Você sabe como abrir uma empresa? Conhece os desafios da gestão de um pequeno negócio ou é uma pessoa que ainda pensa em como é difícil e burocrático montar um empreendimento atualmente?
Se você se enquadra em alguns dos questionamentos mencionados, este artigo é especialmente para você. Aqui, listamos informações importantes para que você possa abrir uma empresa ainda este ano. Acompanhe!
Faça um planejamento financeiro
O primeiro passo para abrir uma empresa é elaborar um planejamento financeiro. Esse documento servirá como um manual contendo as direções em que os gastos devem seguir no início das operações do seu negócio.
A maioria dos empresários que estão começando comete o erro de não elaborar um planejamento financeiro. Ao não planejar as finanças da sua empresa, você deixará o seu negócio nas mãos do destino — o grande problema é que, na maioria dos casos, o caminho seguido pode não levar ao sucesso esperado.
Quem inicia um negócio sem o planejamento financeiro pode correr o sério risco de cair na síndrome da Alice — aquela dos contos infantis. Quando é interrogada sobre o local que deseja ir, ela simplesmente não sabe, e outro personagem diz que para quem não sabe para onde ir, qualquer caminho serve.
No filme, a história termina bem, mas na vida real você pode seguir por uma estrada bastante tortuosa e sombria que, na maioria dos casos, não tem volta e pode causar prejuízos que atingirão até mesmo a sua vida pessoal.
Como elaborar o planejamento financeiro
Agora que você entendeu o quanto é importante elaborar o planejamento financeiro de uma empresa nova no mercado, vamos mostrar como você pode fazer isso. O primeiro passo é saber exatamente quanto o seu negócio custará para manter as operações em determinado período.
Para exemplificar, vamos utilizar o exemplo de um planejamento financeiro para um período de 12 meses — o que é o mais recomendado, tendo em vista que as metas, os objetivos e os resultados devem analisados após um período de aproximadamente um ano.
Após conhecer todas as despesas e os custos decorrentes da operação normal do negócio, é necessário definir de que locais virão as fontes de recursos para honrar com os compromissos.
Vale a pena ressaltar que em muitos casos a empresa não consegue gerar renda suficiente para arcar com os seus gastos nos primeiros meses, sendo necessário recorrer a terceiros — que podem ser os sócios ou bancos.
Essa informação precisa estar definida no seu planejamento financeiro, pois isso evita que você seja pego de surpresa com juros altos de empréstimos bancários ou de outras instituições financeiras.
Controle as suas finanças
Após a fixação de um planejamento financeiro, também será necessário realizar a gestão e o controle dessas finanças. Esse processo é, basicamente, a execução daquilo que foi definido no item anterior.
O controle das finanças é o que garantirá que a sua empresa não fique sem recursos para honrar compromissos. Sendo assim, acione a direção ou a administração do departamento financeiro sobre a necessidade de obter dinheiro de terceiros.
O controle das finanças da empresa pode ser realizado com o auxílio de um sistema de gestão, preferencialmente que seja integrado aos demais departamentos da empresa que enviam informações para o setor financeiro.
Conheça bem o seu cliente
Ainda no campo das finanças, não podemos esquecer a peça-chave de todo negócio: os clientes. Você precisa saber exatamente o tipo de pessoa que deseja atender na sua empresa.
A maioria dos empresários negligencia essa etapa e acaba abrindo negócios com o objetivo de alcançar o maior número de pessoas, independentemente do tipo. Isso é um erro fatal, pois os seres humanos são diferentes e possuem gostos muito distintos uns dos outros.
Querer atender a todos eles pode ser uma tarefa quase impossível para uma empresa que está começando. Isso porque ela teria que investir uma grande quantia em ações de marketing, em produtos variados e em funcionários treinados para atender a cada tipo de público.
Portanto, o que você precisa fazer é definir o público que o seu negócio deseja atingir, conhecer suas características mais marcantes — como dores, dificuldades, gostos etc. — e direcionar todos os seus esforços para encontrar essas pessoas.
Com o tempo você perceberá que o seu negócio será uma espécie de referência ou autoridade na venda, na produção de determinado item ou na prestação de algum tipo de serviço. Isso fará toda a diferença no futuro.
No entanto, tudo se inicia na definição do público que se deseja atingir, e em seguida é preciso conhecer bem todas as suas características e utilizar essas informações para atrair essas pessoas até o seu estabelecimento — bem como fixar as práticas de gestão de relacionamento com o cliente.
