A maioria das negociações, sobretudo as empresariais, é regida por acordos contratuais. Por isso, é extremamente importante saber como elaborar contratos e quais informações são essenciais para garantir uma boa negociação e segurança às partes envolvidas.
Embora esse instrumento faça parte do universo empresarial, muitos profissionais e empreendedores desconhecem as principais características de um contrato. Quando devidamente elaborado, esse documento é capaz evitar conflitos jurídicos, então é preciso tomar determinados cuidados ao redigi-lo.
Para ajudar você a entender como elaborar um contrato corretamente, preparamos este artigo com um conteúdo completo e detalhado. Confira!
1. Importância de elaborar corretamente os contratos
Para muitos empresários, a elaboração e a assinatura de contratos não passam de um mero procedimento burocrático. Porém, pensar assim é um grande equívoco, pois é esse documento que pode estabelecer uma relação comercial e empresarial segura para as partes envolvidas.
Diante disso, é fundamental conhecer todas as diretrizes para elaborar corretamente contratos que atendam aos interesses das pessoas sobre o mesmo objeto. Também é válido ressaltar que o uso de modelos disponíveis na internet não é uma boa prática, já que eles não atendem às particularidades de cada negociação.
Independentemente de sua espécie, o contrato é qualificado como negócio jurídico, cuja finalidade é gerar obrigações entre as partes. Esse documento é guiado por três princípios fundamentais:
- autonomia das vontades;
- soberania da ordem pública;
- obrigatoriedade.
Um contrato bem elaborado deve refletir, de forma detalhada, exatamente o objeto proposto pelas partes envolvidas, ou seja, deve ser customizado, contendo de maneira clara e objetiva:
- como será o funcionamento de tudo;
- quais as responsabilidades e obrigações de cada um;
- em que momento cada um deverá agir;
- quando o(s) pagamento(s) é devido ou não;
- especificação de valores, se for o caso;
- por quais fatos e acontecimentos a(s) parte(s) não se responsabiliza, se houver conflito;
- como desentendimentos devem ser resolvidos antes que seja adotada uma medida judicial;
- como é possível confirmar que o contrato foi cumprido em sua integralidade;
- entre outros itens.
A elaboração de qualquer contrato deve ser pensada de maneira estratégica, direcionando os interesses das partes de forma eficiente. Para tanto, é preciso entender:
- todo o processo produtivo e comercial;
- o perfil do contratante;
- o produto e as relações mantidas com clientes e fornecedores.
Dessa forma, é possível prever quais os potenciais contratempos a serem superados e incluir a solução no documento. Outra medida importante é considerar as decisões judiciais — a jurisprudência — do tribunal ao qual o contrato será submetido para evitar os conflitos que normalmente ocorrem para um determinado tipo de negócio no judiciário.
O contrato é um importante instrumento e gera impactos econômicos significativos. Por isso, deve ser bem estruturado e redigido com uma linguagem direta e clara, sem margens para interpretação dúbia ou divergente.
É possível elaborar um bom contrato observando corretamente alguns cuidados e critérios. Assim, o documento será efetivo e protegerá de fato a empresa, auxiliando os seus negócios e, consequentemente, promovendo o seu crescimento.
2. Alguns contratos mais comuns nas empresas
Existem vários tipos de contratos, cada um com suas próprias características, consequências e aspectos de maior destaque, como cláusulas específicas e tendências jurisprudenciais, entre outros requisitos.
No entanto, alguns modelos de contratos são mais comuns e bastante utilizados nas empresas, como o contrato social, comercial, de prestação de serviços e de trabalhos. A seguir, conheça as particularidades de cada um deles:
2.1. Contrato social
O contrato social funciona para as empresas como uma espécie de certidão de nascimento. Ao formar uma sociedade, ou seja, abrir uma empresa — seja ela uma micro, pequena, média ou grande —, é o contrato social que formaliza esse negócio.
