Aprenda a fazer um controle financeiro empresarial realmente eficiente!

Todo empreendedor tem um pesadelo: não ter fundos para pagar as contas e se afundar em dívidas. Para evitar viver esse terror é preciso investir em gestão e no controle financeiro empresarial. Afinal, empreendimentos só são saudáveis, perenes e bem-sucedidos se tiverem vários fatores relacionados à gestão do negócio em um bom nível de evolução.

Na área financeira, essa necessidade se mostra ainda mais relevante. É importante que o empresário busque conhecimento e organize seu tempo para que as atividades de gestão financeira sejam sempre priorizadas. Elas compreendem o conjunto de procedimentos relacionados ao planejamento, à análise, à execução e ao controle de atividades financeiras.

Com essas atividades, os resultados melhoram e o patrimônio do empreendedor pode aumentar, como consequência dos lucros mais elevados. Assim, se um bom controle financeiro empresarial impacta diretamente nos resultados do negócio, é preciso lançar mão de todos os recursos que podem ajudar a alcançá-lo.

Capacitação dos gestores, absorção de conhecimento do mercado, apoio de empresas especializadas e tecnologia são alguns deles. Neste post vamos explicar melhor sobre isso e abordar algumas formas de alcançar eficiência na gestão financeira da sua empresa. Confira!

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A importância de um controle financeiro bem estruturado

O sucesso de um empreendimento depende de diversos fatores, boa parte deles voltados para a gestão. De nada adianta um produto diferenciado — ou um serviço que resolva o problema de muitos clientes — se conhecimentos de gerenciamento empresarial não forem implementados ou não estiverem atualizados.

Nesse universo da gestão, uma das vertentes mais importantes é a do controle das finanças. Ter real noção de entradas e saídas, de reservas e de riscos que podem impactar a saúde financeira do negócio é algo fundamental — especialmente para as pequenas empresas.

Pensar que todo o esforço investido na criação do negócio pode ser perdido por descuido com a situação financeira pode ser uma triste realidade a ser enfrentada. Isso porque normalmente não há a quem recorrer — a um sócio com muitos recursos ou a uma reserva, por exemplo —, então para esse empreendedor o cuidado precisa ser redobrado.

Quem quer dormir tranquilo e não passar aperto quando as contas chegam precisa tomar algumas atitudes e assumir a gestão financeira do negócio, sempre com a ajuda que se fizer necessária.

Conhecer o negócio a fundo

Não dá para imaginar um empreendedor tomando decisões no escuro. Como decidir se é hora de investir mais? Ou de colocar o pé no freio e aguardar que as vendas melhorem? Esse tipo de resposta só virá se a empresa for detalhadamente conhecida pelo seu gestor.

Isso inclui saber qual a previsão de retorno do investimento, qual o percentual de lucro esperado, qual o capital de giro necessário para iniciar e manter as atividades, qual o limite de saídas para não deixar a contabilidade no vermelho e tantos outros aspectos que influenciam no equilíbrio financeiro do negócio.

Esse diagnóstico é necessário e vale a pena buscar formas de mapear todas as necessidades, pontos fortes e as fraquezas do negócio. Tudo isso influencia na sua capacidade de se manter saudável e em um ritmo constante de crescimento.

Planejar é preciso

O diagnóstico realizado anteriormente não foi feito para ser engavetado. Ele traz informações valiosas para as quais é relevante traçar um plano de ação que garanta a proatividade da gestão financeira.

Assim, depois de identificados os fluxos financeiros, estimativas de gastos e ganhos, além de metas a serem atingidas, é hora de traçar os caminhos para que tudo se mantenha nos parâmetros desejados e contribua para o alcance dos objetivos.

Isso resultará em um planejamento estratégico, com orçamentos e planos táticos, contendo projeções de receitas e despesas, metas de remuneração variável, estratégias de preço e de investimentos.

