A falta de organização financeira é um grande problema para muitas empresas. A situação é tão crítica que, em diversas vezes, não existe um limite claro separando o caixa da empresa do dinheiro de seu dono. Isso acontece principalmente em pequenos e médios negócios, nos quais o empresário tende a tratar as finanças empresariais e pessoais como se fossem a mesma coisa.
É claro que esse é um erro que coloca em risco a sobrevivência de qualquer empresa. Em médio e longo prazo, fica impossível manter um controle financeiro que funcione: começa a faltar dinheiro para pagar funcionários, fornecedores e cobrir demais despesas, além de prejudicar a própria vida financeira da pessoa.
Mas como o empresário deve se organizar para manter as duas coisas separadas? O que ele deve fazer para evitar que o seu dinheiro se misture com dinheiro do negócio? É o que mostraremos neste artigo. Preparamos 5 dicas simples que vão ajudar a manter a ordem nas finanças da sua empresa e da sua vida pessoal ao mesmo tempo. Ficou interessado? Confira!
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Por que toda empresa precisa se organizar financeiramente?
Manter as finanças organizadas é o que permite que o negócio sobreviva. É só por meio de um planejamento e controle financeiro eficiente que a empresa poderá:
- Melhorar a gestão sobre todas suas as áreas e atividades;
- Elevar a taxa de rentabilidade, ao controlar melhor os custos;
- Aumentar a previsibilidade de caixa e de situações futuras, diminuindo o risco;
- Possibilitar o desenvolvimento de projetos e de planejamento em longo prazo;
- Permitir uma atuação preventiva, em vez da corretiva, diminuindo as chances de ficar no vermelho;
- Preparar-se melhor para as oportunidades que surgirem;
Como separar as finanças empresariais das finanças pessoais?
A condição inicial para uma empresa se organizar bem financeiramente é não misturar as contas da pessoa física com a jurídica. Infelizmente, não é isso que acontece na maioria das vezes.
Misturar os gastos é uma prática muito comum, principalmente nos pequenos negócios. Geralmente, não existe controle nas movimentações de dinheiro da empresa pelo dono. A regra é: sobrou dinheiro no caixa, o empresário faz retiradas. Faltou dinheiro para a empresa operar, os sócios tiram do bolso e investem. A falta de critério é total.
Para evitar isso, confira 5 dicas para não misturar mais as finanças empresariais com sua vida pessoal. Confira!
1. Faça um raio-X das finanças da empresa
Saber exatamente quanto a sua empresa está gastando e faturando por mês é o primeiro passo para organizá-la financeiramente. Sem essa informação, é impossível controlar como está a entrada e saída de dinheiro, o que só dificulta ainda mais qualquer planejamento futuro.
Por isso, é preciso contabilizar tudo: desde os valores em caixa, as receitas, as contas a pagar e receber, o pagamento de funcionários e fornecedores, as despesas (fixas e variáveis), os investimentos e o que mais que fizer parte do dia a dia da empresa. Com isso, é possível ter uma noção de como está a viabilidade do negócio e de quanto ele precisa para funcionar por mês.
Defina e revise de orçamentos mensais e incorpore a prática do controle financeiro como um hábito em sua empresa. Uma maneira simples e rápida de começar isso é por meio de uma planilha — comece preenchendo em uma tabela simples as quantias de entrada e saída do caixa, apenas para comparação.
Com o tempo, vá aprimorando sua metodologia da maneira que melhor se adequar ao seu negócio, e passe também a analisar em que ponto você pode reduzir custos.
2. Defina como serão as retiradas mensais
Vários empresários acham que podem utilizar o dinheiro de sua empresa como quiserem. Muitos julgam ter essa liberdade, pois, já que são donos, teriam o direito de fazer retiradas no valor que desejarem, a qualquer momento, para uso próprio. Porém, essa é uma prática que só prejudica o funcionamento do negócio.
O lucro da empresa pode ter várias outras finalidades, como realizar investimentos ou servir de capital de giro, efetuar pagamentos. Por isso, não pode ser confundido como o lucro pessoal do empresário. Todo dono ou sócio precisa definir claramente como serão suas retiradas mensais e incorporá-las no planejamento financeiro da empresa. Esses valores, também chamados de pró-labore, devem ser regulares e bem estabelecidos, como um salário.
O valor do pró-labore precisa estar dentro das possibilidades da empresa, claro. Não pode ser uma quantia exagerada, a ponto de comprometer o caixa, mas também não pode ser algo tão pequeno que não consiga nem cobrir os gastos pessoais do empresário. Para defini-lo, uma dica é usar como base o valor pago no mercado para profissionais que desempenhem uma função semelhante à sua.
3. Tenha contas bancárias diferentes
Mantenha contas-correntes distintas — uma para a empresa e outra para uso pessoal — além de ser obrigatório, facilita tanto na sua organização financeira quando na do seu negócio. Ao gerenciar tudo em uma só conta, as chances de você fazer confusão e misturar alguma despesa da empresa com seus gastos são grandes, por mais organizado que você seja.
Outra vantagem dessa separação diz respeito à tributação. Ao separar diretamente as duas coisas, será mais fácil comprovar para o Fisco qual é seu rendimento como pessoa física e o que é o faturamento do seu negócio, o que diminui a chance de problemas com sua declaração de Imposto de Renda.
Além disso, os bancos costumam oferecer algumas vantagens para contas de pessoa jurídica que não são disponibilizadas para pessoa física, como taxas de juros mais em conta e melhores linhas de crédito.
4. Não misture gastos domésticos com os da empresa
Na maioria das vezes, o pequeno empresário é o responsável por quase tudo em seu negócio: desde prestar o serviço, produzir, vender, pagar funcionários, fornecedores, contas, controlar estoque, entre outras coisas. Por isso, é muito comum que a vida pessoal se misture ao cotidiano da empresa — inclusive na área financeira.
Porém, estabelecer essa separação é fundamental. É simples: nunca se deve levar despesas de casa para a empresa, e vice-versa. Tapar um buraco criando outro só cria mais problemas e é um forte sinal de que suas contas estão saindo do controle.
Portanto, sempre trate os dois tipos de despesa como coisas distintas. Por exemplo: se o carro usado para fins pessoais é da empresa, recomenda-se descontar do pró-labore os gastos com manutenção e combustível. Se o carro usado para trabalhar for pessoal, faça a mesma coisa: contabilize todos os gastos na conta da empresa. O mesmo vale para computadores, contas de telefone, celular, internet, estrutura física, entre outros.
5. Peça ajuda a um especialista financeiro
A missão de separar as finanças empresariais da vida particular do dono do negócio pode não ser fácil em alguns casos. Porém, a boa notícia é que alguém a quem recorrer: peça auxílio a um profissional, a um serviço de contabilidade especializada.
Com essa ajuda, você será orientado da melhor forma para resolver o caos financeiro e fazer a distinção entre dinheiro próprio e dinheiro da empresa. Além disso, ao trazer profissionais para melhorar o dia a dia do seu trabalho, a empresa consegue ser mais eficiente não só na área financeira, mas em sua operação como um todo.
Você ainda está cometendo o erro de misturar suas finanças empresariais com o dinheiro do seu bolso? Pois siga nossas dicas e cuide melhor do seu dinheiro e dos seus negócios! Para aprender mais sobre gestão financeira de empresas, confira nosso post sobre Planejamento Tributário e aprenda como pagar menos impostos de forma legal!
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