Esse documento contém as regras e as condições de gestão da empresa, assim como os direitos e as obrigações pertinentes a cada sócio-proprietário envolvido e deve ser registrado na Junta Comercial do Estado onde a sociedade está sendo aberta. Esse registro também formaliza a empresa junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).
Em um contrato social devem conter as seguintes informações:
- os dados cadastrais de todos os sócios (CPF, RG, estado civil, profissão, endereço etc.);
- os dados cadastrais da empresa (razão social, nome fantasia, endereço sede etc.);
- as atividades que serão exercidas pela empresa;
- o capital que será investido para a abertura do empreendimento;
- divisão de quotas entre os sócios (a participação de cada um na sociedade é definida pela quantidade de quotas);
- qual dos sócios exercerá a função de administrador do negócio (pode ser um ou mais);
- o valor que será pago a cada sócio (pró-labore ou distribuição dos lucros);
- entre outras especificações que devem ser observadas em cada negócio.
Outro ponto fundamental que deve constar no contrato social é a determinação de quem participa das resoluções mais importantes da empresa — entrada de novos sócios, por exemplo.
É importante estabelecer as decisões que só poderão ser tomadas com a aprovação de todos e aquelas que podem ser tomadas por um único sócio.
2.2. Contrato de prestação de serviços
O contrato de prestação de serviços é um documento que estabelece o acordo entre o prestador de serviços e o cliente. Nessa relação, o prestador — que pode ser uma empresa ou um autônomo — é denominado contratado e a empresa cliente denominada contratante.
Geralmente, esse documento é utilizado quando a empresa contrata terceiros para realizar algumas atividades, que não exigem um funcionário celetista, visando a diminuição de custos. Esse tipo de contrato deve ser firmado por um tempo determinado, podendo ser renovado ou não. Assim, não acarreta em um vínculo empregatício entre as partes.
Nele, deve conter os serviços e obrigações da empresa ou profissional contratado, bem como as responsabilidades da contratante, além de outras questões que podem variar conforme a negociação.
2.3. Contrato comercial
Os contratos comerciais — também conhecidos como contratos mercantis — são aqueles realizados entre empresários e ocorrem com os fornecedores de produtos e serviços em geral.
Esse tipo de contrato é regido pelo Direito Comercial e pode estar sujeito às normas do Código Civil (CC) ou do Código de Defesa do Consumidor (CDC), dependendo das condições das partes que celebram o negócio.
Se os empresários possuem igualdade de condição econômica (ou seja, ambos podem dispor da consultoria de advogados e contadores antes da assinatura do documento, estando plenamente cientes sobre os direitos e obrigações podendo negociar as cláusulas), esse contrato tem característica cível e está sujeito às regras do CC.
Por outro lado, se as partes estão em desigualdade de condição econômica (isto é, um deles se encontra em situação de instabilidade econômica frente ao outro), o contrato será regido pelo CDC.
Os principais contratos de uma empresa se enquadram nessa categoria, tais como:
- contratos de investidores e bancários;
- contratos de fornecedores (de matérias-primas, insumos, aluguel, energia elétrica, prestadores de serviços terceirizados etc.);
- contratos de distribuição e vendas e de produtos tecnológicos;
- entre outros.
2.4. Contratos de trabalho
O contrato de trabalho é o principal instrumento pelo qual as empresas realizam a contratação de mão de obra para executar as atividades necessárias. Esse contrato é regido pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e, por suas particularidades, diferencia-se de outras formas de contratação de mão de obra, como terceirização, freelancer etc.
Trata-se de um tipo de contrato com obrigações estabelecidas pela legislação e que exige muito cuidado no momento da contratação e, principalmente, no seu cumprimento. Os contratos de trabalho ainda podem ser divididos nas seguintes modalidades:
- por prazo determinado;
- por prazo indeterminado;
- terceirizados.
A lei também define outros tipos de contratos de trabalho que não criam vínculo empregatício (temporários, eventuais, avulsos, autônomos e estagiários).