Controlar tudo de perto

Planejamentos não têm vida própria e ações não representam resultado enquanto provam sua efetividade. Por isso, é essencial ter uma rotina de controle para acompanhar se os rumos traçados estão sendo seguidos e se é preciso alterar alguma rota.

O ideal é que esse acompanhamento seja feito em ciclos, que podem ser mensais, por exemplo. Permitir grandes intervalos nesse monitoramento pode abrir espaço para a geração de uma situação negativa irreversível.

Em se tratando de despesas e receitas, essa periodicidade precisa ser ainda menor — diária de preferência. Quando o caso for a análise de resultados do negócio (lucratividade e rentabilidade), o trabalho pode ser semestral.

Aqui vale aquela máxima “o que engorda o gado é o olho do dono”, não tem outro jeito. Ou o empreendedor controla tudo o que se passa na empresa de perto ou os riscos de fracasso e endividamento aumentam. Há saídas viáveis para isso sem sobrecarregar o gestor — especialmente focadas em tecnologia —, trataremos disso mais adiante.

Não cair em armadilhas

Pequenos e médios empreendedores costumam cometer alguns deslizes, especialmente no início do negócio. Veja alguns deles:

• Misturar dinheiro do negócio com as despesas particulares;
• Gastar mais do que recebe e, com isso, não criar um fundo de reserva para situações emergenciais;
• Não registrar as movimentações financeiras, o que gera um gap de informações que certamente impactará nas análises e projeções;
• Não guardar documentos importantes para a gestão;
• Não ter disciplina ou disponibilidade de tempo para o controle das contas;
• Não envolver os colaboradores na gestão financeira e não os conscientizar de que economia e controle andam juntos e devem fazer parte da rotina de todos;
• Não determinar um valor fixo de pró-labore para os sócios;
• Desconhecimento da origem dos recebimentos e pagamentos;
• Formar preço de venda desalinhado com a realidade dos custos e despesas necessários para a produção ou prestação do serviço;
• Combinar datas de grandes saídas, como pagamento de fornecedores com o de funcionários, podendo sobrecarregar o caixa e gerar crises em períodos de vendas fracas;
• Não ter reserva financeira para 13º e férias de funcionários, para demissões, bem como para gastos ocultos ou despesas extraordinárias;
• Não medir o desempenho da empresa;
• Não ter visão de futuro e não saber, ao certo, em que situação financeira deseja estar a médio e longo prazos;
• Não ter instrumentos automatizados para otimizar o controle financeiro ou adotar apenas controles estáticos em cadernos ou livros contábeis, ou ainda em planilhas de computador que não se comunicam com outras fontes de dados e nem sempre estão atualizadas.

Por que investir em tecnologia para auxiliar na sua gestão financeira

A cada dia a gestão de um negócio se depara com mais controles, grandes volumes de informações, prazos a serem cumpridos e atualizações de legislações diversas, que afetam as organizações com personalidade jurídica. Lidar com tudo isso não é fácil e a solução mais viável para não deixar passar qualquer dado relevante é aderir à tecnologia.

O mercado de softwares de gestão já evoluiu muito e hoje apresenta soluções simples, com visualização e manipulação bastante intuitiva para o usuário. Eles permitem que tudo seja controlado em tempo real — o que favorece a tomada de decisões rápidas a partir de relatórios e gráficos, que são um verdadeiro retrato do momento.

No campo financeiro e contábil há muitas ferramentas especializadas que facilitam o dia a dia da gestão, com organização do fluxo de informações, integração entre bases e acesso tanto por computadores de mesa quanto por dispositivos móveis — como smartphones e tablets.

Em linhas gerais, essas soluções tecnológicas oferecem funcionalidades, como:

• Lançamento de custos fixos e variáveis;
• Fluxo de caixa com todas as contas a pagar e a receber;
• Planilha de controle de gastos, para lançamentos de despesas fixas, variáveis e gastos extraordinários;
• Visualização dos elementos que compõem o preço, para auxiliar no valor de mercado de cada produto ou serviço;
• Automatização e simplificação de processos de gestão administrativa, contábil e financeira;
• Mapeamento da origem e destino do capital;
• Atualização de diversas planilhas integradas;
• Integração com controle de estoque, gestão de vendas, eventos contábeis e, em alguns casos, recursos humanos e logística;
• Controle, avaliação e mensuração de ações para melhorar os resultados da empresa;
• Estatísticas, informações gerenciais e dashboards gráficos para subsidiar a tomada de decisão.

