Entenda como economizar investindo em tecnologia!

Nos dias atuais, investir em tecnologia vem se apresentando como uma excelente maneira para trabalhar a redução de custos e controlar os gastos de empresas que buscam, cada vez mais, a economia da sua operação.

O fato é que já não é mais novidade que qualquer recurso tecnológico traz melhorias significativas para a vida das pessoas e dos negócios como um todo. Dentre esses aperfeiçoamentos, destacamos a otimização de tempo e a economia financeira.

Aliás, um dos grandes erros, quando tocamos em assuntos referentes a gestão de negócios, é pensar que economizar e reduzir custos se resume apenas em cortar despesas e, sendo assim, não é necessário realizar novos investimentos.

Ledo engano! Muitas vezes, investir em novos recursos ajuda a diminuir gastos a médio e longo prazo. Podemos dizer que a tecnologia é um desses fatores. Reforçamos que ela é capaz de otimizar muitos pontos importantes para uma empresa, inclusive a utilização do tempo e a economia do dinheiro.

Dessa forma, as empresas que trabalham com processos automatizados e inteligentes tornam-se muito mais produtivas e reduzem, significativamente, os seus custos operacionais, o que influencia os planos de economizar ainda mais.

Quer entender melhor sobre o que estamos falando? Então, siga conosco e entenda de vez qual é a relação entre a tecnologia e a redução de custos, como ela pode ser utilizada no seu negócio e quais os benefícios você terá ao adotá-la para o seu negócio. Boa leitura!

Qual a relação entre a tecnologia e a redução de custos?

Antes de mais nada, é preciso entender como funciona a relação entre a tecnologia e a redução de custos. Por isso, vamos começar conceituando essa questão. A verdade é que pode parecer bobagem ter que investir em algo para reduzir um ou mais custos, visto que esse investimento exigirá um certo consumo de capital da empresa.

Pois bem, entenda que pensar assim é se limitar a ter apenas uma visão de curto prazo, pois quando falamos em gerar economia e corte de custos para uma empresa, percebemos que os principais impactos acontecem no médio e longo prazo. Ou seja, investindo em tecnologia até poderá gerar retorno no curto prazo, mas a ideia é pensar no futuro.

Então, um bom gestor, que pensa de forma estratégica, deverá levar em consideração esse tipo de investimento para que a empresa se torne cada vez mais sustentável.

Podemos resumir esse retorno a longo prazo em 3 pilares principais. São eles:

1. Ganho de produtividade

Tenha em mente que um dos grandes ganhos que a tecnologia pode trazer para qualquer empresa é torná-la cada vez mais produtiva. Nesse ponto, estamos falando especificamente de otimizar e melhorar processos e análises do próprio negócio, trazendo mais agilidade e poder de ação.

Nesse sentido, a tecnologia oferece muitos recursos que trabalham na automatização da rotina do dia a dia da organização, além de ajudar na interpretação de grandes quantidades de dados, o que possibilita trazer mais eficiência para a sua operação e execução da sua estratégia como um todo.

2. Qualificação de mão de obra

Falando em estratégia, uma das grandes consequências de investir em tecnologia é criar um cenário em que é possível liberar os colaboradores da execução de tarefas repetitivas que precisam ser feitas de forma manual — como atualizar planilhas e outros procedimentos que podem ser extremamente demorados.

Sendo assim, os funcionários conseguirão desempenhar um papel mais estratégico na organização, pois não precisarão perder tempo com esse trabalho operacional, que geralmente existe em excesso.

Por esse motivo, ocorre a qualificação da mão de obra da empresa e a sua valorização, oferecendo a possibilidade de executar um trabalho mais importante e interessante. Isso é bom tanto para a empresa, quanto para os seus funcionários.

3. Economia com recursos físicos e deslocamentos

Além da tecnologia ajudar diretamente na otimização dos processos e no melhor aproveitamento da equipe, é inegável que há uma economia relevante com a utilização dos recursos físicos, já que, com ela, boa parte deles serão descartados.

Podemos tomar como premissa o fato de que diversos documentos poderão ser acessados de forma online, tal como contratos ou até mesmo a elaboração da declaração de imposto de renda, evitando impressões de papel desnecessárias, por exemplo.

É possível cortar os gastos com deslocamento de colaboradores, que é algo muito comum no dia a dia de uma companhia. Reuniões com clientes, parceiros e, até mesmo, entre times podem ser feitas de forma digital, permitindo que cada membro esteja em localizações físicas distintas.

Como a tecnologia pode ser utilizada nas empresas?

Pois bem, entendendo a relação entre a tecnologia e a redução de custos, está na hora de você conhecer um pouco mais, na prática, como pode economizar fazendo bons investimentos nesse recurso.