Nesses casos, não há uma relação de trabalho caracterizada pela subordinação, continuada e remunerada. Contudo, se a empresa não observar o que determina a lei para essas situações específicas, pode-se gerar esse vínculo e, assim, o empregador sofrerá sanções.
Além disso, a Reforma Trabalhista, que entrou em vigor em outubro deste ano, também criou duas novas modalidades de contratação: o home office (trabalho feito a partir de casa) e o trabalho intermitente (por jornada ou hora de serviço).
3. Pontos que não podem faltar: passo a passo para a elaboração de contratos
Para assegurar os interesses pretendidos, é fundamental saber como elaborar contratos ou, ao menos, os pontos mais relevantes e indispensáveis. Algumas cláusulas básicas devem ser observadas para a regulação das negociações. Confira um a passo a passo para garantir um bom contrato!
3.1. Negociação prévia à elaboração do contrato
Antes de qualquer coisa, é importante ter bem definidos, de maneira clara e objetiva, todas as negociações ou acordos. As partes devem resolver suas dúvidas e antecipar suas condições e posicionamento frente aos possíveis contratempos.
Não importa quanto tempo leve para que todas as questões sejam elucidadas e para que as partes cheguem ao comum acordo. Somente depois de ter tudo certo e determinado é que se deve partir para a efetiva elaboração do contrato.
3.2. Identificação de todos os elementos indispensáveis
Defina o formato do contrato a ser elaborado, levando em consideração o tipo de acordo que está sendo formalizado, podendo ser de prestação de serviço, de trabalho, de compra e venda, entre outros.
Lembre-se de que cada área possui suas peculiaridades. Isso significa que, nos casos de contratos de trabalho, deve-se observar a CLT. Se forem contratos com bancos, deve ser observado o CC ou CDC, e assim por diante.
3.3. Qualificação das partes envolvidas
Qualifique as partes envolvidas com o máximo de informações possíveis. Todos os interessados devem ter capacidade jurídica, ou seja, ter mais de 18 anos de idade e dispor de plenas condições mentais para assinar o contrato.
Faça a identificação minuciosa dos contratantes, levantando toda a documentação necessária para o preenchimento das informações, tais como:
- nome completo;
- endereço;
- número de documentos (CPF, RG, CNPJ, IE etc.);
- estado civil;
- contatos telefônicos;
- entre outros dados.
Caso as partes sejam empresas, é essencial destacar quem é o seu representante legal — que deve constar no contrato social — no ato da assinatura do contrato.
Da mesma forma, é importante se preocupar com aspectos personalíssimos do contrato, como a correta identificação das partes, para que não haja equívocos nas responsabilidades. Assim, quem contrata é contratante, tomador de serviço ou locatário. E do outro lado está o contratado, prestador de serviço ou locador.
3.4. Definição do objeto do contrato
O objeto do contrato — especificações dos bens ou serviços — deve ser bem definido e expresso detalhadamente com dados técnicos (se houver) e todas as informações que podem interferir na compreensão do acordo a fim de evitar interpretações distorcidas. Descreva se é um contrato de compra e venda, de cessão de direitos, de locação de imóvel, entre outros.
3.5. Obrigações e direitos de cada uma das partes
As obrigações e direitos de cada parte precisam estar definidos com riqueza de detalhes para o cumprimento indiscutível do contrato. E não se trata apenas de descrever os direitos e deveres que competem às partes nessa relação jurídica.
É crucial que questões como forma de execução do serviço, condições do produto e prazo de entrega sejam especificadas com todas as suas nuances. Isso porque muitos contratos são discutidos judicialmente, exatamente pela negligência em inserir as especificações necessárias.