As facilidades são muitas e investir em tecnologia é critério de sobrevivência no mercado atual, que exige agilidade e assertividade nos movimentos empresariais. Além disso, tecnologias evitam falhas humanas, reduzem riscos e perdas causadas por condução ineficaz de assuntos tão sérios, relacionados ao bolso do empreendedor.

Ser um empreendedor eficiente não é simples, mas pode ser mais leve e seguro quando há o suporte de inteligências que oferecem praticidade, controle, conformidade com as normas e leis, acesso simplificado e outros recursos que transformarão a gestão do negócio.

Como fazer um bom controle de fluxo de caixa

Um empreendedor que não tem conhecimento da movimentação financeira da sua empresa comete um grande pecado. Ele corre o risco de que o negócio a acumule dívidas e não tenha meios para investimentos futuros.

É fundamental que seja feito um controle frequente de entradas, saídas e saldo resultante. Essa análise precisa ser diária ou, no máximo, semanal. Não dá para não acompanhar de perto contas a pagar e a receber e movimentações bancárias.

Perceber sobras ou faltas de caixa tarde demais é um erro que pode colocar a perder toda a saúde financeira da empresa. Além disso, a gestão de caixa precisa olhar para relatórios de vendas, estoques, prestação de serviços por fornecedores, salários, impostos e tributos.

Nessa avaliação, se o gestor percebe que o resultado da equação de entradas menos saídas for negativo, alguma ação imediata poderá ser tomada, podendo ser:

• Lançar promoções para venda de mercadorias paradas, mesmo que a preço de custo;
• Tentar negociação com fornecedores para prorrogação de prazos de vencimentos de compras de matéria-prima, sem que isso implique na cobrança de juros;
• Entrar em contato com alguns clientes cujo relacionamento seja mais próximo e de confiança para negociar a antecipação de pagamentos ou autorização para depósito de cheques pré-datados usados por eles em aquisições de produtos da empresa;
• Recorrer a crédito junto a instituições financeiras, como descontos de cheques pré-datados e de duplicatas ou antecipação de recebíveis do cartão de crédito.

Essas providências são extremas e o ideal é que o empreendedor não precise chegar a esse ponto. É importante citá-las apenas porque na hora do desespero e da pressão por uma solução imediata, essas possibilidades podem ser um caminho viável.

Sempre que essa situação se concretizar, caberá ao empresário se preparar para melhorar sua gestão e evitar que esse tipo de solução alternativa seja necessária. É bom lembrar que o bom gestor não é aquele que apaga incêndios, mas o que consegue manter a temperatura ideal para que o negócio exista em um ambiente confortável e estável.

Gestão na crise: o que muda

Uma situação um pouco mais complexa e preocupante do que o simples desequilíbrio na balança que pesa entradas e saídas é a chamada “crise financeira”.

Ela ocorre quando o momento é tão grave que exige mais do que renegociar prazos com clientes e fornecedores e chega ao extremo de produzir dívidas em bancos e em cooperativas de crédito, protestos de títulos, negativação de cadastros ou até execução de ações judiciais.

Para superar uma crise não basta cabeça fria do empreendedor — não que isso não seja importante, porque desespero não leva ninguém a lugar algum e ainda impede que soluções sejam enxergadas. É preciso foco e planejamento para que as ações corretivas sejam as mais assertivas possível, para que o que seria a solução não se torne um problema ainda maior.

Primeiramente, é preciso identificar a origem da dificuldade financeira. O primeiro pensamento será o de que as receitas estão abaixo do necessário, mas o problema pode estar no alto custo de manutenção do negócio — ou seja, nas despesas operacionais e em gastos extras que surgem sem que tenham sido planejados.