Vamos mostrar, então, quais são os usos mais comuns da tecnologia nas empresas como um todo, além de apresentar algumas tendências. Veja a lista que preparamos a seguir:

Softwares de Gestão

Vamos iniciar com um dos recursos mais básicos, mas que nem todo mundo está ciente da sua importância: o software de gestão ou o famoso ERP (Enterprise Resource Planning). Esse sistema é essencial para quem deseja estabelecer uma cultura de economia utilizando a tecnologia.

Saiba que com um ERP, as rotinas e processos da empresa podem ser totalmente automatizados, contribuindo para que o tempo dos colaboradores seja cada vez melhor empregado e focado somente em atividades relevantes, ou seja, ninguém precisará atualizar planilhas, conforme falamos no tópico anterior.

É possível, ainda, reduzir consideravelmente qualquer erro humano que pode ocorrer ao oferecer uma maneira mais eficiente de centralizar as informações e integrar todas as equipes de trabalho.

Soluções mobile

Adotar soluções mobile é uma das tendências mais atuais e ajuda a economizar em muitos pontos do negócio. Um deles é oferecendo a possibilidade de realizar uma série de processos de forma remota.

Pode não parecer, mas com essas soluções há também a contribuição para que ocorra uma economia direta de recursos, reduzindo o uso de materiais de escritório, tais como caneta, papel, tinta, entre outros que estejam relacionados a impressão.

Por exemplo, em vez de precisar imprimir um material importante para uma reunião, ele pode ser acessado diretamente do celular do colaborador, basta ter o aplicativo para abrir o arquivo em questão.

Há também a geração do que chamamos de economia indireta — cortando ou reduzindo gastos com deslocamento de colaboradores para atender qualquer demanda que possa surgir, já que por meio de programas para smartphones é possível compartilhar mensagens, áudios e gravar vídeos em tempo real.

Ou seja, adotando soluções mobile, será possível compartilhar qualquer tipo de informação e fazer alterações em projetos e processos ao longo do tempo, sem precisar gastar muito com isso. Utilizar aplicativos que ajudam a fazer a gestão de equipes externas, quando estão trabalhando em campo, por exemplo, poupa a necessidade do gestor precisar se deslocar toda hora para atender questões pontuais.

Armazenamento na nuvem

Trabalhar com armazenamento na nuvem é também uma das soluções tecnológicas mais antigas, mas que continua atual. Saiba que os dados guardados com esse recurso estão mais seguros do que qualquer armazenamento físico, sem contar toda a economia gerada cortando gastos com essa infraestrutura operacional.

Mas o armazenamento em nuvem pode ir muito além disso. Ele oferece outros recursos que também podem atender diversas necessidades da empresa ajudando indiretamente a gerar economia. Podemos citar, como exemplo, as suas ferramentas de análise e recursos de colaboração de compartilhamento de arquivos de diferentes locais.

É possível cortar qualquer burocracia ou visitas técnicas desnecessárias a cada vez que um novo projeto exigir mais espaço de armazenamento, assim, é viável gerenciar essa questão de forma totalmente instantânea.

Automatização dos processos relacionados à gestão de pessoas

Outro bom uso da tecnologia é na otimização dos processos do setor de Recursos Humanos (RH). Saiba que quando há o suporte de um sistema operacional integrado, evita-se a improdutividade e a burocracia na rotina organizacional da empresa.

Por exemplo, vamos levar em consideração o processo de seleção de pessoas. Com a sua automatização, será possível contar com mais objetividade nas contratações, permitindo, então, a redução de gastos. Dessa forma, a chance de falhar no recrutamento de novos colaboradores é muito menor, o que evita a necessidade de ter que gastar mais tempo com novos processos seletivos.

Outro exemplo é o próprio treinamento de colaboradores — que também pode ser muito bem assistido com a adoção de recursos tecnológicos. Lembre-se que quanto mais os seus funcionários estiverem capacitados, melhor será a competitividade no seu mercado de atuação.

Informatização da comunicação interna

Falha de comunicação é um dos problemas mais terríveis que qualquer organização pode enfrentar. Por isso, contar com uma comunicação interna que seja eficiente é fundamental para evitar esse tipo de erro, além de otimizar a execução das atividades da empresa, o que pode reduzir consideravelmente os seus custos.

Nesse universo, há uma infinidade de recursos tecnológicos que podem ser de grande valia para enfrentar esse desafio, como softwares e aplicativos que facilitam a comunicação no dia a dia e os recursos na área de telefonia e telecomunicações.

