem modalidades de tributação — que mencionaremos ainda neste artigo — e tipos de empresas que proporcionam uma redução considerável na alíquota e no montante de impostos pagos ao final de um ano.

Apesar de uma empresa necessitar da intervenção técnica de um contador, esse custo acaba compensando o fato de que você poderá ter uma carga tributária inferior, além de contar com o auxílio de um profissional altamente qualificado que poderá fazer com que sua empresa cresça e atinja níveis que jamais conseguiria atuando como um profissional liberal.

Portanto, após conhecer cada um dos conceitos, a pergunta que fica no ar é a seguinte: qual é a melhor opção, abrir uma empresa ou atuar como profissional liberal? A resposta é bem simples: sempre será mais vantajoso abrir uma empresa, mesmo que você esteja no início das suas atividades.

Mais adiante você entenderá os regimes de tributação e a aplicação deles de acordo com o porte do seu negócio e o tipo de empresa que será constituída. Por enquanto, tenha em mente esse conceito e continue explorando os conhecimentos valiosos deste artigo.

2. Quais as particularidades da contabilidade para arquitetos?

Na contabilidade para arquitetos, existem algumas particularidades que são comuns a outros tipos de negócios e outras não. Uma empresa desse tipo precisa de um serviço contábil de extrema qualidade, que registre todas as operações ocorridas de forma direcionada.

Por exemplo, sua contabilidade precisa fornecer informações precisas de custos com mão de obra, aquisição de matérias-primas, questões tributárias como base de cálculo, alíquotas, entre outras.

A contabilidade deverá manter todos os lançamentos em dia para que essas análises sejam possíveis. E você, enquanto usuário desse tipo de serviço, também terá algumas obrigações. Por exemplo:

  • enviar os documentos financeiros (pagamentos, recebimentos, notas fiscais de compra e de prestação de serviços etc.) para registro em tempo hábil;
  • não misturar despesas pessoais com gastos da empresa;
  • comprar materiais, equipamentos e demais itens mediante nota fiscal;
  • controlar a entrada e saída de recursos no caixa.

Além disso, é preciso ter um contato direto com a sua contabilidade. Qualquer dúvida sobre algum processo que envolva as finanças do negócio deve ser comunicada ao contador ou à sua equipe. Essas pessoas são especialistas e sabem como atuar nas mais diversas situações.

3. Quais os aspectos legais e questões de registro no CAU?

Uma empresa não é somente um nome e uma numeração que você utiliza para movimentar o seu negócio. Ela é uma pessoa jurídica e, como tal, adquire uma série de obrigações perante o Fisco, governos, órgãos de registro e a sociedade como um todo.

Portanto, é importante que você conheça algumas questões legais que envolvem um negócio do ramo de arquitetura. O primeiro ponto é o registro no órgão competente, mas, antes disso, precisamos conhecer alguns conceitos.

Os tipos de empresa que podem ser constituídas no Brasil

Basicamente, você terá quatro possibilidades de tipos de empresas para serem constituídas. A primeira e a mais comum é a Sociedade Limitada (LTDA). Nela, além de você, deverá haver a figura de um ou mais sócios, que responderão por um percentual delimitado no capital social da organização empresarial.

Ou seja, se a sua empresa será constituída com um capital de R$ 100.000,00 igualmente dividido entre quatro sócios, cada um será responsável por R$ 25.000,00 das quotas. O nome Limitada se refere exatamente a essa divisão.

A responsabilidade dos sócios perante o negócio terá um limite, ou seja, o seu percentual de participação na empresa. Existe uma exceção a essa regra, mas não vamos nos aprofundar nesse assunto por enquanto.

Para suprir a necessidade de empreendedores que não têm ou não desejam se associar a outras pessoas, foi criada a Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI), que tem normas muito parecidas com as LTDAs, com exceção do quadro societário, que é composto por apenas uma pessoa.

Fechando a explicação sobre os tipos mais comuns de empresa, temos o nosso terceiro caso, que são as Sociedades Anônimas (S.A.). Esse modelo de negócio pode não ser vantajoso para você, uma vez que demanda algumas obrigações contábeis e gerenciais muito complexas.

Ainda não acabou! Você se lembra que, no início deste artigo, mencionamos que abrir uma empresa é sempre a melhor opção? Portanto, você entenderá essa afirmação assim que conhecer a quarta e última modalidade de constituição de um negócio, o Microempreendedor Individual (MEI). Esse é um tipo de empresa que foi criado justamente para atender os empreendedores que não querem ficar na informalidade e desejam ter um negócio constituído com uma carga tributária baixíssima.

