Você tem uma boa relação com os responsáveis contábeis da sua empresa? Ou você pensa em trocar de contabilidade? Se estiver com problemas e precisa trocar de contabilidade, este é o artigo certo para você. Essa é uma relação que precisa ser de parceria e confiança. Afinal, ela é de grande importância, pois o contador lida com questões que passam pelo Fisco e devem estar sempre em regularidade.
Se você está buscando um serviço de contabilidade que atenda melhor às necessidades da sua empresa e todo o seu negócio, continue acompanhando a leitura. Saiba tudo sobre quais são os passos que você precisa dar e quais problemas é possível evitar neste processo. Confira!
A importância da contabilidade nas empresas
Antes de tudo, é fundamental saber que todas as empresas devem obrigatoriamente ter um contador. A única exceção são os MEIs. Ter um profissional ou escritório terceirizado significa ter um responsável que irá manter a regularidade das obrigações fiscais da empresa (tributação de impostos, folha de pagamento, etc.), manter toda a documentação contábil atualizada e organizada, lidar com questões que envolvem o patrimônio, além de sempre identificar e evitar possíveis problemas nessa área.
Também é importante saber que ter um responsável contábil auxilia bastante nas tomadas de decisão, pois contribui para um melhor e mais estratégico planejamento de despesas, sempre visando o lucro e o crescimento do negócio.
Portanto, se você está abrindo o seu negócio, expandindo ou até mesmo encerrando, a contabilidade tem o seu papel essencial, principalmente quando o assunto é o sistema tributário brasileiro. Seja para resolver pendências, questões fiscais e outras necessidades, é preciso ter alguém para cuidar desta parte do negócio e estar atento a todas as mudanças legais.
Os benefícios de contar com uma boa contabilidade
Agora que já vimos a importância dos serviços contábeis em seu negócio, veja abaixo os benefícios de contar com uma contabilidade eficiente:
- Pagamento em dia dos impostos, sem ter problemas com o Fisco;
- Não acabar pagando por impostos desnecessários;
- Escolha do regime tributário mais adequado ao negócio;
- Acompanhamento das mudanças na legislação;
- Declaração correta dos bens da empresa;
- Utilização de práticas atualizadas;
- Melhor gestão dos documentos contábeis;
- Auxílio nas decisões estratégicas.
As vantagens são muitas, mas nem sempre o atual serviço de contabilidade da sua empresa alcança esses benefícios e atende às suas expectativas. Se você se encontra em uma situação como essa, é hora de buscar por um novo serviço. Mas, é possível trocar de contabilidade? O que é preciso fazer para realizar a troca sem problemas? É o que veremos nos próximos tópicos, continue acompanhando!
Posso trocar de contabilidade?
Se a sua principal dúvida é se é possível trocar de contabilidade, a resposta é sim! Seja um contador interno ou um serviço terceirizado, é possível procurar outro profissional ou empresa que atenda melhor às suas expectativas e as particularidades do seu negócio.
Mas afinal, qual o melhor momento para essa troca e como não tornar isso um processo complicado? Antes de qualquer coisa, é preciso saber que isso deve ser formalizado por meio de contratos e do documento de rescisão contratual (distrato). O antigo acordo deve ser respeitado até o seu encerramento oficial. Caso isso não ocorra dentro do prazo, você poderá pagar alguma multa por rescisão contratual, já que é possível incluir uma cláusula de multa para o encerramento de contrato fora de um prazo já estipulado, podendo variar de 2 meses até 1 ano.
Como trocar de contabilidade sem problemas? Veja 5 passos
Veja agora abaixo um passo a passo completo com os procedimentos para uma transferência de contabilidade sem problemas:
1º Passo: Consulte o contrato do contador atual
Antes de contratar um novo serviço contábil, é preciso lidar com todas as questões referentes ao contador atual de forma profissional. Afinal, ele possui grandes e importantes informações sobre a empresa e provavelmente foi de sua confiança por um tempo. Portanto, leia com atenção e cautela o contrato de prestação de serviços.
Lembre-se que a maioria dos contratos possui cláusulas em que há a determinação de aviso prévio para a rescisão ou até mesmo de multa. Cumpra todos os prazos de forma correta e informe no momento certo, com antecedência, sobre a mudança com o atual contador e qual será o último mês de serviço prestado.