Tomamos como exemplo o sistema de telefonia IP, que permite a realização de conferências web de qualquer dispositivo móvel, além de permitir que os colaboradores recebam ligações do telefone comercial mesmo estando fora do escritório.

Saiba que isso também ajuda na agilidade e rapidez da resolução das demandas do dia a dia, evitando qualquer problema relacionado a comunicação interna, evitando futuros prejuízos nesse sentido.

Controle de estoque

Além de tudo que apresentamos neste artigo, para as empresas que trabalham com estoque, é possível, ainda, investir em tecnologia para fazer o controle desse importante ativo de forma eficiente. Dessa maneira, evita-se o desperdício de material ou compras desnecessárias.

Há também a possibilidade de entender melhor qual é a demanda real dos produtos com informações detalhadas sobre os seus respectivos fluxos de giro. É possível otimizar todos os processos que envolvem os seus produtos, desde a sua produção até a entrega para o cliente final.

Destacamos também o auxílio na qualificação dos colaboradores, que não precisarão mais focar em atividades operacionais, muito menos manuais, mas sim nas que são estratégicas e representam muito para a operação do negócio.

Certamente há outras utilizações da tecnologia, mas com essas que apresentamos já deu para ter uma noção do quanto ela pode ser aplicada no dia a dia de uma rotina empresarial.

Como a tecnologia ajuda na redução de custos das empresas?

Agora que você já conhece a relação entre a tecnologia e a redução de custos, e entendeu um pouco mais sobre como investir em tecnologia para auxiliar as demandas do cotidiano, vamos mostrar de forma mais clara como funciona a relação entre esses dois ingredientes que podem levar o seu negócio ao sucesso.

Acompanhe os tópicos que separamos para você entender melhor essa questão:

Economia com material de escritório

Sim, economizar com material de escritório é mais do que possível com a tecnologia, visto que tudo poderá ser acessado por meio de dispositivos móveis e a qualquer momento. Assim como falamos em tópicos anteriores, evita-se a necessidade de gastar com materiais de escritório e papelaria.

Saiba que a compra em excesso desses materiais pode custar muito caro durante o ano.

Aumento da produtividade

Uma das grandes especialidades da tecnologia é aumentar a produtividade, não é a toa que falamos muito sobre o assunto ao longo do artigo e vamos reforçá-lo mais uma vez por aqui.

Pois bem, você já percebeu que há muita coisa que a tecnologia pode ajudar, desde a otimização de processos, automação de atividades operacionais, aumento do poder de análise de dados, etc.

Além delas, há também margem para ajudar em alguns detalhes que são mais simples. Por exemplo, imagine que uma reunião foi marcada para discutir alguns dados estratégicos para o seu negócio.

Em vez deles serem apresentados somente nesta etapa, podem ser acessados pelos participantes muito antes para estudos prévios, por meio de recursos tecnológicos. Isso permite que os participantes cheguem com as suas opiniões formadas, levando a discussão para um nível mais objetivo. Esse cenário é bem produtivo, não é mesmo?

Imagine o quão mais fácil seria fazer uma reunião de forma remota, em vez de ter que se deslocar por várias horas até um cliente para falar sobre um mesmo assunto? Além de ser mais produtivo é muito mais barato.

Acesso remoto

Hoje o trabalho remoto vem sendo adotado por muitas empresas, mesmo que de forma provisória. Saiba que queira ou não, o colaborador que trabalha remotamente traz uma economia para a empresa na questão de infraestrutura.

Caso um funcionário não possa comparecer ao escritório por algum motivo, seja por um voo atrasado ou cancelado, seja por aguardar uma consulta em um consultório médico, ou, até mesmo, por não conseguir sair de casa porque a rua está caótica ou o tempo não permitiu, é preciso oferecer possibilidades para que ele não perca o seu dia de trabalho e a empresa não fique prejudicada com a sua ausência.

Com o acesso remoto esse problema praticamente não existe, já que a sua equipe poderá trabalhar de qualquer lugar do mundo, desde que tenha um computador disponível e seja possível conectar à internet.

Além disso, caso tenha equipes distantes geograficamente, reduz-se os custos com viagens e com telefone para que possam fazer qualquer trabalho em conjunto. Com o acesso remoto, o custo é praticamente zero. Interessante, não é mesmo?

Redução de gastos com dispositivos

Outro gasto desnecessário de uma empresa é com dispositivos físicos, estamos falando de HDs externos, pendrives e outros equipamentos que são usados para armazenar documentos, arquivos e planilhas.