No entanto, o MEI só poderá permanecer nessa modalidade se o seu faturamento anual for de até R$ 81.000,00 e ele não poderá ter mais do que um funcionário devidamente registrado. Apesar das limitações, essa é uma excelente opção para quem está começando e deseja fugir das altas cargas tributárias aplicadas ao profissional liberal.

Assim, quando você definir o tipo de empresa que constituirá, seu contador fará o registro no órgão competente, que pode ser a Junta Comercial, Cartório de Registro ou até mesmo um portal na internet, como é o caso do MEI.

Além disso, não podemos esquecer que uma empresa desse ramo possui uma particularidade única, que é o registro no Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil (CAU). Como esse tipo de atividade é regulamentada, a empresa que a explorará também precisa ser registrada e habilitada por esse órgão para executar suas atividades.

A falta de registro pode ocasionar problemas gravíssimos, inclusive a perda da sua habilitação profissional para exercer a profissão.

4. Quais são os modelos tributários para a área de arquitetura?

Agora que você entendeu como funcionam os aspectos legais de uma empresa, vamos mostrar outro detalhe que está diretamente ligado à lucratividade do seu negócio: as modalidades de tributação possíveis nesse ramo de atividade.

Neste tópico, não vamos mencionar o MEI, pois esse já é automaticamente incluído em um tipo tributário único que exige o pagamento de uma guia mensal fixa e não está relacionada ao volume de faturamento auferido, respeitando o limite anual.

A definição do modelo tributário deve ser realizada por um contador, no entanto, você também precisa conhecer os tipos existentes para saber se a escolha será realmente interessante para o sem negócio. Por esse motivo, dedicamos este tópico para explicar cada um deles. Confira!

Lucro Real

O Lucro Real é considerado a modalidade de tributação mais complexa. Nesse caso, os tributos incidentes sobre o faturamento (IRPJ e CSLL) têm suas alíquotas aplicadas sobre a diferença entre a receita e a despesa.

Ou seja, se a sua empresa não tem um gasto registrado elevado, você pode pagar um altíssimo valor desses tributos. Além disso, as alíquotas de outros impostos como PIS e COFINS são ligeiramente maiores do que em outras modalidades.

No entanto, o Lucro Real pode ser extremamente vantajoso para aquelas empresas que têm uma margem de lucratividade muito pequena ou que têm a possibilidade de aproveitar o crédito tributário obtido na compra de mercadorias.

Lucro Presumido

A maior parte das empresas que não são inscritas como MEI ou não são enquadradas no Simples Nacional é tributada pelo Lucro Presumido. Nesse caso, além de alíquotas de PIS e COFINS menores, o IRPJ e CSLL são calculados de uma forma bem diferente do formato anterior.

Nesse caso, não há uma apuração de base de cálculo, ou seja, o Fisco não quer saber se você faturou R$ 20.000,00 e gastou 19.000,00, ou simplesmente não teve custo algum. Como o próprio nome sugere, ele “presume” que sua lucratividade seja um percentual definido pela legislação, que pode variar entre 1,6% e 32%, dependendo do tipo de atividade.

Para você entender de uma forma bem simples, vamos mostrar um exemplo prático. A lei determinou que a base de cálculo para aplicação das alíquotas do IRPJ e CSLL será de 32% sobre a receita auferida em determinado período. Sendo assim, temos:

  • receita: R$ 20.000,00;
  • base de cálculo presumida: R$ 6.400,00 (R$ 20.000 x 32%).

Aplicando as alíquotas, nós teríamos os seguintes valores:

  • IRPJ: R$ 960,00 (6.400 x 15%);
  • CSLL: R$ 576,00 (6.400 x 9%);
  • PIS: R$ 130,00 (20.000,00 x 0,65%);
  • COFINS: R$ 600,00 (20.000,00 x 3%);
  • Total de tributos: R$ 2.266,00.

Além disso, incidirá o Imposto Sobre Serviço (ISS), que varia de acordo com cada município. Ainda poderá ocorrer a incidência do ICMS, que também terá uma alíquota variável em cada ente federativo.

Simples Nacional

Por fim, chegamos ao queridinho Simples Nacional, a modalidade de tributação mais vantajosa para todo e qualquer tipo de empresa. Será mesmo? Continue acompanhando e descubra!

Como o próprio nome sugere, esse é um modelo tributário simplificado em que os impostos são pagos mediante uma única guia de arrecadação. As alíquotas são menores, além de dispensar uma série de obrigações contábeis existentes nos formatos anteriores.