3.6. Especificação de valores, formas de pagamentos, prazos e garantias
Especifique claramente no contrato todos os valores e (R$) envolvidos na negociação. Informações como:
- valores a serem cobrados de uma das partes (preço do serviço, por exemplo);
- forma de pagamento;
- prazos para pagamento;
- multas por eventuais atrasos;
- quais garantias as partes oferecem com relação a esses aspectos;
- quais índices que nortearão os reajustes e seus limites;
- entre outros valores.
É fundamental que conste uma cláusula específica para essas questões que devem estar muito bem explicadas. A principal razão para ações judiciais nesses casos são as dívidas financeiras.
3.7. Definição da cláusula rescisória e penal
Não menos importante é ter bem definido, em cláusula específica, quais serão os casos e como se dará a rescisão ou extinção do contrato. E ainda, o que acontecerá se uma das partes descumprir o contrato. É recomendado definir uma cláusula penal para os casos de descumprimento.
3.8. Determinação das condições Gerais
Por fim, determine as condições gerais de cumprimento do contrato, bem como a escolha do foro para elucidar os possíveis conflitos.
Uma dica interessante e que tem sido bastante utilizada em casos em que há um conflito, mas também o interesse das partes em manter a relação de negócios, é a inclusão de uma cláusula de mediação. Essa é uma ótima prática, pois uma divergência contratual não significa necessariamente o fim da parceria ou sociedade.
3.9. Personalização do contrato
Vale ressaltar que qualquer tipo de contrato deve ser personalizado de acordo com os interesses dos contratantes e necessidades da negociação, satisfazendo (obviamente) as determinações legais para que, em hipótese alguma, haja espaço para interpretações dúbias e equivocadas ou alguma informação importante deixe de ser incluída.
4. O apoio contábil e jurídico para prevenir erros
Cada acordo contratual é único. No entanto, muitos empreendedores e profissionais acabam recorrendo a modelos simplificados, disponíveis na internet, para firmar diversos contratos diferentes.
Além de irresponsável, essa prática pode ocasionar grandes transtornos em longo prazo. Acontece que esses modelos básicos geralmente são ultrapassados por não acompanharem as mudanças das leis e pecam por não atenderem às especificidades de cada acordo.
É muito comum ocorrerem conflitos jurídicos em razão de cláusulas inexistentes ou em desacordo com a legislação, somado à redação inadequada. Isso pode resultar, entre tantas outras irregularidades, em contratos mal elaborados.
Dessa forma, é essencial contar com o apoio contábil e jurídico. Esses profissionais especializados podem garantir que o contrato seja elaborado conforme as normas legais vigentes, evitando, assim, problemas futuros.
Além disso, uma assessoria profissional pode ajudar a analisar e revisar cláusulas contratuais, identificando inconsistências e adequando-as, especialmente, às necessidades das partes envolvidas, assegurando os interesses que precisam ser tutelados e agindo de maneira preventiva.
Cláusulas contraditórias e abusivas, lacunas e informações desatualizadas podem ser utilizadas por partes mal intencionadas para obter vantagens ou até mesmo indenizações que podem causar uma enorme perda de tempo e dinheiro. Diante disso, o apoio profissional na hora de elaborar o contrato é um ótimo investimento.
5. A gestão começa na formulação das cláusulas do contrato
Se sua empresa vai fechar uma negociação, estabelecer uma parceria com determinado fornecedor ou contratar um funcionário, então significa que terá que assinar um contrato.
No entanto, a atenção aos contratos não acaba com a assinatura do papel pelas partes. Enquanto que o correto gerenciamento diminui os riscos, proporciona mais rapidez nas ações e possibilita a redução de custos, cláusulas mal elaboradas podem gerar altos custos para as empresas com processos judiciais e honorários advocatícios.
É por isso que alguns cuidados precisam ser tomados, independentemente do meio utilizado para a formalização do acordo. A leitura atenta dos contratos é fundamental, pois a assinatura do documento pressupõe que houve aceitação das condições estabelecidas pela outra parte.