Também é possível tentar uma renegociação dos vencimentos atrasados por meio de uma renegociação de dívidas, em que podem ser usadas linhas de crédito com juros mais baixos ou prazos mais estendidos. Passada a tempestade, é hora de o empreendedor se organizar melhor, buscar ajuda e investir em ferramentas para uma gestão mais eficiente.

Se ele não aprender a lição trazida pelo momento de dificuldade, o campo estará aberto para novos episódios e, aí, as consequências podem ser bem mais desastrosas e o negócio começa a correr o risco de ir por água abaixo.

Entendendo a folha de pagamento

Recursos humanos são indispensáveis ao desenvolvimento de qualquer atividade produtiva. Em pequenos negócios é comum que a quantidade de colaboradores seja pequena, mas, ainda assim, eles representam uma despesa que pesa no orçamento — o ideal é que esta não ultrapasse a faixa de 30 a 40% do faturamento.

Por isso é importante incluir no planejamento empresarial uma avaliação de todos os processos necessários para que o negócio ande e alocar apenas o número de pessoas necessário para conduzir as atividades indispensáveis.

Na composição da remuneração é preciso considerar o padrão de mercado para as funções que serão desenvolvidas por cada colaborador. Algumas profissões possuem entidades de classe ou convenções que estipulam pisos salariais e é bom estar atento a isso para evitar processos judiciais trabalhistas.

De forma simplificada, a folha de pagamento contempla não só o salário a ser pago ao funcionário (verba líquida), como também todos os benefícios e reflexos — como horas extras, 13º, férias, FGTS, INSS, auxílio-alimentação, vale-transporte e outros elementos esporádicos, como adicional por trabalho noturno ou em ambiente insalubre. Também entram no cálculo descontos de faltas e atrasos.

A folha de pagamento muitas vezes é uma pedra no sapato do empreendedor, não só pelo impacto nas finanças, mas principalmente pelo nível de detalhamento, que exige um certo domínio de conhecimento. Existem alguns sites de apoio ao empreendedor que fornecem modelos de folhas de pagamento e demonstram como os cálculos podem ser feitos.

Para os empreendedores que preferem não assumir esse trabalho, existem escritórios de contabilidade que também podem dar uma mão no processamento das folhas dos funcionários.

Usando um demonstrativo de resultados

O resultado de uma empresa é espelhado em uma formalização contábil chamada Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE). Ali são considerados os lucros ou prejuízos do negócio. Quer saber como chegar a essa totalização?

A fórmula para cálculo do DRE, de forma resumida, é: Receitas (-) Custos (-) Despesas (-) Impostos = Resultado (Lucro ou Prejuízo).

Claro que aí há algumas nuances, como a classificação de Custos e Despesas Fixas e Variáveis, Provisões, Impostos diretos e indiretos, entre outras, conforme o perfil da empresa. Mas esses detalhes são bem conhecidos pelos profissionais de contabilidade e já estão bem estruturados nos softwares de gestão financeira, de forma que o usuário recebe orientações para que todos os preenchimentos sejam adequados.

Apurar o resultado de uma empresa é fundamental porque ajuda a entender quanto é preciso vender ou produzir para que o negócio seja lucrativo. Esse é o chamado ponto de equilíbrio, que considera informações sobre os custos variáveis, os fixos e as despesas e as compara com as receitas necessárias para pagar a produção e ainda restar uma margem de lucro.

Invista seu dinheiro de maneira inteligente

Nenhum negócio tem condições de crescer se não se modernizar, ampliar sua estrutura, abrir filiais ou aumentar sua produção. E tudo isso exige investimento. Quando há recursos de reserva para essa expansão é preciso ter certeza de que ele não será colocado em um fundo perdido, ou seja, é fundamental se certificar de que haverá retorno.