A correta adequação nesse regime pode proporcionar um ganho considerável para a empresa. Para entender melhor essa afirmação, vamos utilizar os mesmos dados do tópico anterior em um novo exemplo.

Uma empresa que faturou até R$ 180.000,00 nos últimos 12 meses terá uma alíquota efetiva, aplicada ao mês de faturamento, de 6%. Ou seja, se a empresa obteve uma receita de R$ 20.000,00 em um mês, seu imposto será de somente R$ 1.200,00.

Nesse caso, temos uma redução considerável nos impostos pagos, se comparados à modalidade anterior, no entanto, é preciso ter atenção quanto a um ponto importante. O Simples Nacional tem suas alíquotas atribuídas a um regime de faixas de faturamento auferidos nos últimos 12 meses, ou seja, se até R$ 180.000,00 ela será de 6%, desse valor até R$ 360.000,00, ela será de 11,20% e assim por diante.

Acontece que esses percentuais podem chegar até 33%. Ou seja, uma estratégia direcionada à redução de impostos pode fazer com que sua empresa pague mais tributos do que realmente seria devido. Nesses casos, outras modalidades de tributação como o Lucro Real ou Presumido podem ser mais interessantes para uma empresa que já tem um faturamento maior.

Por isso, é importante que essa escolha seja pautada por análises e projeções extremamente específicas e detalhadas. Vale lembrar que, uma vez selecionada, a modalidade de tributação deverá permanecer imutável durante todo o ano-calendário.

Também é importante conhecer o conceito de porte da empresa. Muitas pessoas fazem confusão e acreditam que isso tem relação com modalidade de tributação, e não funciona bem assim. Veja bem, existem as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). Nessa modalidade, são inscritas todas aquelas que são conhecidas como Pequenas e Médias Empresas (PME), que auferiram faturamento de até R$ 4.800.000,00 nos últimos 12 meses.

Muitos empresários confundem o conceito de ME com Simples Nacional, ou seja, acreditam que toda empresa que tem aquele porte será tributada por essa modalidade. Isso é um erro muito grande.

Pode perfeitamente existir uma empresa no regime tributário do Lucro Real, mas com o porte de Empresa de Pequeno Porte ou Microempresa. De fato, existem aquelas que, obrigatoriamente, deverão ser enquadradas em um porte, como é o caso do MEI, mas os conceitos não podem ser confundidos.

5. Como agir quando um arquiteto precisa terceirizar serviços?

Você já deve saber que a Lei que regulamenta a terceirização foi alterada em 2017, tornando essa prática mais abrangente. Antes da nova lei, você poderia contratar terceiros para realizar serviços diversos, mas que não tivessem relação direta com a atividade-fim da sua empresa. Ou seja, no caso de uma empresa de arquitetura, ela poderia terceirizar o serviço de limpeza, recrutamento e seleção de funcionários, mas não o trabalho específico de execução de um projeto.

Com a edição da nova norma, isso mudou drasticamente, o que foi muito criticado por alguns setores representantes de trabalhadores brasileiros. Atualmente, é possível terceirizar todo e qualquer tipo de serviço, tendo ele relação com sua atividade principal (arquitetura) ou não.

Desse modo, você pode firmar o contrato de execução de um serviço e pagar outra empresa para executá-lo. No entanto, existem algumas regras para que essa terceirização ocorra. As principais são:

  • haverá uma responsabilidade subsidiária da empresa contratante com a contratada referente os débitos trabalhistas. Ou seja, se a terceirizada não pagar os valores devidos, você poderá ser acionado;
  • o capital social da empresa prestadora de serviços terceirizados deve ser equivalente ao número de funcionários alocados para o serviço, aumentando a segurança de quem terceiriza algum serviço;

A terceirização pode ser algo interessante para o seu negócio, já que você destinará a outra empresa a responsabilidade sobre o pagamento de funcionários, contratação e demissão, assim como outras questões gerenciais e administrativas.

Além dessas particularidades pontuais, como gestor de um negócio do ramo de arquitetura, você deverá ter o máximo de cuidado ao contratar uma empresa terceirizada para realizar um serviço. Independentemente de quem realizará a atividade, é o seu nome e sua credibilidade que estarão em jogo, portanto, antes de pensar em economia com questões fiscais e trabalhistas, é preciso garantir a qualidade dos serviços que são entregues pela sua empresa.

6. Contabilidade e gestão financeira: o que essas atividades agregarão ao negócio na área de arquitetura?

A contabilidade e a gestão financeira de um negócio são atividades que andam de mãos dadas. Uma não consegue atuar de forma eficiente sem que a outra esteja alinhada e gerando informações confiáveis e precisas.