Defina a questão societária
Até agora, discorremos bastante sobre as questões financeiras que envolvem o processo de como abrir uma empresa, mas você já deve saber que as coisas não se limitam apenas a questões gerenciais e administrativas: também temos as burocracias jurídicas, contábeis e fiscais.
Infelizmente, abrir uma empresa no Brasil não é um processo muito simples, mas com o avanço da tecnologia e o surgimento de novos tipos de sociedade isso mudou muito, e em casos específicos é possível abrir uma empresa em poucos minutos.
Neste tópico você aprenderá tudo o que precisa saber sobre os tipos de empresa que podem ser abertas atualmente, bem como algumas questões tributárias que envolvem cada uma delas. Continue a leitura!
Microempreendedor Individual (MEI)
O MEI é a modalidade de empresa mais simples que existe atualmente. Você pode abrir um MEI em poucos minutos, acessando o Portal do Empreendedor. No entanto, o MEI tem algumas limitações que podem fazer com que a modalidade não seja interessante para o seu negócio.
A principal limitação é o faturamento, que não pode ser superior a R$ 81 mil por ano. Além disso, o MEI pode ter somente um funcionário registrado, o que pode não ser interessante para indústrias ou comércios um pouco maiores — até mesmo no caso de prestadores de serviço.
Além disso, algumas atividades não podem ser escolhidas por empresas constituídas sob a modalidade de Microempreendedor Individual. No entanto, para aqueles que não seriam prejudicados com tais limitações, o MEI pode oferecer benefícios muito interessantes.
O primeiro deles é que o seu negócio será legalmente constituído sob as normas que regulamentam a atividade empresarial no Brasil. Isso significa que você terá direito a CNPJ, razão social, certidões negativas e emissão de notas fiscais.
Além disso, os Microempreendedores Individuais têm uma carga tributária consideravelmente menor do que os outros tipos que mencionaremos neste tópico. Esse tipo de empresa paga um único tributo, que varia de acordo com o tipo de atividade desenvolvida:
- comércio e indústria, de R$ 48,70;
- serviços, de R$ 52,70;
- comércio e serviços, de R$ 53,70.
Para facilitar ainda mais a vida do Microempreendedor Individual, em uma única guia de valor fixo o empresário pagará todos os tributos que incidem sobre a atividade que ele explora, sem ter que fazer apurações ou cálculos.
A legislação afirma que, em alguns casos, é dispensada a participação de um contador, tendo em vista que a apuração dos impostos é muito simples e pode ser realizada automaticamente no portal do Simples Nacional.
No entanto, é sempre bom lembrar que o MEI é uma empresa, e como tal, também precisa de uma assessoria contábil e fiscal de qualidade, principalmente quando você tiver um funcionário. Nesse caso, a participação de um contador é imprescindível.
Empresário Individual (EI)
O Empresário Individual (EI) é um tipo jurídico de negócio que perdeu importância nos últimos anos, principalmente após o surgimento do MEI e da EIRELI, que vamos mencionar mais à frente neste post.
Entretanto, por ter algumas características bem diferentes do MEI, essa modalidade pode ser mais vantajosa — principalmente pelo fato de não ter algumas limitações que os Microempreendedores Individuais têm.
A primeira delas é o faturamento. Nesse caso, não existirá a limitação de valor, podendo o empresário estar em diversos regimes de tributação, dependendo do nível de vendas dos últimos 12 meses. Ele também pode ter um número ilimitado de funcionários, além de poder desenvolver um número maior de atividades — sem limitações, como ocorre com o MEI.
A desvantagem desse formato de empresa é que os bens do proprietário também podem ser utilizados para quitar dívidas que a empresa possa contrair ao longo dos anos. Isso é o que chamamos de responsabilidade ilimitada, ou seja, os bens do empresário são utilizados para pagar dívidas da empresa.
Sociedade Limitada (LTDA)
A Sociedade Limitada (LTDA) é o formato de empresa mais comum que existe atualmente. Ela é obrigatoriamente formada por no mínimo 2 sócios, que têm a liberdade para escolher qualquer uma das atividades disponíveis e reconhecidas atualmente.
Nesse formato, os sócios podem escolher o regime de tributação mais vantajoso, bem como ter um número ilimitado de funcionários. Além disso, os bens dos sócios não são acionados para cobrir dívidas que a empresa tenha contraído e não pago — com algumas exceções.
