A nota fiscal eletrônica é um documento digital desenvolvido com o propósito de substituir gradativamente a tradicional nota fiscal em papel. O principal objetivo da NF-e é simplificar as operações de emissão do documento, facilitando o trabalho de fiscalização do Fisco no acompanhamento da circulação de mercadorias e da prestação de serviços e melhorando o controle e gestão fiscal por parte dos próprios contribuintes.
As notas fiscais eletrônicas também auxiliam o Tesouro no controle dos casos de sonegação de impostos. Como o assunto é amplo e inclui diversas informações é possível encontrar uma gama muito grande de conteúdos na internet que tratam da nota fiscal eletrônica. Entretanto, muitos deles são contraditórios, incompletos e acabam gerando mais dúvidas nos contribuintes, do que auxiliando para ampliar os seus conhecimentos a respeito do tema.
Pensando nisso, elaboramos este guia definitivo e simplificado, com informações que vão ajudar a entender os principais conceitos, normas e características relacionadas às notas fiscais eletrônicas. Além disso, você vai ter acesso às principais dúvidas dos contribuintes, com as respectivas respostas, respondidas pelos nossos profissionais. Confira!
As principais características da nota fiscal eletrônica
Algumas características definem e ajudam a compreender a função da nota fiscal eletrônica. Confira:
- a NF-e é um documento emitido e armazenado de forma eletrônica. Sua existência é exclusivamente digital;
- ela substitui todos os modelos de notas fiscais impressos em talão (vendas, serviços, transportes etc.);
- possui um modelo único em todo o país, definido por uma legislação própria;
- sua emissão deve ser feita por meio de um sistema próprio, que pode ser desenvolvido e adaptado de acordo com as particularidades de cada contribuinte;
- deve conter uma chave de acesso que se caracteriza por um conjunto de 44 dígitos que atuam como uma identificação do documento;
- possui uma representação impressa, o chamado Documento Auxiliar da NF-e, também conhecido como DANFE.
Muitas pessoas ainda confundem o DANFE com a nota fiscal eletrônica e, por isso, vale a pena entender um pouco mais sobre o documento auxiliar e sua função em relação à NF-e:
- o DANFE é um documento que tem a função de acompanhar o trânsito das mercadorias;
- não é igual à nota fiscal e também não substitui a mesma;
- é um instrumento de consulta da NF-e.
Conhecer as características da nota fiscal eletrônica e a sua diferença em relação ao documento auxiliar é imprescindível para não errar na hora de emitir, organizar e gerir os documentos fiscais da sua empresa.
Os tipos de nota fiscal eletrônica
Existem três tipos de nota fiscal eletrônica: a nota fiscal eletrônica, a nota fiscal de serviços eletrônica e a nota fiscal do consumidor eletrônica. Entenda a diferença entre cada uma delas:
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
É a nota fiscal utilizada para compra e venda de produtos. Sua emissão é obrigatória tanto para operações de venda quanto para operação de importação, exportação, negociações interestaduais e até mesmo para as operações que envolvam a transferência de mercadorias entre estoques.
A autorização para a emissão desse documento é de responsabilidade da Receita Federal e está condicionada a um cadastro na Secretaria Estadual da Fazenda. Além disso, é imprescindível possuir um certificado digital, assinatura que garante a segurança na emissão da NF-e.
Os estados possuem independência para definir como será feito o cadastramento das empresas em suas Secretarias da Fazenda. Por isso, as exigências e procedimentos podem variar de um estado para o outro.
Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
É o documento fiscal destinado ao mercado de prestação de serviços. A sua emissão é obrigatória nos casos em que há qualquer prestação de serviço — como consultorias, consultas jurídicas, consultas médicas etc. Vale destacar que nesse tipo de documento fiscal incide a cobrança do Imposto sobre Serviços (ISS), de responsabilidade do município.
Os impostos vinculados à prestação de serviços são de competência dos munícipios, razão pela qual os mesmos possuem independência para legislar e criar procedimentos próprios relacionados a alíquotas e modalidades de cobrança.
Muitas empresas que emitem esse tipo de nota fiscal têm optado pela contratação de consultorias contábeis online, uma vez que estas auxiliam de forma ágil e descomplicada na organização, gestão e prestação de contas para o Fisco.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
É o conhecido cupom fiscal emitido após a compra de um produto por um consumidor final. A sua existência também é totalmente digital.