Uma das formas de se avaliar essa questão é realizar um estudo de viabilidade econômica. Caso constatada a viabilidade do projeto, o empreendedor terá mais segurança para investir as economias acumuladas nos tempos de vacas gordas do negócio.

Mas aí vale uma ponderação: vale o risco de (re)investir recursos próprios em algo que só dará frutos a médio ou até longo prazo? E se acontecer alguma turbulência no cenário econômico ou mercadológico e for necessário lançar mão das reservas para ter capital de giro e manter o barco à deriva?

Nesse caso, é possível contar com financiamentos para implementação dos planos de crescimento e deixar o recurso próprio reservado para momentos críticos. Obter recursos é possível a partir de linhas de crédito para financiar os investimentos de negócios de todos os portes.

No caso de micro e pequenos empreendimentos, algumas instituições oferecem programas para fomento ao desenvolvimento, como o BNDES (Banco Nacional do Desenvolvimento), a taxas de juros acessíveis e prazos amigáveis.

Se a opção for recorrer a bancos, é bom avaliar com cautela as condições e o nível de burocracia para não entrar em uma furada. Outra possibilidade é buscar o apoio de um investidor-anjo, normalmente empresários ou executivos que são financiadores de propostas de negócio que não possuem capital para serem implementadas.

Busque um diferencial na sua gestão financeira

A esta altura já está claro que uma gestão financeira eficiente é capaz de trazer equilíbrio aos negócios e permitir que o crescimento seja viável, certo? Já falamos aqui do apoio que a tecnologia traz a esse processo, mas há ainda um detalhe a comentar.

Estamos falando das plataformas de contabilidade online, uma alternativa ao mercado tradicional que torna a contratação desse tipo de serviço muito mais rápida, descomplicada e econômica.

Esse modelo funciona assim:

1. Empreendedores contratam o pacote de serviços da plataforma;
2. O software de gestão contábil é acessado pela internet, utilizando qualquer dispositivo, incluindo os móveis;
3. Os documentos (como notas fiscais) e informações financeiras do negócio são salvos na plataforma pelo cliente;
4. Contadores capacitados acessam a base de dados do cliente para analisar os dados e documentação;
5. O sistema oferece automatização de diversos cálculos;
6. Os contadores produzem análises e demonstrações;
7. Todos os resultados ficam disponíveis para o cliente na plataforma, incluindo guias para pagamento de impostos e taxas;
8. Ficam disponíveis relatórios que permitem acompanhar a evolução do negócio, a partir de todos os números e informações que compõem a realidade financeira da empresa;
9. Os especialistas ficam à disposição para esclarecimentos de dúvidas pela plataforma.

Esse tipo de inovação é um diferencial e tanto para a gestão financeira de um empreendimento. Além de trazer muito mais tranquilidade ao gestor e economia de tempo, os custos são acessíveis.

Vale a pena buscar soluções alternativas que aliviem o peso da gestão empresarial. Elas existem e estão ao alcance de negócios de qualquer porte. Basta que o empreendedor tome a iniciativa de se informar e contratar o parceiro que melhor pode atender às suas necessidades.

Neste post vimos que alguns erros podem ser graves e colocar em risco a continuidade dos negócios. Para a gestão financeira, o impacto de ações e decisões indevidas é ainda mais relevante. Por isso, não há escapatória para o empreendedor que deseja manter a solidez da sua empresa: ele precisará, obrigatoriamente, cuidar da gestão das finanças.

Cabe ao empreendedor conscientizar-se da importância do conhecimento de vários aspectos da administração de um negócio — produção, recursos humanos, marketing, logísticas e todos os elementos do controle financeiro empresarial. Só assim ele conseguirá abrir vantagem competitiva e tornar seu negócio perene e apto a crescer.

Patrícia Caldas é Contadora com experiencia de mais de 20 anos no mercado, pós graduada em finanças e gestão corporativa, hoje divide seu tempo em ajudar o crescimento dos pequenos negócios no pais, ler bons livros e a curtir com a família por ai.