A responsabilidade civil pela empresa está limitada pela participação societária de cada um dos membros — daí foi extraído o nome desse modelo jurídico de negócio.
Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)
A Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) é um tipo jurídico de negócio muito parecido com as LTDAs, mas com algumas diferenças pontuais. Confira agora as vantagens e desvantagens da EIRELI.
A principal vantagem — além das que mencionamos no item anterior — e o que mais a diferencia da LTDA é que na EIRELI você não é obrigado a ter um sócio. Ou seja, além de aproveitar o benefício de não acesso ao patrimônio pessoal, escolher qualquer regime de tributação ou atividade e ter um número ilimitado de colaboradores, você não precisa de outra pessoa no seu quadro societário.
Há pouco tempo, as pessoas que desejavam abrir uma empresa sem sócios e não queriam optar pelo regime do EI acabavam cometendo o erro de abrir uma Sociedade Limitada e designar uma participação minúscula a ela. Por isso, é muito comum encontrar empresas mais antigas que têm um sócio com 99% das cotas do negócio e outro com apenas 1%.
Com o surgimento da EIRELI esse problema foi reduzido, visto que as pessoas puderam abrir suas empresas de responsabilidade limitada sem a participação de um sócio.
A desvantagem desse tipo de empresa é que, para constituir uma, é necessário fazer a integralização do capital social em sua totalidade e no valor não inferior a 100 salários mínimos vigentes no país. Ou seja, para abrir uma EIRELI em 2018 você precisará integralizar em dinheiro ou bens um montante total de R$ 95.400.
Sociedade Anônima (S.A.)
A Sociedade Anônima (S.A.) é um formato jurídico incomum para empresas pequenas ou que estão entrando agora no mercado. Nela, o capital da sociedade é formado por pessoas desconhecidas que podem vender e comprar as suas ações no Mercado de Balcão ou no Mercado de Ações.
Esse tipo de empresa tem um número de obrigações muito grande e precisa enviar informações para os acionistas e órgãos reguladores. Além disso, ela é obrigada a publicar as suas demonstrações contábeis em jornais de grande circulação.
Microempresa (ME) e Empresa de Pequeno Porte (EPP)
Além dos tipos de empresa, você também precisará definir o porte do seu negócio. Atualmente a empresa pode ser uma Microempresa, que tem um faturamento de até R$ 360 mil nos últimos 12 meses. Também é possível enquadrar-se como Empresa de Pequeno Porte, desde que o volume de faturamento esteja entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões no mesmo período mencionado anteriormente.
Essas definições proporcionam alguns benefícios às empresas, como a eliminação de algumas obrigações acessórias e até mesmo a redução de preços em processos de certames licitatórios.
Tenha cuidado para não confundir regime de tributação com porte. Uma empresa pode perfeitamente ser tributada pelo Lucro Real e ser uma ME ou EPP, da mesma forma que uma empresa do Simples Nacional pode não solicitar o seu enquadramento em nenhuma das duas opções. São conceitos e elementos diferentes e autônomos no âmbito da abertura de uma empresa.
Regimes de tributação
Os regimes de tributação podem ser definidos como as formas que os tributos serão aplicados na sua empresa. Basicamente existem 4: o Lucro Real, o Lucro Presumido, o Lucro Arbitrado e Simples Nacional. No entanto, vamos nos ater aos mais comuns, tendo em vista que o terceiro ocorre em situações muito específicas.
O Simples Nacional é o regime de tributação mais selecionado, tendo em vista que é o que tem a menor carga tributária e um número reduzido de obrigações acessórias. Nesse regime a empresa paga uma guia única contendo todos os tributos devidos, assim como o MEI. No entanto, o percentual não é fixo: varia de acordo com o nível de faturamento que a empresa auferiu nos últimos 12 meses.
O Lucro Real é um tipo tributário em que o IRPJ e a CSLL são calculados sobre o resultado da operação: receita – despesas. Ou seja, as alíquotas são aplicadas sobre o valor real da lucratividade do negócio.
Apesar de ter alíquotas de PIS e COFINS mais altas e um número maior de obrigações acessórias, no Lucro Real as empresas podem aproveitar os créditos tributários na compra de produtos e materiais.
O Lucro Presumido é uma modalidade de tributação em que a lucratividade da empresa é estabelecida pelo Governo Federal. Ou seja, a base de cálculo para a aplicação das alíquotas do Imposto de Renda (IRPJ) e Contribuição Social (CSLL) não é o lucro bruto, mas um percentual que pode variar de 1,6% a 32%, dependendo da atividade da empresa.