A obrigatoriedade de emissão da NF-e ou NFC-e depende das especificidades do seu negócio e, por isso, é importante consultar uma assessoria contábil para ajudar você na avaliação das obrigações e responsabilidades inerentes ao seu negócio.
A importância da emissão da NF-e
Inúmeros são os motivos para emitir notas fiscais eletrônicas. Como sabido, esse documento é muito importante para que o Fisco controle o pagamento dos impostos. Além disso, ele facilita a análise de dados e a elaboração de estratégias políticas e econômicas que podem beneficiar toda a sociedade.
Com relação à importância da emissão das notas fiscais eletrônicas, podemos destacar:
- o impacto na redução de custos com impressão, aquisição de papel, envio de documentos fiscais e armazenagem de documentos impressos;
- a redução de problemas com erros na emissão de documentos fiscais;
- a facilidade na retificação de documentos fiscais com erros no preenchimento;
- a facilitação do trabalho do Fisco, que passa a ter condições de controlar com mais eficiência as operações realizadas — o que traz benefícios para a sociedade como um todo;
- o incentivo ao comércio eletrônico e ao uso da tecnologia como forma de contribuir para a sociedade.
As empresas que mudaram seus procedimentos e puderam enxergar, na prática, as mudanças trazidas pelo sistema digital de emissão de notas fiscais eletrônicas perceberam o quanto a emissão de NF-e, trouxe benefícios práticos para a organização, gestão e melhora das rotinas empresariais.
Por isso, não há dúvidas de que a informatização e a digitalização dos sistemas fiscais trazem benefícios para todos os envolvidos: Fisco, contribuinte e consumidor final.
O impacto positivo da NF-e na organização fiscal da empresa
As notas fiscais eletrônicas são uma excelente opção para melhorar a organização fiscal de empresa. Como os documentos são digitais, o empresário tem condições de contar com estratégias eficientes de arquivamento, gestão e controle.
Isso gera um impacto relevante na organização fiscal da empresa, que pode se apoiar em ferramentas tecnológicas e softwares específicos para controlar a emissão dos documentos e elaborar estratégias direcionadas ao crescimento do negócio.
Além disso, é possível adquirir sistemas personalizados de acordo com as características e necessidades de empresa. Isso garante a agilidade e a otimização de tarefas, permitindo um rápido envio e troca de dados e também o preenchimento mais rápido dos documentos fiscais.
Este tipo de sistema ainda auxilia nas atividades dos contadores, que podem realizar o seu trabalho com mais segurança e certeza da veracidade e da consistência das informações.
Como emitir uma NF-e
Para emitir uma nota fiscal eletrônica a empresa deve seguir os seguintes passos:
- obter um certificado digital: também chamado de assinatura digital, esse certificado garante a segurança e legalidade das suas operações. Para adquirir um certificado digital o empresário deve contatar uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);
- realizar o credenciamento na Secretaria da Fazenda: para emitir notas fiscais eletrônicas é imprescindível possuir um cadastro junto à SEFAZ do estado no qual a empresa realiza suas atividades. É importante contar com a assessoria de um contador para fazer o cadastro, já que esse profissional conhece a legislação do estado e pode auxiliar no cadastramento;
- adquirir um software emissor de notas fiscais eletrônicas: até algum tempo atrás a SEFAZ oferecia um sistema para emissão de notas fiscais eletrônicas. Entretanto, agora é de responsabilidade das empresas obter um software que emita suas notas. Esse software pode ser desenvolvido de acordo com as necessidades do negócio e pode ter outras funções que facilitem o gerenciamento e o controle das notas fiscais eletrônicas emitidas, como fazemos aqui na ContSimples;
- no caso de NFS-e, o credenciamento será realizado junto à Prefeitura no seu município, a fim de obter a autorização para emissão das Notas Fiscais de Serviço.
Extra: dicas especiais para não errar na emissão das suas NF-e
Preparamos algumas dicas especiais para ajudar você na hora de emitir e gerir as suas notas fiscais eletrônicas. Confira!
- atenção para não confundir DANFE com NF-e;
- arquive suas notas fiscais eletrônicas com organização, preferencialmente por meio de um sistema específico. Lembre-se de que você é responsável pela guarda do documento por, no mínimo, cinco anos;
- Fique atento à validade da sua assinatura digital. Só ela garante o valor das suas notas fiscais eletrônicas;
- preste atenção à legalidade e à segurança do seu Certificado Digital;
- todas as movimentações relacionadas à nota fiscal eletrônica — emissão, cancelamento e inutilização — devem ser informadas à Secretaria da Fazenda;
- preste atenção ao preenchimento dos dados. O preenchimento incorreto pode trazer problemas para a sua empresa.