Além disso, é necessário realizar uma série de procedimentos para assegurar que sejam armazenados corretamente, garantir que recebam as devidas certificações e possam ser consultados quando for preciso, seja para conferir informações de dados ou para corrigir falhas.
Sua empresa só conseguirá atingir esse objetivo se tiver uma gestão de contratos eficiente. A seguir, vamos apresentar algumas ações capazes de contribuir efetivamente para isso. Acompanhe!
5.1. Dicas importantes para gestão de contratos
Uma boa gestão de contratos requer algumas medidas, tais como:
- conhecer profundamente as necessidades do seu negócio e saber rigorosamente o que está sendo contratado;
- cuidar para que todas as vias sejam devidamente assinadas por todas as partes e contenham o detalhamento das atividades, direitos e obrigações de ambos os lados;
- atentar-se aos juros de mora, pois são acionados em caso de atraso de alguma obrigação. Esse tipo de juros permite diminuir os prejuízos da empresa em caso de atraso no cumprimento das obrigações contratuais;
- acompanhar toda a produção do contrato, independente do segmento;
- manter a organização para que a empresa encontre o que precisar quando for necessário;
- monitorar os documentos. É preciso atentar-se às datas de pagamentos, vencimentos de acordos, possibilidade de extensão e reajustes automáticos.
5.2. Gestão eletrônica de contratos
No passado, as empresas organizavam seus contratos em pastas, gavetas, armários, arquivos e planilhas. Porém, com o avanço tecnológico, esse quadro mudou e hoje os contratos são digitalizados, arquivados em computadores para que o acompanhamento seja feito de forma mais eficaz.
Além disso, os documentos podem ser assinados eletronicamente por meio de plataformas especializadas que dispõem de total segurança, ou seja, criptografia de alto impacto com conteúdo juridicamente válido, tudo de acordo com a legislação vigente.
A tecnologia auxilia o fechamento de contratos e proporciona maior rapidez. A grande diferença está na velocidade de coleta e registro de assinaturas. Os contratos eletrônicos também são muito utilizados para agilizar as vendas, consolidando de maneira mais rápida as propostas comerciais, aberturas de contas bancárias etc..
Junto aos avanços tecnológicos, houve também o aprimoramento da maneira de se contratar serviços e oficializar esse processo que pode ser gerenciado de forma mais completa. Estamos falando dos contratos com SLA. Veja a seguir!
5.3. Indicador de desempenho SLA
Utilizar indicadores de desempenho para evidenciar o bom cumprimento do contrato é uma ótima medida para as partes envolvidas. Os contratos com Service Level Agreement (SLA), que em português significa Acordo de Nível de Serviço (ANS), simplificam e otimizam a gestão de uma empresa.
O SLA diz respeito às cláusulas de um contrato que apontam todo e qualquer serviço que o contratante espera que seja realizado de maneira correta. Além disso, aumenta efetivamente a capacidade de cobrança de resultados pelo contratante, desde que estabelecidas no acordo.
Existe uma norma da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) que regula esse tipo de documento, obrigatório para prestadoras de serviços de empresas de TI. De acordo com as regras, todo contrato com SLA deve apontar as seguintes informações: previsão de resultados, tempo de execução, divisão de responsabilidades, definição de ferramentas e estabelecimento de métricas.
A grande vantagem da utilização do SLA está na disponibilidade de informações concretas para as partes envolvidas, permitindo que seja feito o planejamento adequado da empresa, bem como tomadas as decisões estratégicas.
Por fim, queremos destacar mais uma vez que o contrato é um instrumento de suma importância para proteger os interesses dos envolvidos, conferindo-lhes segurança jurídica. É essencial que todo empresário saiba como elaborar contratos corretamente, pois esse tipo de documento é parte integrante das relações comerciais e empresariais.
Agora que você já sabe todos os detalhes da elaboração de um contrato, baixe nosso “Guia completo sobre como formalizar sua loja online” para ampliar seus conhecimentos e utilizá-los em prol da sua empresa.
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