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Você sabe como emitir uma certidão negativa na empresa? Elas são importantes documentos que comprovam a regularidade de uma empresa perante os órgãos de fiscalização tributária do governo.

A falta de um desses documentos, portanto, pode indicar que alguma obrigação tributária não foi atendida ou que o prazo de cumprimento foi vencido. Vamos mostrar, neste artigo, como uma contabilidade online pode ajudar você nesse processo. Acompanhe!

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O que é uma certidão negativa?

Certidões negativas são documentos que comprovam a regularidade de uma empresa perante os órgãos de fiscalização tributária Federal, Estadual, Municipal, bem como os que fiscalizam as relações de trabalho entre empregado e empregador.

Atualmente, é muito fácil ter acesso a uma certidão negativa na empresa. A maioria das solicitações pode ser realizada por meio da internet nos portais dos órgãos respectivamente responsáveis.

Assim, todo interessado poderá acessar o site e, com poucos dados — na maioria dos casos, apenas o número do CNPJ — é possível consultar o documento de regularidade, ou certidão negativa de uma empresa.

Entretanto, essa facilidade só é obtida quando não há nenhuma irregularidade no cadastro da empresa perante o órgão. Ou seja, existem algumas questões que podem ocorrer no dia a dia de um negócio que impedem a emissão de certidões negativas.

Esses problemas podem ser a simples falta de uma declaração ou obrigação acessória ou, casos mais complexos como, multas, impostos não pagos, diferenças constatadas por fiscais e demais obrigações não cumpridas. Para que você conheça melhor esses motivos, deixaremos o assunto para outro tópico deste artigo.

Qual é a função da certidão dentro da empresa?

Você já aprendeu que as certidões negativas de débito servem para comprovar a regularidade de uma empresa perante um órgão tributante, judiciário ou trabalhista.

Entretanto, para que esse o seu negócio precisa desse tipo de documento?Ou seja, qual é a vantagem de comprovar para um órgão governamental que você está regular?

Bom, a resposta para isso é muito simples: primeiramente, para que sua empresa possa atuar em conformidade com a Lei, cumprindo com todas as exigências impostas a ela.Mas, por outro lado, também existe um ganho administrativo muito grande.

Inicialmente, para aquelas empresas que desejam contratar com o setor público, as certidões negativas são imprescindíveis. Isso porque, elas são exigidas nos procedimentos de licitação, que são a porta de acesso à prestação de serviços ou fornecimento de materiais e bens para os órgãos públicos.

Em segundo lugar, ainda dentro desse mesmo ramo, para que uma empresa receba por uma venda ou prestação de serviço realizada por algum ente público, suas autarquias e fundações, é necessário comprovar a sua regularidade fiscal por meio de certidões.

É muito comum encontrarmos situações de empresas que, mesmo após a entrega de um material, produto ou serviço, têm dificuldades para receber o seu dinheiro devido à falta de um documento que comprova sua regularidade fiscal.

Além disso, os bancos e instituições financeiras necessitam frequentemente, de comprovar se a empresa está em dia com suas obrigações tributárias no momento de conceder um empréstimo ou financiamento. Para isso, essas instituições utilizam as certidões negativas.

Quais os tipos de certidão negativa que uma empresa deve ter?

Agora que você entendeu o que é uma certidão negativa e como é fácil ter acesso a elas, vamos mostrar os tipos existentes e mais comuns nas empresas. Apresentaremos os documentos, o que eles representam e suas funções. Continue lendo!

Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e a Divida Ativa da União

Essa certidão tem uma nomenclatura bem extensa, porém, podemos resumi-la apenas como certidão federal. Esse documento comprova a regularidade da empresa perante a Receita Federal do Brasil.

Isso significa que o documento é emitido quando a empresa encontra-se em dia com o pagamento de tributos como:

Além disso, ela também é responsável pelo recolhimento e fiscalização das contribuições obrigatórias que as empresas realizam ao Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS). Antes, esses recolhimentos eram gerenciados pelo próprio órgão.

Sendo assim, nós tínhamos a certidão federal e a do INSS em documentos separados. Um problema em um não prejudicava a emissão do documento em outro órgão. Entretanto, desde 2015 esses documentos foram integrados.

Portanto, a emissão de uma certidão federal comprova que a empresa está em dia com os tributos mencionado, as obrigações acessórias destinadas à Receita Federal, bem como, com sua responsabilidade quanto à Previdência Social.

