Como registrar e legalizar uma nova empresa?

Tendo em vista as diversas etapas burocráticas para legalizar e registrar uma empresa, é necessário que o empreendedor seja bem organizado e realize um bom planejamento. Isso garantirá que obtenha sucesso nessa jornada. Basicamente todas as modalidades jurídicas de empresas seguem o mesmo procedimento de registro e, no caso do microempreendedor individual, todo registro é online e simplificado.

Para ajudar você nesse processo, apresentaremos neste post um passo a passo bem prático que explicará como fazer esse registro sem complicações. Acompanhe!

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Junta comercial

O primeiro passo para registrar uma empresa deve ser realizado na Junta Comercial ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica do seu estado. Esse ato representa o mesmo que a certidão de nascimento de uma pessoa física, e é a partir desse momento que a empresa passa a existir.

Nome da empresa

Para a inscrição na Junta Comercial é necessário que o nome da empresa já tenha sido escolhido. Esse nome se tornará a razão social e, por isso, deve ser exclusivo. É importante a realização de uma pesquisa na Junta Comercial ou no Instituto Nacional da Propriedade Industrial para que você não escolha um nome já registrado.

Contrato Social

Além do nome, é necessário que a empresa disponha de um documento que descreva informações essenciais da empresa. Esse documento é o contrato social e nele estarão descritas características como localização, atividade empresarial, razão social, capital social e suas respectivas quotas, forma de administração da sociedade, RG, CPF e endereço dos sócios.

Após o cadastramento e aprovação dos documentos na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica, o NIRE – Número de Identificação do Registro de Empresa – será entregue contendo a numeração referente à constituição da empresa.

Inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

Após o recebimento do NIRE, é possível registrar uma empresa como contribuinte, para a obtenção do CNPJ. Na maioria das Juntas Comercias do Brasil, a inscrição para o CNPJ é feita no registro da Junta Comercial (REDESIM), mas, na hipótese da sua cidade não realizar no mesmo momento, basta requerer após o registro da Junta.

Simples nacional e a atividade empresarial

A escolha da atividade empresarial tem relação direta com a carga tributária que será aplicada à empresa. Dependendo do tipo de atividade que a sua empresa exercer, é possível optar pelo Simples Nacional. Esse regime implica em uma menor tributação sobre a empresa. Atente-se para o fato de que não são todas as empresas que podem optar por esse regime.

Alvará de Funcionamento e Localização

As empresas prestadoras de serviços, para funcionarem, precisam de uma licença prévia municipal, denominada Alvará de Funcionamento e Localização.

Para obter o alvará, é necessária a comprovação de todas as condições impostas pela lei de que a sua empresa pode exercer a atividade desejada. Essa licença deve ser solicitada na Prefeitura Municipal ou na Administração Regional (no caso do Distrito Federal).

Dependendo do ramo de atuação, é possível que você necessite da vistoria de algum órgão de regulação estadual e municipal ou secretaria municipal ou, ainda, órgão federal para a obtenção do alvará de funcionamento. Essa questão varia bastante de acordo com a atividade, local de funcionamento e porte da sua empresa, mas, a título de exemplo, pode ser necessária a vistoria da Secretaria de Saúde ou de Meio Ambiente, do IBAMA, da Vigilância Sanitária, do Corpo de Bombeiro, do Ministério da Cultura, da Polícia Federal, entre outros órgãos.

Inscrição na Secretaria Estadual da Fazenda

Além do Alvará de Funcionamento, as empresas que tenham como atividade a produção de bens ou a venda de mercadoria devem fazer a inscrição estadual na Secretaria Estadual da Fazenda para serem contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS).

A inscrição deve ser feita após o registro da empresa na Junta Comercial e da inscrição na Receita Federal do Brasil. Em alguns estados, essa inscrição deve ser realizada antes da requisição do Alvará de Funcionamento.

Muitos estados possuem convênio com a Receita Federal, permitindo o cadastro único que possibilita a inscrição estadual junto com a inscrição para o CNPJ (REDESIM).

A inscrição estadual é obrigatória para todas as empresas do setor de comércio, indústria e serviço de transporte intermunicipal ou interestadual, e serviços de comunicação e energia.

Previdência social e aparato fiscal

Após a realização de todas as etapas acima, a empresa poderá entrar em atividade. Mas ainda existem duas etapas importantes para garantir o perfeito funcionamento.

A empresa deve ser cadastrada na Previdência Social para que haja possibilidade de contratação de funcionários, mas o cadastramento deve ser realizado independentemente disso. Para registrar uma empresa e seus responsáveis legais, basta realizar a transmissão do E-Social, dispensando assim qualquer ação presencial.

A última etapa é a preparação do aparato fiscal. Basta solicitar a autorização para emissão das notas fiscais (NFSe). Essa etapa é realizada perante a Prefeitura da sua cidade. No caso do Distrito Federal e das empresas dedicadas à atividade de indústria e comércio, a preparação do aparato fiscal deve ser realizada na Secretaria Estadual da Fazenda (NFe).

Microempreendedor Individual (MEI)

O cadastramento do microempreendedor individual é diferente, mas muito fácil. Seguindo alguns passos simples e rápidos, é possível registrar o MEI pela internet.

Cadastramento

No Portal do Empreendedor, é possível encontrar o formulário para se tornar um microempreendedor individual. É necessário inserir dados, como número do CPF, título de eleitor, nome fantasia da empresa, atividade desenvolvida, local em que a atividade será desempenhada, endereço para contato, opção de incidência tributária, entre outras informações.

Após o correto preenchimento e confirmação, você obterá o Certificado de Condição de Microempreendedor Individual com o CNPJ, registro na Junta Comercial, no INSS e o alvará provisório de funcionamento.

Documentação

Após o preenchimento dos dados, é importante que os documentos gerados pelo sistema sejam impressos e guardados.

Nota fiscal e nota fiscal eletrônica (NF-e)

O Microempreendedor Individual não precisa emitir nota fiscal para pessoa física. Somente é necessária a emissão de nota se for para outra empresa. Em caso de atividade de venda ou serviço de transporte intermunicipal ou interestadual, o MEI deverá requerer a Autorização de Emissão de Nota Fiscal (NFe) à Secretaria de Fazenda estadual e, sendo atividade de prestação serviços ou serviços de transporte municipal, a autorização deverá ser requerida à Secretaria de Fazenda Municipal (NFSe).

É verdade que registrar uma empresa não é nada fácil. Mas com a realização de todas as etapas, sua empresa estará devidamente registrada, legalizada e apta a realizar as atividades. Apesar da burocracia do processo, com exceção do MEI, o correto registro e legalização garantem benefícios para sua empresa.

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