Dúvidas comuns relacionadas à emissão de NF-e
É comum que os contribuintes possuam dúvidas relacionadas à gestão e à emissão de notas fiscais eletrônicas. Além das dicas que compartilhamos no decorrer deste artigo, selecionamos algumas questões mais específicas e aprofundadas sobre o tema, que vão desde assuntos vinculados a credenciamentos até operações de importação de produtos e incorporação de empresas. Confira!
No caso de importação de mercadorias, a empresa fica obrigada a emitir NFe em todas operações?
Para entender quais são as obrigatoriedades vinculadas à emissão de notas fiscais eletrônicas, basta relacioná-las com a obrigatoriedade na emissão de notas fiscais modelos 1 e 1-A (talões impressos).
Em todas as situações que a legislação previa a emissão do modelo 1 e 1-A também era obrigatória a emissão da NF-e.
Dessa forma, independentemente da atividade exercida pelo contribuinte, ele está obrigado a emitir notas fiscais em operações de importação e exportação.
Como fica o credenciamento em caso de troca de CNPJ?
A questão do credenciamento para o caso de troca de CNPJ fica atrelada à legislação aplicável no estado onde está localizada a empresa. Deverá o contribuinte seguir a lei específica do local.
Como funciona a dispensa da emissão de NF-e para os contribuintes fabricantes de bebidas alcoólicas?
As questões relacionadas à dispensa da obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica estão descritas no Protocolo ICMS 102007 e no Protocolo 42/2009. Somente poderão solicitar a dispensa os contribuintes que se enquadrarem nas características descritas nesses protocolos.
A solicitação de dispensa deverá ser feita através do apoio de um profissional do ramo contábil, que poderá avaliar a condição de dispensa e orientar a respeito da formalização do pedido junto a Secretaria da Fazenda do estado onde está localizada a empresa.
A análise e a liberação são feitas por uma equipe de fiscalização da Sefaz.
É necessário ter um sistema próprio para emissão de NFe?
Até algum tempo atrás a Secretaria da Fazenda disponibilizava um emissor gratuito para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Entretanto, esse sistema foi descontinuado, razão pela qual as empresas ficaram obrigadas a adquirir sistemas próprios.
No credenciamento de empresas que possuem filiais, inclusive em outros estados, qual CNPJ deve ser informado?
O procedimento de credenciamento de empresas que possuem filiais vai depender da legislação específica do estado onde está localizada a filial do contribuinte.
Nos casos em que a empresa possuir filiais, a principal recomendação é que o empresário peça auxílio para o seu contador, que poderá avaliar os procedimentos adotados nas respectivas Secretarias da Fazenda de cada estado, orientando a respeito das melhores medidas a serem adotadas.
Pequenas empresas podem emitir NF-e?
O porte da empresa não está vinculado à obrigatoriedade na emissão da NF-e. Isso significa que, independentemente de ser uma pequena empresa ou uma grande, todas aquelas sociedades empresárias que praticam atividades econômicas nas quais é obrigatória a emissão da NF-e, devem emiti-la.
Além disso, as empresas que não estão obrigadas por causa das suas atividades econômicas podem optar voluntariamente pela emissão do documento eletrônico.
Se você está em dúvida a respeito da obrigatoriedade na emissão de notas fiscais eletrônicas, converse com o seu contador!
Além disso, vale a pena conhecer a legislação que versa a respeito do tema. Na lei é possível encontrar todas as informações relacionadas a obrigatoriedades e restrições relacionadas à emissão da NF-e.
É importante lembrar que para ser emissora da nota fiscal eletrônica a empresa deve estar em dia com as suas obrigações fiscais. Além disso, é imprescindível contar com o apoio de uma assessoria contábil, que vai garantir a legalidade e auxiliar na manutenção e controle dos documentos fiscais da sua empresa.
Hoje já é possível contar com a assessoria de empresas que oferecem atendimento online, uma solução atual e totalmente em consonância com a realidade do mercado. Com contadores experientes e especializados no atendimento online, a ContSimples é uma empresa que oferece soluções contábeis totalmente otimizadas para o meio digital.
Gostou de conhecer mais sobre a nota fiscal eletrônica? Na ContSimples você vai encontrar soluções eficientes em contabilidade online, através da assessoria completa na emissão e gerenciamento de notas fiscais eletrônicas. Quer conhecer nossos serviços? Entre em contato conosco e solicite informações!