Certidão Negativa de Débitos (CND) estaduais

As CNDs estaduais são documentos emitidos pela Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) de um ente federativo. Ela comprova que a empresa está em dia com o órgão do estado, tendo cumprido com todas as suas obrigações acessórias e pago os tributos que, nesse caso, podem ser:

Como é um documento exclusivamente estadual, cada SEFAZ determina as formas de emissão da certidão, que pode ser online, como à maioria faz, ou de forma manual na sede ou secretaria do órgão.

Assim, para saber mais informações sobre como emitir a certidão estadual, entre em contato com a Secretaria do seu estado para saber como proceder.

Certidão Negativa de Débitos municipais

A Certidão Negativa de Débitos municipais é um documento emitido exclusivamente pelas prefeituras espalhadas pelos quatro cantos do país. Assim como no caso anterior, cada um desses órgãos tem a liberdade para definir como será a emissão do documento.

A CND municipal será emitida para comprovar a regularidade na transmissão de obrigações acessórias, bem como, no pagamento de tributos como:

Certificado de Regularidade com FTGS (CRF)

Esse documento também é considerado como uma certidão negativa para uma empresa. Ele é emitido exclusivamente pela Caixa Econômica Federal e comprova a regularidade na apuração e pagamento do FGTS aos funcionários de um negócio que, em breve, estará sendo feita por meio do eSocial.

Essa certidão é um pouco diferente, pois não é gerenciada por um órgão tributante, mas sim um banco estatal. Isso porque, as contas do FGTS são criadas e mantidas pela Caixa Econômica Federal, sendo assim, ninguém melhor que ela para emitir essa certidão ou certificado de regularidade.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

A CNDT é um documento emitido pelo Tribunal Superior do Trabalho. Ela serve para comprovar que a empresa não tem nenhum débito trabalhista em aberto. Mas, atenção! Isso não significa que o documento demonstra que a empresa não tem processos na justiça do trabalho.

Portanto, ela é bloqueada quando o negócio tem um débito vencido e que foi decorrente de um processo trabalhista ou outra questão relacionada aos vínculos de emprego que ela mantém ou os que foram rescindidos de forma equivocada.

Certidão Negativa de Falência e Concordata/Recuperação Judicial

A Certidão de Falência e Concordata/Recuperação Judicial é emitida pelos Fóruns espalhados pelo Brasil. Ela serve para mostrar que a empresa não está falida ou respondendo um processo de recuperação judicial, tão pouco, esteve em concordata.

O termo, concordata, não é mais utilizado, ele foi totalmente substituído pela Recuperação Judicial, apesar de, na prática, ter um significado muito parecido. Entretanto, alguns Fóruns ainda utilizam essa nomenclatura, provavelmente, por ainda existirem processos antigos tramitando nessa modalidade.

Como emitir cada uma das certidões negativas de débito

Agora, você conhece a fundo cada uma das certidões mais solicitadas em licitações, bancos, instituições financeiras e órgãos públicos. Sendo assim, mostraremos qual é o procedimento para emitir cada uma delas. Acompanhe!

Emissão de certidão federal

A certidão federal é emitida exclusivamente no site da RFB. Ao entrar no portal, você encontrará uma série de opções, entre elas, a emissão de Certidão de Regularidade Fiscal (pessoa jurídica).

Ao clicar nessa opção, o site lhe encaminhará a uma página com algumas instruções e definições, que, inclusive, mencionamos neste artigo. Em seguida, no mesmo local, basta clicar em Acesso Direto.

O site o levará para a página de informação. Nesse local você deve inserir o número do CNPJ da empresa e o código de segurança gerado. Feito isso, basta clicar em consultar que o sistema da RFB buscará o seu cadastro e, se não existir pendências, a certidão será emitida.

Emissão de certidão estadual e municipal

Como mencionamos, não existe uma forma padrão para a emissão de uma certidão municipal ou estadual. Isso ocorre porque cada órgão tem a liberdade para definir como será esse procedimento.

Assim, é importante que você entre no site do órgão ou procure a sede ou secretaria para saber como emitir o documento. Muitos já optaram por emissão online, o que facilita em muito a vida do contribuinte.

Emissão de Certidão de Falência e Concordata/ Recuperação Judicial

A emissão dessa certidão é de responsabilidade dos Fóruns regionais de justiça, sendo assim, cada estado também criará a sua própria metodologia para gerar e distribuir esse tipo de documento para os interessados.

Entretanto, como a tecnologia está muito avançada, muitos Fóruns já estão adotando sistemas online para gerar essa certidão.

Emissão de CNDT

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é emitida exclusivamente no site do Tribunal Superior do Trabalho (TST). Todo o procedimento é feito por meio do seu portal na internet.

