Nesta era de agilidade de informação, o tempo é o bem mais precioso para qualquer empreendedor. Desde os pequenos empresários e freelancers até os diretores de grandes empresas, é comum observar reclamações sobre a dificuldade no planejamento e aproveitamento do tempo.
Provavelmente você já ouviu aquela famosa reclamação: “faltam horas no meu dia!”. Pois é, isso acontece porque falta um mapeamento e um planejamento adequado das rotinas profissionais.
Durante a formação educacional, nenhuma escola ou universidade ensina aos profissionais como estabelecer nas suas rotinas regras de gestão do tempo, e esse assunto tão importante acaba ficando marginalizado durante o processo de desenvolvimento profissional.
Neste artigo, preparamos algumas dicas de gestão de tempo que podem ser utilizadas por profissionais de qualquer ramo, desde freelancers e microempreendedores até gestores de grandes escritórios e diretores de empresas. Confira!
1. Planejamento é tudo!
Quando se fala em gestão de tempo, também está se falando em planejamento. Para aproveitar ao máximo o tempo de trabalho disponível, o profissional precisa se organizar previamente, sistematizando suas tarefas e estabelecendo metas.
Se você trabalha em casa, por exemplo, é preciso planejar quantas horas você trabalhará por dia, quando tempo dedicará à captação de novos clientes, à execução das suas tarefas propriamente ditas e à gestão de outros assuntos burocráticos relativos ao seu trabalho, como a gestão contábil, por exemplo.
Confira algumas dicas que vão ajudar na hora de estabelecer um planejamento de gestão de tempo:
- verifique quanto tempo você tem disponível para realizar suas tarefas;
- estabeleça quais metas você deseja alcançar (metas diárias, mensais e anuais);
- identifique quanto tempo em média você dedica ao cumprimento de suas metas;
- identifique quais são as principais dificuldades que você tem na organização e execução das suas tarefas;
- elimine tarefas desnecessárias;
- saiba direcionar assuntos técnicos para profissionais que dominem o assunto. A contabilidade pode ser feita pelo contador, os contratos por um advogado, e assim por diante;
- identifique os pontos fortes e fracos da sua rotina. Invista nos primeiros e elimine os segundos.
Uma gestão de tempo realmente eficiente precisa de um planejamento. O empreendedor que não sabe planejar não está preparado para oferecer condições de crescimento ao seu negócio.
2. Desenvolva o hábito de criar listas
Uma excelente forma de gerir melhor o tempo é criando listas das atividades que você precisa realizar. O tipo de trabalho vai determinar qual é a melhor forma de estabelecer regras sobre a criação dessas listas, que podem ser diárias, semanais e mensais.
Começar a jornada de trabalho com uma lista de atividades pré-elaborada é uma excelente forma de aproveitar melhor o tempo disponível.
Ao elaborar essas listas, categorize as tarefas, separando-as por nível de urgência ou tempo de execução. Estabeleça uma regra para si que determine como você deverá trabalhar no cumprimento das suas tarefas diárias de acordo com as categorias estabelecidas.
3. Estabeleça prioridades
Quando você categoriza as tarefas você está estabelecendo o que deve ser prioritário e o que é secundário dentro da sua lista diária de atividades. É importante ter essas informações desenhadas na sua frente, pois, frequentemente, o profissional acaba procrastinando e deixando as tarefas mais complexas para depois.
O resultado é que ele acaba não realizando a tarefa ao fim do dia, após perder horas do seu tempo com a verificação de e-mails e outras tarefas secundárias e, muitas vezes, totalmente desnecessárias.
4. Entenda como fazer a gestão de tempo
Não existe uma regra que se aplica a todo profissional. Quando se fala em gestão de tempo, é preciso ter em mente que cada pessoa funciona de uma forma diferente e, por isso, é importante que o empreendedor compreenda como ele trabalha e de que maneira ele pode gerir o tempo de uma forma que seja eficiente para si, alcançado os seus objetivos.
O primeiro passo para começar esse gerenciamento é identificando como é a sua rotina hoje e como você pode mudar para melhorar o aproveitamento do seu trabalho.
5. Conte com a ajuda da tecnologia
A tecnologia oferece inúmeras distrações que podem atrapalhar na rotina de trabalho, mas, em contrapartida, ela também oferece diversas soluções que podem auxiliar na organização e planejamento do tempo.
Hoje, com a ajuda da tecnologia, já é possível contratar uma contabilidade online, manter contato com clientes de forma rápida, emitir notas fiscais eletrônicas com agilidade, realizar reuniões remotamente, executar atividades por meio do smartphone, entre outras tantas facilidades que podem ser aliadas na gestão eficiente do tempo.
Avalie de que forma a tecnologia pode ajudar na gestão do tempo e comece agora mesmo a aplicar estratégias no seu negócio.
6. Estabeleça períodos de descanso
Os períodos de descanso são tão importantes para a produtividade quanto os períodos de trabalho. Por isso, ao organizar suas listas e seu planejamento de trabalho, estabeleça períodos de descanso.
O tempo de duração desses descansos devem ser definidos de acordo com a sua atividade, o tempo disponível e as metas diárias que você tem a cumprir. Não existe uma regra exata: o profissional precisa conhecer a si mesmo para compreender qual estratégia de organização ele deve adotar.
7. Pratique o autoconhecimento
Para compreender melhor quais são as suas possibilidades e de que forma você pode organizar o seu tempo a fim de garantir uma produtividade máxima, é importante que você pratique o autoconhecimento. Conhecendo a si mesmo, suas dificuldades, seus hábitos de procrastinação e os horários de maior ou menor produtividade, fica muito mais fácil para elaborar uma boa estratégia de gestão de tempo.
Veja nossas dicas para que você conheça um pouco mais sobre si mesmo e aplique esse conhecimento na gestão eficiente do seu tempo:
- descubra em quais horários você costuma se sentir mais cansado;
- identifique quais atividades exigem mais empenho e concentração;
- entenda se você costuma procrastinar;
- preste atenção à sua conduta com distrações, como notificações em redes sociais ou verificação de e-mails.
8. Delegue atividades
Se você trabalha sozinho como autônomo ou microempreendedor individual, a possibilidade de delegar tarefas é menor, mas isso não significa que você deva assumir todas as tarefas. Preste atenção à sua rotina e nas atividades burocráticas e terceirize aquelas que tomam muito tempo e impedem que você tenha uma boa produtividade.
Se você trabalha em uma empresa maior, com uma equipe de colegas, uma boa gestão de tempo deve estar relacionada aos hábitos de delegar as atividades e de saber dizer não nos momentos em que você não pode ajudar e também na organização e planejamento de reuniões que muitas vezes são desnecessárias.
O profissional tem uma tendência muito forte a deixar tarefas complexas ou desagradáveis para depois. Entretanto, a principal dica quando o assunto é gestão de tempo é eliminar o quanto antes essas tarefas da sua lista. Você vai se sentir aliviado e motivado para melhorar o seu aproveitamento. Elimine a procrastinação da sua vida, aprenda a gerir melhor o seu tempo e comece a perceber as mudanças significativas na sua rotina profissional.
Conhece outras dicas de gestão de tempo? Deixe um comentário e compartilhe sua opinião ou dicas sobre o assunto!