Caso o serviço prestado seja online, é possível fazer essa comunicação por email. Apenas lembre de ser cordial e garanta que o email realmente tenha chegado à pessoa correta. Para isso, peça um retorno avisando sobre o recebimento. Esse email deve conter:
- Solicitação de encerramento do contrato;
- Data de até quando a empresa contará com os serviços do profissional/escritório;
- Requerimento de toda a documentação, senhas e logins utilizados pelo contador na empresa;
- Solicitação de um relatório da situação cadastral para analisar se há pendências nas esferas governamentais;
- Pedir para que a documentação seja enviada ao novo prestador de serviços após o encerramento oficial do contrato.
2º Passo: Verifique as pendências e assine o distrato
É imprescindível que você analise se ficou alguma pendência do atual contador, se há algo que ele deixou passar, se existem processos que ainda precisam ser resolvidos, como os parcelamentos de débitos municipais, estaduais e federais. Para isso, analise a documentação em até 5 anos atrás e veja se algo pode afetar negativamente a empresa. Isso irá evitar surpresas na troca de contabilidade.
Após isso, assine o distrato de serviços para encerrar oficialmente o contrato. Nele deve constar todas as informações sobre as obrigações realizadas, entrega de documentos e quais ainda serão as responsabilidades do contador/escritório.
3º Passo: Leia o novo contrato de prestação de serviços
Com o novo contador/escritório de contabilidade em negociação, é preciso ler com atenção o novo contrato de prestação de serviço. A sua nova relação depende deste contrato. Portanto, caso ainda não tenha sido enviado, solicite-o para poder contar com os novos serviços o mais rápido possível.
4º Passo: Solicite um levantamento de regularidade
O próximo passo é solicitar um levantamento de regularidade. Isso é o que lhe dará informações para verificar se há alguma questão que possa implicar em penalidade e ônus a você (empresário) em relação a eventos passados. Essa verificação é essencial e deve ser solicitada ao novo contador.
5º Passo: Entregue as informações necessárias
Por fim, entregue ao novo contador todas as informações necessárias. Isso é o passo que dará liberdade ao novo profissional para começar a executar as suas obrigações e serviços contábeis. Afinal, ele irá precisar de documentações e informações passadas. Tenha garantia de que tudo o que foi solicitado, como senhas, logins, procurações, certificados digitais, documentos da empresa, livros contábeis, dentre outras informações sejam entregues de forma ágil e adequada.
Lembre-se de também encaminhar ao profissional todas as informações relevantes, principalmente se há a existência de débitos, parcelamento, pedidos de compensação, processos em andamento, dentre outros.
Quais são as características de um bom serviço de contabilidade?
Agora que você já sabe todos os passos para realizar a troca do serviço de contabilidade sem problemas, você precisa ter em mente quem irá assumir esse novo papel em sua empresa. Lembre-se sempre de pesquisar pelas opções que melhor irão atender as expectativas do negócio. Veja abaixo um checklist para avaliar na hora da mudança de contabilidade:
- Verifique se o escritório/contador utiliza soluções tecnológicas;
- Procure recomendações de quem já utilizou o serviço e analise se as avaliações são positivas;
- Verifique se há o registro junto ao CRC (Conselho Regional de Contabilidade) da região de atuação;
- Avalie se existe um bom atendimento ao cliente, além de uma comunicação rápida e eficiente.
Conheça a contabilidade online e veja como ela pode te ajudar
Se você possui uma micro ou pequena empresa, existe uma opção vantajosa e que pode trazer muitos benefícios para o seu negócio: a contabilidade online. É um modelo atual que possui vantagens operacionais e estratégicas. É importante lembrar que a empresa precisa ter atendimento remoto para utilizar essa modalidade de serviço. Isso porque a relação do cliente com o contador é 100% online, seja por chat, email, dentre outros canais de comunicação.
É um serviço com o preço reduzido, mas o empreendedor consegue ter um controle eficiente e geral de tudo o que está sendo feito pelo contador. E tudo isso feito de forma remota! Por isso, não é necessário o deslocamento até o escritório de contabilidade para pegar documentos ou resolver pendências. É possível fazer isso sem sair da empresa ou até mesmo da sua própria casa, pois tudo é feito por meio de uma plataforma. As principais vantagens são:
- Agilidade e eficiência nos resultados com o uso da tecnologia;
- Gasto reduzido com contabilidade, pois os preços são mais acessíveis que os escritórios tradicionais;
- Mesma eficácia que a contabilidade tradicional, com resultados de alta qualidade decorrentes da união da praticidade do digital com profissionais experientes do mercado.
Se você quer experimentar uma contabilidade eficiente, que utiliza as ferramentas digitais e oferece segurança e praticidade para você gerir as suas obrigações fiscais, entre em contato conosco e conheça a solução da ContSimples!