Ao clicar no site, você será apresentado a uma página que contem 3 opções, a regularização, que conta com informações para quem tem débitos e precisa emitir o documento, a validação, que serve para comprovar a veracidade de uma CNDT e a emissão.

Ao clicar nesse botão, você será redirecionado a uma página em que solicitará o seu CNPJ e o código de segurança que é gerado automaticamente pelo sistema do Tribunal. Sendo assim, basta inserir esses dados e clicar em “emitir certidão”. Caso esteja tudo certo, ela será emitida.

Emissão do Certificado de Regularidade com o FGTS

A emissão do CRF é muito simples e você realizará o procedimento seguindo os passos contidos no site da Caixa Econômica Federal. Ao acessar o portal, basta inserir o CNPJ ou CEI, dependendo do caso, no campo destinado a essas informações.

Com relação a esse ponto é necessário fazer uma observação: o número exigido é apenas o CNPJ básico da empresa, isso significa que você informará todos os dígitos até a barra do seu cadastro, ou  seja, os 8 primeiros dígitos.

Em seguida, é necessário selecionar o ente da federação em que a empresa é sediada. Passada essa opção, basta digitar o bom e velho código de segurança (ou verificação) presente em quase todos os sites que emitem certidões negativas.

Caso a empresa tenha filial, elas aparecerão na página seguinte, caso contrário, você será encaminhado ao espelho do certificado contendo os dados essenciais que ele carrega. Caso queira imprimir o documento válido, basta clicar em visualizar.

Feito isso, o sistema abrirá uma nova página com o CRF completo e ficará pronto para ser impresso e utilizado pelo contribuinte ou por outro interessado.

É importante ficar claro que esses documentos não são os únicos tipos de certidão negativa na empresa. Podem haver outros papéis que comprovem questões distintas como, a inscrição no CNPJ, quadro societário, entre outros.

Entretanto, também precisamos deixar bem claro que, os documentos de regularidade fiscal são únicos. Ou seja, não há outra forma de comprovar que sua empresa está em dia com o INSS a não ser pela certidão federal.

Da mesma forma que não é possível afirmar com toda certeza que sua empresa não passa por problemas para pagar o FGTS dos seus funcionários sem o respectivo CRF. Além disso, é importante ficar atento aos prazos.

Eles podem variar de 30 a 180 dias, dependendo do documento e do órgão emissor. O Certificado de regularidade com o FGTS, por exemplo, tem uma validade reduzida, sendo considerado inválido após 30 dias.

Porém, a Receita Federal estabelece o prazo de 180 dias para suas certidões. Algumas Secretarias da Fazenda Estadual estabelecem 90 dias, outras 120. O importante é sempre conferir esse dado no corpo da sua certidão e criar uma rotina semanal de verificação para que não ocorra de uma vencer e você não ficar sabendo.

Como uma contabilidade online pode ajudar nesse processo?

Agora que você entendeu o que é uma certidão negativa, como funciona a sua emissão e quais os tipos existentes e que sua empresa precisa ter, vamos mostrar como a contabilidade online pode auxiliar nesse processo.

Como você pode perceber, de fato, a simples emissão de um documento desses é muito simples, basta conhecer o portal do órgão, inserir os dados da sua empresa, que geralmente é apenas o CNPJ, inserir o código de segurança solicitado pelo site e clicar no botão para emitir a certidão.

Entretanto, como você já sabe, esse tipo de certidão comprova a regularidade da empresa com os órgãos tributantes nacionais, portanto, caso o seu negócio tenha alguma pendência com algum deles, a certidão não será emitida até que a questão seja solucionada.

É exatamente nesse ponto que a contabilidade online entra. Neste tópico vamos mostrar como ela pode ajudar você a solucionar possíveis pendências com órgãos como, Receita Federal, Estadual, prefeituras, entre outros. Continue lendo!

O que é a contabilidade online?

A contabilidade online é um serviço que surgiu recentemente no Brasil. Basicamente, as empresas que exploram essa atividade realizam os serviços contábeis normais de uma organização, entretanto, sem que haja necessidade de estarem fisicamente presentes na cidade ou proximidades do seu negócio.

Todo o tratamento com o  cliente é realizado por meio de plataformas digitais ou telefones, sendo assim, o acompanhamento é extremamente próximo e eficiente, estando o contador online presente em todas as etapas do processo de contabilização da sua empresa.

Isso proporciona mais agilidade nos trabalhos e mais integração entre escritório e empresa, além disso, pode-se reduzir em muito grandes erros de contabilidade que vemos no nosso dia a dia

O  serviço proporcionou que as empresas espalhadas pelo nosso imenso Brasil tivessem a oportunidade de escolher escritórios contábeis espalhados pelos quatro cantos do nosso país, sem ficarem presos aos limites territoriais dos municípios ou estados.