Os demais impostos como PIS e COFINS também têm alíquotas reduzidas em relação ao Lucro Real. No entanto, nesse caso o seu negócio não pode se aproveitar dos créditos tributários contidos nos documentos fiscais de uma empresa fornecedora.
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Organize os documentos para abrir a empresa
Para abrir uma empresa, além de definir todos os pontos mencionados no item anterior e saber como elaborar contratos — tendo em vista que você deverá montar o ato constitutivo do seu negócio —, também é necessário separar outros documentos essenciais.
Esses papéis podem variar de acordo com cada estado ou prefeitura, mas na maioria dos casos será solicitado:
- comprovante de endereço;
- número de inscrição imobiliária do imóvel onde será sediada a empresa;
- cópias simples ou autenticadas do CPF e da identidade dos sócios ou proprietários.
Feito isso, você deverá dar entrada no processo na Junta Comercial. Em alguns estados esse processo é feito de forma online, sendo necessário somente realizar o pagamento das taxas e entregar os documentos assinados que o próprio sistema emite.
Em seguida o órgão procederá o registro em cada um dos setores, como Receita Federal, Estadual e Municipal. O processo, que antes demorava meses, pode ser resolvido em poucas semanas se toda a documentação estiver correta.
Depois disso basta realizar o credenciamento para a emissão de notas fiscais na Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) ou na Prefeitura Municipal, caso a sua empresa seja de prestação de serviços. Também é preciso realizar alguns registros adicionais em entidades reguladoras, bem como solicitar a emissão do alvará de funcionamento.
Atente-se aos desafios das pequenas empresas
Agora que você já sabe tudo sobre como abrir uma empresa, vamos passar para outro ponto muito importante e que precisa ser levado em consideração no momento de constituir um negócio: os principais desafios da gestão de pequena empresa.
Podemos destacar a separação entre finanças pessoais e empresariais em um primeiro momento. Muitos gestores erram nesse ponto e acabam fazendo do caixa da sua empresa uma extensão da sua carteira. Isso pode ser fatal para um negócio, principalmente nos primeiros anos de sua existência.
Outro desafio que deve ser superado é manter as contas em dia nos períodos em que a empresa não consegue ter um faturamento satisfatório. Nesse caso é preciso evitar ao máximo os recursos de terceiros, mas se for necessário, deve-se fazer um estudo com a contabilidade para selecionar a melhor opção.
Entretanto, buscar dinheiro com bancos ou instituições financeiras também pode se tornar um desafio e tanto, principalmente para os Microempreendedores Individuais e para as empresas que estão começando.
Infelizmente, aos olhos dessas instituições esse tipo de negócio não tem muita credibilidade, o que faz com que as taxas de juros sejam muito altas, prejudicando o pagamento das parcelas e constituindo uma dívida — isso quando o crédito é concedido.
A gestão de pessoas é outro desafio muito grande e que faz muitos empresários novatos desistirem. De fato, lidar com o ser humano não é nada fácil, afinal, todos somos diferentes e temos hábitos, desejos e sonhos distintos.
Portanto, você deve reconhecer que o seu negócio precisará de pessoas para se desenvolver e entender que dificuldades com funcionários ocorrerão, mas isso não pode ser um empecilho para que você contrate colaboradores para auxiliar na sua empresa.
É fundamental que você tenha um processo de contratação muito bem definido, assim como uma política de demissão específica, com o procedimento exato para a definição de habilidades pretendidas, salários e benefícios, além dos principais pontos a serem tratados na entrevista.
Dessa forma você será justo com todas as pessoas e não prejudicará o seu negócio ao manter um funcionário com um desempenho aquém do esperado — e terá uma equipe enxuta e engajada com a sua empresa.
Planejar processos também é um enorme desafio para pequenas e novas empresas. Isso ocorre porque, em muitos casos, acontecem alguns imprevistos que acabam tirando o foco do empresário, forçando-o a mudar o caminho com o passar do tempo.
Sendo assim, é preciso manter-se sempre focado em um objetivo e, se for necessário sair um pouco da trilha, tenha sempre em mente as metas que pretende atingir. Quando for possível, retorne ao caminho original com todo entusiasmo e motivação.
Essas são algumas dicas importantes sobre como abrir uma empresa ainda este ano. Agora é com você! Pegue essas informações, procure um profissional contábil habilitado e dê o pontapé inicial para a criação do seu negócio.
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