Para entender essa relação, imagine a seguinte situação: como seria possível realizar a contabilidade de um negócio que não tem acesso facilitado às contas pagas, a pagar e a receber da empresa? Da mesma forma, caso a contabilidade não realize o cálculo e apuração de tributos de forma correta, a gestão financeira pode sofrer com o pagamento de impostos desnecessários.

Essa relação ultrapassa os limites da parte operacional e administrativa da empresa e atinge diretamente a gestão do negócio. Com base nos dados extraídos do departamento financeiro, a contabilidade fornecerá informações precisas ao proprietário do negócio e que servirão para a tomada de decisões importantes.

Sendo assim, não há como imaginar uma área da empresa separada da outra. Ambas devem trabalhar em conjunto, cada uma com suas responsabilidades e atribuições, no entanto, com um único objetivo: o crescimento sólido e constante da empresa.

7. Por que é importante ter suporte contábil nesse tipo de negócio?

Até agora, você aprendeu uma série de informações técnicas e jurídicas sobre a contabilidade para arquitetos, conheceu os tipos de empresa, modalidades de tributação e terceirização, bem como a importância da integração entre contabilidade e gestão fiscal.

Diante de tantas informações detalhadas, será que ainda é importante contar com um suporte contábil para esse tipo de negócio? Neste tópico, vamos apresentar alguns motivos para que você tenha esse serviço e, principalmente, mantenha uma relação de proximidade com ele.

Aplicação estrita da legislação

A legislação brasileira — principalmente a fiscal — sofre mudanças com muita frequência. Modalidades de tributação são alteradas, alíquotas sobem e descem, impostos passam a ter características diferentes e novas obrigações tributárias surgem a cada dia.

Portanto, é completamente impossível que o gestor de uma empresa de arquitetura tenha o conhecimento e capacidade de gerenciar sozinho todas essas mutações. É crucial a participação de um contador habilitado e especializado para lidar com esse tipo de negócio.

Adequação do seu negócio às modalidades de tributação existentes

Apesar deste artigo mostrar detalhadamente como funciona cada uma das modalidades de tributação, existem questões que somente o seu contador saberá identificar. Ele conhece vários tipos de negócios e sabe como adequar a sua empresa ao regime tributário ideal. Dessa forma, a sua contabilidade possibilitará que essa escolha seja feita de forma mais assertiva, evitando os problemas que uma má seleção pode ocasionar.

Atendimento às questões trabalhistas

Não podemos esquecer de mencionar a importância da contabilidade para empresas no que se refere à produção de obrigações trabalhistas como: cálculo de salários, contratação, rescisão, férias e demais demandas que são aplicáveis a essa área da empresa.

Uma assessoria jurídica pode até ser algo indicado para resolver algumas questões processuais que envolvam funcionários, no entanto, quando se trata de questões mais operacionais desse setor, a contabilidade é o serviço que melhor atenderá às suas necessidades.

Alterações contratuais

O contador também atuará nas alterações contratuais que sua empresa realizará ao longo de sua existência. Modificar o capital social, retirar ou incluir um sócio, ou uma atividade de exploração são tarefas que cedo ou tarde aparecerão no seu negócio.

Portanto, você deve contar com o apoio de um profissional que, além de conhecer os trâmites necessários para o registro desse tipo de operação, conhece todas as vertentes jurídicas que envolvem todo o processo.

Auxílio em licitações

Se você pretende contratar com órgãos públicos ou determinados tipos de empresas, deverá passar por procedimentos licitatórios. Sendo assim, a contabilidade também atuará ativamente com você, controlando certidões de regularidade fiscal e trabalhista, bem como apresentando demonstrações contábeis que são exigidas em certames licitatórios.

Além disso, você também pode contar com o seu contador para realizar a precificação da sua proposta de preços, uma vez que ele conhece os impostos e despesas trabalhistas que recairão sobre um determinado serviço.

Por fim, podemos definir que a contabilidade para arquitetos proporciona desafios tanto para os profissionais da área quanto para os contadores. Portanto, ambos os especialistas devem trabalhar em conjunto para proporcionar um crescimento financeiro satisfatório e, principalmente, sólido e duradouro.

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Autor Contsimples Fransico

Francisco Melo Jr.

Contador especializado em micro e pequenas empresas com 20 anos de experiência.
Head de Contabilidade da ContSimples, dedica seu tempo a descomplicar a contabilidade e a escalar montanhas por aí.



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