Com a tecnologia é possível armazená-los, editá-los e atualizá-los em tempo real na nuvem, tendo, apenas, fácil acesso à internet. Ou seja, além do custo do dispositivo em si, há o custo do tempo desse processo de acessar o arquivo offline, atualizá-lo, para depois passá-lo novamente para o dispositivo e colocá-lo no servidor da empresa. Nesse processo informações podem ficar perdidas ou desatualizadas, o que não ocorre com a nuvem.

Quais as soluções tecnológicas que podem ser adotadas?

Agora que você já sabe o impacto que investir em tecnologia pode trazer para o seu negócio a nível de gerar economia, vamos mostrar de forma prática algumas opções de soluções que podem ser adotadas.

Evidentemente nem todas necessariamente se encaixam com as necessidades reais da sua empresa, mas merecem ser avaliadas para saber se faz sentido para as suas demandas e desafios. Confira a seguir!

CRM

CRM (ou Customer Relationship Management) é a sigla para Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português. Estamos falando de um software que existe para registrar todo o relacionamento dos clientes com a empresa. Esse relacionamento pode ocorrer de diversas formas, desde o contato com um vendedor, uma compra realizada, contatos com o suporte, etc.

Saiba que tudo isso ficará armazenado no CRM para que quando for preciso entrar em contato com o cliente, o seu histórico seja acessado e o atendimento seja direcionado da melhor forma possível.

ERP

Já falamos brevemente sobre o ERP nos tópicos anteriores, mas queremos reforçar que essa é uma das opções que mais valem a pena o investimento. Saiba que em português, a sua sigla significa “Planejamento de Recursos Empresariais” e isso já diz tudo.

Essa solução ajuda — e muito — no planejamento das atividades das empresas, levando em consideração os recursos necessários, os processos e o envolvimento de todas as áreas na sua execução, fornecendo um cenário de real otimização e organização.

Hoje, existem ERPs mais gerais, que são mais robustos e complexos, mas também existem aqueles que são focados para as necessidades de cada tipo de negócio, desde pequenas até grandes empresas. Há também soluções que são focadas para áreas específicas, como financeiro, vendas, gerenciamento de estoque, etc.

Soluções de armazenamento de dados na nuvem

Já faz tempo que manter um servidor próprio para armazenar os dados da empresa não é mais a melhor solução, tanto em relação a custo, quanto em relação à segurança. Para melhorar essa questão, surgiram os serviços de armazenamento na nuvem, ou o que chamamos de cloud computing.

Saiba que por meio dele é mais do que possível fornecer recursos compartilhados — como aplicações e informações —, que poderão ser acessados por qualquer dispositivo conectado à internet, independentemente de sua localização geográfica.

Utilizar o cloud computing significa que os dados e os arquivos são armazenados em servidores contratados, além de serem acessados por qualquer pessoa conectada à internet e que tenha permissão para isso.

A atualização desses dados também pode ser feita em tempo real. Pode não parecer, mas isso é muito menos custoso do que manter um servidor na empresa, o que além de ocupar espaço, gera custos com manutenção, além do risco de ocorrer imprevistos e acidentes, tal como a máquina falhar ou, até mesmo, riscos de danificação do equipamento.

Ponto eletrônico

Uma das soluções mais atuais quando entramos na gestão de pessoas está nos aplicativos de ponto eletrônico, que são uma nova tendência e vem ajudando o departamento de RH a otimizar a jornada de trabalho dos funcionários.

Sendo assim, adotar soluções que trabalham com o ponto eletrônico baseado na tecnologia (tal como aplicativos), será possível identificar pontos de improdutividade dos colaboradores, além de reduzir custos de folha salarial que são desnecessários.

Há também o oferecimento de uma interface amigável para os colaboradores, facilitando a sua interação com esse processo.

Soluções em Marketing Digital

Por fim, ressaltamos aqui a existência de muitas soluções que trabalham com marketing digital, tanto softwares focados em algumas demandas específicas, quanto os que são mais abrangentes.

Nos dias de hoje, em que cada vez mais o consumidor encontra-se com uma vida online ativa, o marketing digital tornou-se indispensável para conquistar novos clientes de forma eficaz e objetiva, trabalhando com métricas em um cenário que é possível medir o real desempenho da empresa nessa questão e aplicar ações corretivas.

Então, já é possível contar com soluções que agregam nesse sentido e que contribuem para que empresa otimize todo o seu processo de aquisição, qualificação e conversão de leads em novos clientes.

Saiba que existem outras soluções e a todo tempo surgem novas alternativas. Porém, começar por essas que listamos já é um excelente caminho para pensar no longo prazo e levar a economia para dentro do seu negócio.

Esperamos que você tenha entendido que investir em tecnologia está longe de ser um prejuízo, mas sim uma ótima maneira de economizar e reduzir custos.

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