Isso abriu um leque de oportunidades gigantesco para as empresas brasileiras. Antigamente, elas eram obrigadas a manter-se limitadas a escritórios contábeis situados próximo à sua sede. Em alguns casos, esses prestadores de serviços ficavam a quilômetros de distância e não possuíam uma rotina de atendimento não-presencial.

Com a contabilidade online, as limitações de região foram totalmente eliminadas. É possível contratar um escritório contábil de outro estado, sem se preocupar com a distância e ter o mesmo, ou, até melhor, atendimento que o modelo tradicional.

A contabilidade online, apesar de recente, é uma realidade para milhares de empresários brasileiros, que podem contar com a tecnologia para agilizar as questões contábeis, fiscais, trabalhistas e demais burocracias do seu dia a dia.

Além disso, é provável que essa metodologia de trabalho cresça ainda mais, principalmente, se considerarmos o fato de que as relações entre as empresas estão ficando cada vez mais conectada, reduzindo a necessidade de sair do local de trabalho para resolver determinadas pendências.

Quais problemas podem ocorrer durante a emissão de certidões da minha empresa?

Neste artigo, nós mostramos o que são as certidões e como emitir esses documentos, entretanto, ao longo da leitura você pode perceber que existem situações em que a emissão deles pode ser negada por parte do órgão.

Isso ocorre devido a possíveis pendências que vão desde problemas simples até casos mais complexos. A partir de agora, vamos mostrar quais são os fatores impeditivos mais comuns que as empresas enfrentam na hora de emitir certidão negativa.

O problema mais comum que faz uma certidão ser bloqueada é o não pagamento de um tributo. Isso ocorre quando a contabilidade da sua empresa emite a guia, informa ao órgão competente e esse, por sua vez, não identifica a respectiva quitação do tributo.

Com isso, a empresa passa a estar inadimplente e, consequentemente, tem suas certidões bloqueadas. Para solucionar isso, alguns órgãos possibilitam a emissão da guia para recolhimento em seu próprio site, entretanto, em alguns casos ela precisa ser solicitada.

Outro caso muito comum é a falta de envio de uma obrigação acessória. Esse problema é mais encontrado na Receita Federal. Quando uma empresa deixa de enviar uma DCTF, por exemplo, ou transmite com atrasos, o sistema super avançado da RFB identifica e em alguns minutos já notifica o contribuinte.

Com isso, sua certidão é automaticamente bloqueada e só poderá ser retirada novamente quando a pendência for regularizada. Deve-se analisar, ainda, se o procedimento gerou algum outro tipo de multa que pode também travar a sua certidão.

Os casos mais complexos são aqueles que envolvem procedimentos de fiscalização externa. Esses processos, geralmente, expõem algumas falhas que são cometidas inconscientemente nas empresas. Porém, mesmo que algumas delas não tenham sido propositais, isso pode gerar uma grande dor de cabeça para a empresa, causando bloqueios em suas certidões.

Como solucionar problemas com o fisco?

Por mais complexos que os problemas que bloqueiam as certidões de uma empresa possam parecer, sempre existirá um meio amigável de se resolver. Afinal, os órgãos tributantes têm desejo em regularizar as empresas.

Em muitos casos, eles abrem mão de juros e multa apenas para poder ter uma empresa regularmente atuante no cenário empresarial brasileiro. Portanto, alguns deles, como a Receita Federal do Brasil, oferecem soluções online para muitos dos impedimentos que recaem sobre a empresa.

O exemplo mais comum é o e-CAC, um sistema desenvolvido pela RFB que demonstra todas as ações tributárias federais de uma empresa. Nesse portal, é possível verificar as suas pendências e solicitar a sua contabilidade online uma solução.

As secretarias da fazenda estaduais também possuem sistemas disponibilizados na internet, o que facilita ainda mais a relação entre uma empresa e a contabilidade online, possibilitando que elas resolvam questões como essas em conjunto.

Como você pode perceber a emissão de certidão negativa na empresa, apesar de ser um processo simples, pode tornar-se complicado caso haja alguma pendência a ser resolvida. Por isso, é tão importante poder contar com um serviço contábil de qualidade, como o que é fornecido pela contabilidade online.

Ficou curioso para entender mais sobre esse tipo de serviço? Então, entre em contato conosco. Teremos imenso prazer em atender você e explicar como aplicar esse novo conceito em seu negócio.

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